Forse non pensate che l’archiviazione dei vostri file possa rappresentare un rischio per la sicurezza informatica, ma è sicuramente così. Con l’aumento degli attacchi informatici e gli studi legali che costituiscono un bersaglio privilegiato a causa delle grandi quantità di dati sensibili dei clienti che conservano, la posta in gioco per una corretta gestione e sicurezza dei file nel settore legale non è mai stata così alta. L’importanza di scegliere il giusto servizio di archiviazione cloud non può essere sottovalutata e deve essere presa sul serio. A questa minaccia si aggiunge la crescente frequenza di incidenti di sicurezza che coinvolgono piattaforme popolari come Dropbox e Box, il che sottolinea l’urgente necessità di un intervento immediato e di una pianificazione strategica da parte degli studi legali.

Purtroppo, molti avvocati non si sentono in grado di valutare le applicazioni cloud a causa della loro scarsa familiarità con i vantaggi, i rischi e le funzionalità complessive; in effetti, alla maggior parte dei professionisti del settore legale non è mai stata insegnata la tecnologia cloud durante gli studi universitari. Tuttavia, ci sono tre aspetti fondamentali che ogni avvocato può prendere in considerazione quando gli si presenta l’opportunità di adottare un nuovo strumento: i costi, le capacità di governance e l’organizzazione dei documenti.

In questo articolo analizziamo ciascuno di questi argomenti e il modo in cui si collegano alle soluzioni di archiviazione dati commerciali pensate per l'uso quotidiano rispetto alle opzioni di nicchia realizzate appositamente per i professionisti del settore legale.

1. Costo di gestione: pagare il prezzo della “gratuità”

Alcune applicazioni cloud generiche, progettate per una vasta gamma di professionisti, vantano spesso un prezzo allettante: sono gratuite. La maggior parte delle applicazioni commerciali offre opzioni gratuite con funzionalità limitate che, a prima vista, sembrano sufficienti per uno studio legale di piccole o medie dimensioni. Purtroppo, la “gratuità” comporta alcuni costi aggiuntivi in termini di rischi per la sicurezza e di produttività.

Il fascino dei piani “gratuiti” offerti dai principali servizi cloud, come Box e Dropbox, è innegabile. Tuttavia, recenti incidenti, tra cui una grave violazione dei dati sensibili subita da Dropbox nel 2024, rivelano l’alto costo dei servizi gratuiti. Queste piattaforme, sebbene a prima vista sembrino convenienti, non dispongono di una crittografia robusta né di rigorose misure di conformità, essenziali per lo svolgimento di attività legali. I loro cosiddetti modelli “freemium”, lungi dall’essere economici, rappresentano gravi minacce alla sicurezza che possono causare ingenti danni finanziari e reputazionali agli studi legali.

Le opzioni “freemium” offerte dai fornitori commerciali di servizi di archiviazione file come Dropbox o Box non garantiscono la titolarità dei dati, la conformità normativa e, talvolta, nemmeno le funzionalità di crittografia e backup necessarie per l’attività legale. Questi costi nascosti per la sicurezza di uno studio legale non giustificano quasi mai l’utilizzo di un’opzione freemium.

D’altra parte, le piattaforme realizzate appositamente per l’attività legale possono comportare costi iniziali per utente, ma offrono sicuramente funzionalità di automazione delle attività, crittografia, governance e conformità specifiche per i flussi di lavoro legali che, a loro volta, aumentano la produttività e riducono i rischi, generando maggiori ricavi per gli studi legali.

A peggiorare ulteriormente la situazione, i piani gratuiti sono quasi sempre privi delle funzionalità chiave di cui gli avvocati hanno bisogno, il che significa che gli studi legali finiscono per spendere molto di più in canoni mensili per la semplice archiviazione o condivisione di file rispetto al costo di alternative più sicure, progettate specificamente per soddisfare le esigenze più complesse degli avvocati in termini di flusso di lavoro documentale e sicurezza.

2. Governance: un anello debole nella sicurezza dei dati

Una governance efficace è la colonna portante della sicurezza dei dati legali e della protezione dalle minacce. Forse la caratteristica più importante di qualsiasi soluzione di archiviazione dati per uno studio legale è la sua capacità di gestire e conservare i documenti in modo sicuro, poiché, mentre una governance adeguata facilita l’individuazione rapida dei contenuti (aumentando così la produttività), una governance inadeguata dei documenti comporta un rischio maggiore sia per gli studi legali che per i loro clienti, in quanto una gestione scorretta dei contenuti rende più facile che le informazioni finiscano nelle mani sbagliate.

La mancanza di strumenti di governance specializzati nei servizi cloud generici come Box ha portato a gravi lacune nella protezione dei dati, evidenziate da un recente incidente critico che ha compromesso l'accesso alle informazioni riservate dei clienti.

Poiché non tutte le minacce provengono dall’esterno, i sistemi di gestione dei documenti per gli studi legali offrono strumenti di governance completi, tra cui una crittografia avanzata dei file, restrizioni di profilazione dei singoli documenti facili da applicare e la gestione delle barriere etiche. Offrono inoltre un supporto aggiuntivo in termini di rilevamento delle minacce, tracciabilità degli audit e rigorose misure di prevenzione della perdita di dati, senza la necessità di assumere esperti di sicurezza informatica interni. Si tratta di strumenti indispensabili sia per prevenire accessi non autorizzati sia per garantire che le informazioni sensibili dei clienti siano protette sia dalle minacce esterne che dalle vulnerabilità interne.

Inoltre, le soluzioni di archiviazione progettate per automatizzare i flussi di lavoro legali offrono strumenti che semplificano la conservazione dei documenti nel sistema di riferimento. Tali strumenti possono includere l’analisi approfondita dei profili dei documenti, la gestione delle barriere etiche, le extranet native e la prevenzione della perdita di dati per limitare il download dei file e altre azioni.

Sebbene le soluzioni di livello commerciale possano offrire alcune di queste funzionalità, sono progettate tenendo conto della flessibilità dell’utente e presentano numerose scappatoie che consentono di aggirare i loro protocolli di governance. Qualunque sia il sistema scelto, è importante chiedersi: se oggi dovessimo licenziare qualcuno e avessimo questo sistema in funzione, potrei essere pienamente certo che quella persona non avrebbe accesso ad alcun file dei clienti, né sul proprio computer né nel cloud?

3. Organizzazione dei documenti legali: maggiore efficienza e minore esposizione al rischio

Queste soluzioni non solo mettono a rischio i vostri dati, ma compromettono anche la vostra capacità di portare a termine il lavoro in modo rapido senza interrompere i flussi di lavoro, poiché sono state progettate per la condivisione di file e non per la gestione completa dei documenti legali. Un sondaggio condotto da Clio nel 2023 ha evidenziato una tendenza preoccupante: gli avvocati dedicano solo circa il 30% della loro giornata lavorativa ad attività fatturabili, mentre un altro sondaggio ha rilevato che il 48% del tempo di un avvocato è dedicato a una combinazione di attività amministrative e di formazione personale.

Questa mancanza di ore fatturabili può comportare ingenti perdite di fatturato, come abbiamo illustrato nel nostro recente articolo, Perché gli studi legali stanno perdendo oltre 3,6 milioni di dollari di ricavi all’anno — e come rimediare.

Gran parte di questo tempo sprecato è dovuto al fatto che le soluzioni non sono progettate per gestire flussi di lavoro complessi relativi a documenti legali, il che richiede ulteriori spostamenti di file e numerosi caricamenti e scaricamenti, creando una situazione caotica con copie di file sparse su più sistemi.  

Ecco perché, nella ricerca di nuove tecnologie, è fondamentale che gli studi trovino soluzioni in grado di automatizzare le attività più noiose, come la generazione e l’archiviazione di documenti legali e e-mail nel proprio sistema di archiviazione. Le soluzioni di archiviazione commerciali semplicemente non offrono le funzionalità di automazione necessarie per eliminare queste attività noiose e consentire agli avvocati di gestire più facilmente il loro immenso carico di lavoro. Al contrario, i sistemi progettati appositamente per il settore legale, come NetDocuments, automatizzano l’archiviazione e altre attività ripetitive grazie a funzionalità integrate di gestione delle attività e a integrazioni con i sistemi di posta elettronica, Microsoft Office, strumenti di registrazione delle ore e di fatturazione e altro ancora.

Al contrario, i sistemi di gestione dei documenti specifici per il settore legale, come NetDocuments, sono progettati appositamente per le modalità di lavoro degli avvocati: automatizzano i processi, si integrano con gli altri strumenti software utilizzati in ambito legale e garantiscono una gestione sicura dei documenti, riducendo in modo significativo il rischio di esposizione e, al contempo, aumentando la produttività e consentendo di concentrarsi maggiormente sul servizio al cliente.

Investire nella giusta tecnologia di archiviazione dei file

Lo capiamo bene. Gli studi legali di piccole e medie dimensioni stanno facendo del loro meglio per operare al minor costo possibile. Ma chiedetevi: quanto mi costa la perdita di produttività e quale rischio comporta per i miei clienti?

Tra il tempo dedicato ad assicurarti che i tuoi strumenti e protocolli di sicurezza siano aggiornati, le preoccupazioni relative alla governance delle informazioni e il dover destreggiarti tra una documentazione mal organizzata, il tempo a tua disposizione per gestire gli affari aziendali, attirare nuovi clienti e persino esercitare la professione legale si sta esaurendo, mentre le informazioni dei tuoi clienti sono sicuramente a rischio.

Strumenti come NetDocuments offrono la sicurezza, la flessibilità e l’automazione di cui hanno bisogno aziende come la vostra. Con una sicurezza all’avanguardia nel settore, tanto semplice da gestire quanto potente, l’automazione delle attività dove serve e la possibilità di accedere ovunque e da qualsiasi dispositivo, proprio come ci si aspetta da un software cloud.

Sebbene tutte le tecnologie cloud siano utili in una certa misura, solo l’applicazione cloud giusta può aiutarti a trasformare i tuoi documenti in un motore inarrestabile di collaborazione, produttività e crescita.

Considerato il numero di recenti episodi preoccupanti che hanno coinvolto i servizi di archiviazione file destinati ai consumatori, esortiamo tutti i professionisti del settore legale a riconsiderare le soluzioni attualmente in uso. Per saperne di più sui rischi che software come Dropbox e Box comportano per il vostro studio legale e sulle domande che dovreste porvi, scaricate la nostra guida Dropbox e Box per gli avvocati: quali rischi si corrono?