U denkt er misschien niet aan dat uw bestandsopslag een cyberbeveiligingsrisico vormt, maar dat is het zeker wel. Nu cyberaanvallen steeds vaker voorkomen en advocatenkantoren een belangrijk doelwit zijn vanwege de grote hoeveelheden gevoelige klantgegevens die ze bewaren, is het belang van goed bestandsbeheer en beveiliging in de juridische sector nog nooit zo groot geweest. Het belang van het kiezen van de juiste cloudopslagdienst kan niet genoeg worden benadrukt en moet serieus worden genomen. Die dreiging wordt nog versterkt door de toenemende frequentie van beveiligingsincidenten met populaire platforms zoals Dropbox en Box, wat de dringende noodzaak van onmiddellijke actie en strategische planning door advocatenkantoren onderstreept.

Helaas voelen veel advocaten zich niet bekwaam om cloudapplicaties te beoordelen omdat ze niet bekend zijn met de voordelen, risico's en algemene mogelijkheden ervan. Het is een feit dat de meeste juristen tijdens hun studie nooit iets hebben geleerd over cloudtechnologie. Er zijn echter drie belangrijke aspecten die elke advocaat kan onderzoeken wanneer hij de kans krijgt om een nieuwe tool te gaan gebruiken: kosten, beheersmogelijkheden en documentorganisatie.

In dit artikel gaan we dieper in op elk van deze onderwerpen en hoe ze zich verhouden tot commerciële bestandsopslag voor dagelijks gebruik versus nicheopties die speciaal zijn ontwikkeld voor juridische professionals.

1. Operationele kosten: de prijs betalen voor 'gratis'

Sommige generieke cloudapplicaties die voor een breed scala aan professionals zijn ontwikkeld, hebben vaak een aantrekkelijk prijskaartje: gratis. De meeste commerciële applicaties bieden gratis opties met beperkte mogelijkheden en lijken op het eerste gezicht voldoende voor een klein of middelgroot advocatenkantoor. Helaas brengt 'gratis' een aantal extra kosten met zich mee in termen van veiligheidsrisico's en productiviteit.

De aantrekkingskracht van 'gratis' abonnementen van gangbare clouddiensten zoals Box en Dropbox is onmiskenbaar. Recente incidenten, waaronder een opvallende inbreuk op gevoelige gegevens van Dropbox in 2024, laten echter zien dat gratis diensten een hoge prijs hebben. Deze platforms lijken op het eerste gezicht kosteneffectief, maar beschikken niet over de robuuste versleuteling en strikte nalevingsmaatregelen die essentieel zijn voor legale activiteiten. Hun zogenaamde 'freemium'-modellen zijn verre van economisch en vormen een ernstige bedreiging voor de veiligheid, wat kan leiden tot aanzienlijke financiële schade en reputatieschade voor advocatenkantoren.

De 'freemium'-opties die worden aangeboden door commerciële aanbieders van bestandsopslag zoals Dropbox of Box bieden niet de eigendom van gegevens, naleving of soms zelfs versleuteling en back-upfuncties die nodig zijn voor juridisch werk. Deze verborgen kosten voor de beveiliging van een bedrijf rechtvaardigen het gebruik van een freemium-optie vrijwel nooit.

Aan de andere kant kunnen platforms die speciaal voor juridisch werk zijn ontwikkeld, vooraf kosten per gebruiker met zich meebrengen, maar bieden ze zeker de taakautomatisering, versleuteling, governance en compliance-functies die specifiek zijn voor juridische workflows, wat op zijn beurt de productiviteit verhoogt en het risico verlaagt, wat leidt tot meer inkomsten voor bedrijven.

Om het nog erger te maken, ontbreken in de gratis abonnementen bijna altijd belangrijke functies die advocaten nodig hebben. Dit betekent dat kantoren uiteindelijk veel meer geld kwijt zijn aan maandelijkse kosten voor eenvoudige bestandsopslag of -uitwisseling dan aan veiligere alternatieven die speciaal zijn ontworpen om te voldoen aan de strengere eisen van advocaten op het gebied van documentworkflow en beveiliging.

2. Governance: een zwakke schakel in gegevensbeveiliging

Effectief beheer vormt de ruggengraat van juridische gegevensbeveiliging en bescherming tegen bedreigingen. Misschien wel het belangrijkste kenmerk van elke optie voor gegevensopslag voor een advocatenkantoor is de mogelijkheid om documenten te beheren en veilig te bewaren, want terwijl adequaat beheer het gemakkelijk maakt om inhoud snel te vinden (waardoor de productiviteit toeneemt), vormt slecht documentbeheer een verhoogd risico voor zowel kantoren als hun cliënten, omdat door verkeerd beheer van inhoud informatie gemakkelijk in verkeerde handen kan vallen.

Het gebrek aan gespecialiseerde governance-tools in algemene clouddiensten zoals Box heeft geleid tot alarmerende tekortkomingen op het gebied van gegevensprivacy, wat duidelijk werd door een recent ernstig beveiligingslek dat de toegang tot vertrouwelijke klantinformatie in gevaar bracht.

Omdat niet alle bedreigingen van buitenaf komen, bieden documentbeheersystemen voor advocatenkantoren uitgebreide governance-tools, waaronder robuuste bestandsversleuteling, eenvoudig toe te passen individuele documentprofileringsbeperkingen en ethisch muurbeheer. Ze bieden u ook extra ondersteuning op het gebied van dreigingsdetectie, audittrails en strenge maatregelen ter voorkoming van gegevensverlies, zonder dat u daarvoor interne cybersecurity-experts hoeft in te huren. Dit zijn onmisbare tools om zowel ongeoorloofde toegang te voorkomen als ervoor te zorgen dat gevoelige klantinformatie wordt beschermd tegen zowel externe bedreigingen als interne kwetsbaarheden.

Bovendien bieden opslagopties die zijn ontwikkeld voor het automatiseren van juridische workflows tools waarmee u documenten eenvoudig in uw registratiesysteem kunt bewaren. Deze tools kunnen onder meer bestaan uit diepgaande documentprofilering, ethisch muurbeheer, native extranetten en gegevensverliespreventie om het downloaden van bestanden en andere acties te beperken.

Hoewel commerciële opties sommige van deze functies bieden, zijn ze ontworpen met het oog op flexibiliteit voor de gebruiker en bieden ze tal van mazen in de wet om hun governanceprotocollen te omzeilen. Bij elk systeem dat u kiest, is het belangrijk om uzelf de volgende vraag te stellen: als iemand vandaag zou worden ontslagen en we zouden dit systeem hebben geïmplementeerd, zou ik er dan volledig op kunnen vertrouwen dat hij geen toegang meer heeft tot klantbestanden, noch op zijn computer, noch in de cloud?

3. Organisatie van juridische documenten: verhoogde efficiëntie en verminderde blootstelling

Deze oplossingen brengen niet alleen uw gegevens in gevaar. Ze hebben ook invloed op uw vermogen om uw werk snel te doen zonder uw workflows te verstoren, omdat ze zijn ontworpen voor het delen van bestanden en niet voor volledig juridisch documentbeheer. Een enquête van Clio uit 2023 liet een verontrustende trend zien: advocaten besteden slechts ongeveer 30% van hun werkdag aan factureerbare taken. Een andere enquête wees uit dat 48% van de tijd van een advocaat wordt besteed aan een mix van administratieve en persoonlijke opleidingstaken.

Dit gebrek aan factureerbare tijd kan leiden tot grote inkomstenverliezen, zoals we hebben uiteengezet in ons recente artikel Waarom bedrijven meer dan 3,6 miljoen dollar aan jaarlijkse inkomsten mislopen — en hoe ze dat kunnen oplossen.

Veel van die verspilde tijd is te wijten aan het feit dat oplossingen niet bedoeld zijn om complexe workflows voor juridische documenten te verwerken, waardoor extra verplaatsingen van bestanden en veel uploads en downloads nodig zijn, wat leidt tot een chaos van bestandskopieën verspreid over meerdere systemen.  

Daarom is het voor bedrijven die op zoek zijn naar nieuwe technologie van cruciaal belang dat ze oplossingen vinden die hun meest vervelende taken kunnen automatiseren, zoals het genereren en archiveren van juridische documenten en e-mails in hun opslagsysteem. Commerciële opslagopties bieden simpelweg niet de automatiseringsfuncties die deze vervelende taken overnemen en het voor advocaten gemakkelijker maken om hun enorme werklast bij te houden. Systemen die daarentegen speciaal voor juridisch werk zijn ontwikkeld, zoals NetDocuments, automatiseren het archiveren en andere vervelende taken met ingebouwd taakbeheer en koppelingen met e-mailsystemen, Microsoft Office, tijd- en factureringstools en meer.

Daarentegen zijn juridische documentbeheersystemen zoals NetDocuments speciaal ontworpen voor de manier waarop advocaten werken: om processen te automatiseren, te koppelen aan uw andere juridische softwaretools en te zorgen voor een veilige documentverwerking. Hierdoor wordt het risico op blootstelling aanzienlijk verminderd, terwijl de productiviteit wordt verhoogd en de focus op klantenservice wordt verbeterd.

Investeer in de juiste technologie voor bestandsopslag

We snappen het. Kleine en middelgrote advocatenkantoren doen hun best om zo goedkoop mogelijk te werken. Maar vraag jezelf eens af: wat kost mijn verloren productiviteit me en welk risico brengt dat met zich mee voor mijn klanten?

Tussen het up-to-date houden van uw beveiligingstools en -protocollen, het piekeren over informatiebeheer en het worstelen met een slechte documentorganisatie, raakt de tijd die u heeft om zakelijke aangelegenheden te regelen, nieuwe klanten aan te trekken en zelfs uw beroep uit te oefenen, op, terwijl de informatie van uw klanten zeker in gevaar is.

Tools zoals NetDocuments bieden de veiligheid, flexibiliteit en automatisering die bedrijven zoals het uwe nodig hebben. Met toonaangevende beveiliging die even eenvoudig te beheren als krachtig is, taaktautomatisering op alle juiste plaatsen en dezelfde toegang vanaf elk apparaat die u van cloudsoftware verwacht.

Hoewel alle cloudtechnologie tot op zekere hoogte nuttig is, kan alleen de juiste cloudtoepassing u helpen uw documenten om te zetten in een onstuitbare motor voor samenwerking, productiviteit en groei.

Gezien het aantal recente verontrustende incidenten met opslagdiensten voor consumentenbestanden, raden we alle juridische professionals aan om hun huidige oplossingen te heroverwegen. Download onze gids voor meer informatie over de risico's die software zoals Dropbox en Box voor uw bedrijf met zich meebrengt en welke vragen u zou moeten stellen. Dropbox en Box voor advocaten: wat riskeert u?