Pode não estar a pensar que o seu armazenamento de ficheiros é um risco de cibersegurança, mas é-o sem dúvida. Com o aumento dos ataques à cibersegurança e com os escritórios de advogados a serem um alvo privilegiado devido às grandes quantidades de dados sensíveis dos clientes que mantêm, os riscos de uma gestão de ficheiros e segurança adequadas no sector jurídico nunca foram tão elevados. A importância de escolher o serviço de armazenamento em nuvem correto não pode ser exagerada e deve ser levada a sério. Esta ameaça é agravada pela frequência crescente de incidentes de segurança envolvendo plataformas populares como a Dropbox e a Box, o que sublinha a necessidade urgente de ação imediata e de planeamento estratégico por parte das sociedades de advogados.

Infelizmente, muitos advogados não se sentem preparados para avaliar as aplicações na nuvem devido à sua falta de familiaridade com os benefícios, os riscos e as capacidades gerais - é certo que a maioria dos profissionais da área jurídica nunca foi ensinada sobre tecnologia na nuvem na faculdade de direito. No entanto, existem três áreas-chave que todos os advogados podem explorar quando têm a oportunidade de adotar uma nova ferramenta: custo, capacidades de gestão e organização de documentos.

Neste artigo, exploramos cada um destes tópicos e a forma como se relacionam com o armazenamento de ficheiros comercial criado para utilização quotidiana versus opções de nicho criadas especificamente para profissionais da área jurídica.

1. Custo de funcionamento: Pagar o preço do "grátis"

Algumas aplicações genéricas na nuvem, concebidas para uma vasta gama de profissionais, têm frequentemente um preço atrativo: são gratuitas. A maioria das aplicações comerciais oferece opções gratuitas com capacidades limitadas e, à primeira vista, parecem suficientes para um pequeno ou médio escritório de advogados. Infelizmente, o "gratuito" tem alguns custos adicionais em termos de risco de segurança e produtividade.

O fascínio dos planos "gratuitos" dos principais serviços de computação em nuvem, como o Box e o Dropbox, é inegável. No entanto, incidentes recentes, incluindo uma notável violação de dados sensíveis da Dropbox em 2024, revelam o elevado custo dos serviços gratuitos. Estas plataformas, embora aparentemente rentáveis à partida, carecem de encriptação robusta e de medidas de conformidade rigorosas, essenciais para as operações legais. Os seus modelos ditos "freemium", longe de serem económicos, representam graves ameaças à segurança que podem causar danos financeiros e de reputação substanciais às sociedades de advogados.

As opções "freemium" oferecidas pelos fornecedores comerciais de armazenamento de ficheiros, como a Dropbox ou a Box, não fornecem a propriedade dos dados, a conformidade ou, por vezes, até a encriptação e as funcionalidades de cópia de segurança necessárias para o trabalho jurídico. Estes custos ocultos para a postura de segurança de uma empresa quase nunca justificam a utilização de uma opção "freemium".

Por outro lado, as plataformas concebidas especificamente para o trabalho jurídico podem exigir custos iniciais por utilizador, mas fornecem certamente as funcionalidades de automatização de tarefas, encriptação, governação e conformidade específicas dos fluxos de trabalho jurídicos que, por sua vez, aumentam a produtividade e diminuem o risco, conduzindo a mais receitas para as empresas.

Para piorar ainda mais a situação, os planos gratuitos quase sempre carecem de funcionalidades essenciais que são necessárias aos advogados, o que significa que as empresas acabam por investir muito mais em taxas mensais para simples armazenamento ou partilha de ficheiros do que o custo de alternativas mais seguras que são concebidas especificamente para satisfazer o fluxo de trabalho de documentos mais robusto e as necessidades de segurança dos advogados.

2. Governação: Um elo fraco na segurança dos dados

A governação eficaz é a espinha dorsal da segurança dos dados jurídicos e da proteção contra ameaças. Talvez a caraterística mais importante de qualquer opção de armazenamento de dados para um escritório de advogados seja a sua capacidade de gerir e manter documentos em segurança, porque, embora uma gestão adequada facilite a localização rápida de conteúdos (aumentando assim a produtividade), uma gestão deficiente dos documentos representa um risco acrescido tanto para os escritórios como para os seus clientes, uma vez que a má gestão dos conteúdos facilita que a informação caia nas mãos erradas.

A falta de ferramentas de governação especializadas em serviços de nuvem generalistas, como a Box, conduziu a lapsos alarmantes na privacidade dos dados, destacados por uma recente falha de segurança que comprometeu o acesso a informações confidenciais dos clientes.

Uma vez que nem todas as ameaças vêm do exterior, os sistemas de gestão documental para escritórios de advogados fornecem ferramentas de governação abrangentes, incluindo encriptação robusta de ficheiros, restrições de perfil de documentos individuais fáceis de aplicar e gestão de muros éticos. Também lhe dão o apoio adicional de deteção de ameaças, pistas de auditoria e medidas rigorosas de prevenção de perda de dados sem ter de contratar especialistas em cibersegurança internamente. Estas são ferramentas indispensáveis para impedir o acesso não autorizado e garantir que as informações sensíveis dos clientes estão protegidas contra ameaças externas e vulnerabilidades internas.

Além disso, as opções de armazenamento criadas para automatizar os fluxos de trabalho jurídicos oferecem ferramentas que simplificam a manutenção de documentos no seu sistema de registo. Estas ferramentas podem incluir a definição aprofundada de perfis de documentos, a gestão de muros éticos, extranets nativas e a prevenção de perda de dados para restringir o descarregamento de ficheiros e outras acções.

Embora as opções de nível comercial possam oferecer algumas destas caraterísticas, são concebidas tendo em mente a flexibilidade do utilizador e oferecem inúmeras lacunas para contornar os seus protocolos de gestão. Com qualquer sistema que selecione, é importante perguntar a si próprio: se alguém fosse despedido hoje e tivéssemos este sistema implementado, poderia ter a certeza absoluta de que essa pessoa não teria acesso a quaisquer ficheiros de clientes, quer no seu computador quer na nuvem?

3. Organização de documentos jurídicos: Aumento da eficiência e redução da exposição

Estas soluções não estão apenas a colocar os seus dados em risco. Estão também a afetar a sua capacidade de realizar o seu trabalho rapidamente sem perturbar os seus fluxos de trabalho, porque foram concebidas para a partilha de ficheiros e não para a gestão completa de documentos jurídicos. Um inquérito realizado em 2023 pela Clio revelou uma tendência preocupante: os advogados passam apenas cerca de 30% do seu dia de trabalho em tarefas facturáveis - com outro inquérito a referir que 48% do tempo de um advogado é gasto numa mistura de tarefas administrativas e de educação pessoal.

Esta falta de tempo faturável pode levar a grandes perdas de receitas, como detalhamos no nosso artigo recente, Porque é que as empresas estão a perder mais de 3,6 milhões de dólares em receitas anuais - e como resolver o problema.

Muito desse tempo desperdiçado deve-se ao facto de as soluções não terem sido concebidas para lidar com fluxos de trabalho complexos de documentos jurídicos, exigindo a movimentação adicional de ficheiros e muitos carregamentos e descarregamentos, criando um caos de cópias de ficheiros espalhadas por vários sistemas.  

É por isso que, quando as empresas procuram novas tecnologias, é fundamental que encontrem soluções que possam automatizar as suas tarefas mais aborrecidas, como gerar e arquivar documentos jurídicos e mensagens de correio eletrónico no seu sistema de armazenamento. As opções de armazenamento comercial simplesmente não oferecem as funcionalidades de automatização que eliminam estas tarefas aborrecidas e facilitam aos advogados o acompanhamento do seu imenso volume de trabalho. Em contrapartida, os sistemas concebidos a pensar no trabalho jurídico, como o NetDocuments, automatizam o arquivamento e outras tarefas aborrecidas com gestão de tarefas incorporada e ligações a sistemas de correio eletrónico, Microsoft Office, ferramentas de tempo e faturação e muito mais.

Em contrapartida, os sistemas de gestão de documentos específicos para o sector jurídico, como o NetDocuments, foram concebidos especificamente para a forma como os advogados trabalham - para automatizar processos, estabelecer ligações a outras ferramentas de software jurídico e proporcionar um tratamento seguro dos documentos - reduzindo significativamente o risco de exposição, aumentando a produtividade e melhorando a concentração no serviço ao cliente.

Investir na tecnologia correta de armazenamento de ficheiros

Nós percebemos. Os escritórios de advogados de pequena e média dimensão estão a fazer o seu melhor para funcionar com o menor custo possível. Mas pergunte-se: quanto me está a custar a perda de produtividade e que risco representa para os meus clientes?

Entre gastar tempo a garantir que as suas ferramentas e protocolos de segurança estão actualizados, preocupar-se com a governação da informação e atrapalhar-se com uma má organização dos documentos, o tempo que tem para gerir os negócios, atrair novos clientes e até mesmo exercer a advocacia está a ser desperdiçado enquanto as informações dos seus clientes estão certamente em risco.

Ferramentas como o NetDocuments fornecem a segurança, a flexibilidade e a automatização de que empresas como a sua necessitam. Com uma segurança líder na indústria que é tão simples de gerir como poderosa, automatização de tarefas em todos os sítios certos e o mesmo acesso em qualquer lugar e em qualquer dispositivo que espera do software na nuvem.

Embora toda a tecnologia de nuvem seja útil até certo ponto, apenas a aplicação de nuvem correta pode ajudá-lo a transformar os seus documentos num motor imparável de colaboração, produtividade e crescimento.

Dado o número de recentes incidentes preocupantes com serviços de armazenamento de ficheiros de consumidores, instamos todos os profissionais jurídicos a reconsiderar as suas soluções actuais. Para saber mais sobre os riscos que softwares como Dropbox e Box representam para sua empresa e quais perguntas você deve fazer, baixe nosso guia Dropbox e Box para advogados: O que você está arriscando?