Vous ne pensez peut-être pas que le stockage de vos fichiers représente un risque pour la cybersécurité, mais c'est pourtant bien le cas. Avec la multiplication des cyberattaques et les cabinets d'avocats qui constituent une cible de choix en raison des grandes quantités de données sensibles sur leurs clients qu'ils conservent, les enjeux liés à la bonne gestion et à la sécurité des fichiers dans le secteur juridique n'ont jamais été aussi importants. L'importance de choisir le bon service de stockage dans le cloud ne peut être surestimée et doit être prise au sérieux. Cette menace est aggravée par la fréquence croissante des incidents de sécurité impliquant des plateformes populaires telles que Dropbox et Box, ce qui souligne la nécessité urgente d'une action immédiate et d'une planification stratégique de la part des cabinets d'avocats.

Malheureusement, de nombreux avocats ne se sentent pas suffisamment armés pour évaluer les applications cloud, car ils ne connaissent pas bien leurs avantages, leurs risques et leurs capacités globales. Il est certain que la majorité des professionnels du droit n'ont jamais reçu de formation sur la technologie cloud à la faculté de droit. Cependant, chaque avocat peut explorer trois domaines clés lorsqu'il a la possibilité d'adopter un nouvel outil : le coût, les capacités de gouvernance et l'organisation des documents.

Dans cet article, nous explorons chacun de ces sujets et leur lien avec le stockage commercial de fichiers créé pour un usage quotidien par opposition aux options de niche conçues spécifiquement pour les professionnels du droit.

1. Coût de fonctionnement : payer le prix du « gratuit »

Certaines applications cloud génériques conçues pour un large éventail de professionnels affichent souvent un prix attractif : gratuit. La plupart des applications commerciales proposent des options gratuites aux fonctionnalités limitées qui, à première vue, semblent suffisantes pour un cabinet d'avocats de petite ou moyenne taille. Malheureusement, la gratuité s'accompagne de quelques coûts supplémentaires en termes de risques de sécurité et de productivité.

L'attrait des offres « gratuites » proposées par les principaux services cloud tels que Box et Dropbox est indéniable. Cependant, des incidents récents, notamment une violation notable des données sensibles de Dropbox en 2024, révèlent le coût élevé des services gratuits. Ces plateformes, bien qu'elles semblent rentables à première vue, ne disposent pas d'un cryptage robuste ni de mesures de conformité strictes, essentiels pour les opérations juridiques. Loin d'être économiques, leurs modèles dits « freemium » constituent de graves menaces pour la sécurité qui peuvent entraîner des dommages financiers et réputationnels importants pour les cabinets d'avocats.

Les options « freemium » proposées par les fournisseurs commerciaux de stockage de fichiers tels que Dropbox ou Box n'offrent pas les fonctionnalités nécessaires au travail juridique en matière de propriété des données, de conformité, voire parfois de chiffrement et de sauvegarde. Ces coûts cachés pour la sécurité d'une entreprise ne justifient pratiquement jamais l'utilisation d'une option freemium.

D'autre part, les plateformes spécialement conçues pour le travail juridique peuvent nécessiter des coûts initiaux par utilisateur, mais elles offrent certainement des fonctionnalités d'automatisation des tâches, de cryptage, de gouvernance et de conformité spécifiques aux flux de travail juridiques, qui à leur tour augmentent la productivité et réduisent les risques, ce qui se traduit par une augmentation des revenus pour les cabinets.

Pour aggraver encore les choses, les offres gratuites ne disposent presque jamais des fonctionnalités essentielles dont les avocats ont besoin, ce qui signifie que les cabinets finissent par investir beaucoup plus en frais mensuels pour le simple stockage ou partage de fichiers que ce qu'il en coûterait pour des alternatives plus sûres, spécialement conçues pour répondre aux besoins plus complexes des avocats en matière de flux de travail documentaire et de sécurité.

2. Gouvernance : un maillon faible dans la sécurité des données

Une gouvernance efficace est la clé de voûte de la sécurité des données juridiques et de leur protection contre les menaces. La caractéristique la plus importante de toute solution de stockage de données pour un cabinet d'avocats est peut-être sa capacité à gérer et à conserver les documents en toute sécurité. En effet, si une gouvernance adéquate facilite la recherche rapide de contenu (et augmente ainsi la productivité), une mauvaise gestion des documents expose les cabinets et leurs clients à un risque accru, car une mauvaise gestion du contenu facilite la divulgation d'informations à des personnes non autorisées.

L'absence d'outils de gouvernance spécialisés dans les services cloud généralistes tels que Box a entraîné des lacunes alarmantes en matière de confidentialité des données, mises en évidence par une récente panne critique qui a compromis l'accès à des informations confidentielles sur les clients.

Comme toutes les menaces ne proviennent pas de l'extérieur, les systèmes de gestion documentaire destinés aux cabinets d'avocats fournissent des outils de gouvernance complets, notamment un cryptage robuste des fichiers, des restrictions faciles à appliquer pour le profilage des documents individuels et la gestion des barrières éthiques. Ils vous offrent également une assistance supplémentaire en matière de détection des menaces, de pistes d'audit et de mesures strictes de prévention des pertes de données, sans que vous ayez à recruter des experts en cybersécurité en interne. Ces outils sont indispensables pour empêcher tout accès non autorisé et garantir que les informations sensibles des clients sont protégées à la fois contre les menaces externes et les vulnérabilités internes.

De plus, les options de stockage conçues pour automatiser les flux de travail juridiques offrent des outils qui facilitent la conservation des documents dans votre système d'archivage. Ces outils peuvent inclure le profilage approfondi des documents, la gestion des barrières éthiques, les extranets natifs et la prévention des pertes de données afin de restreindre les téléchargements de fichiers et autres actions.

Bien que les options de qualité commerciale puissent offrir certaines de ces fonctionnalités, elles sont conçues dans un souci de flexibilité pour l'utilisateur et comportent de nombreuses failles permettant de contourner leurs protocoles de gouvernance. Quel que soit le système que vous choisissez, il est important de vous poser la question suivante : si quelqu'un devait être licencié aujourd'hui et que nous disposions de ce système, pourrais-je être sûr à 100 % qu'il n'aurait plus accès aux fichiers des clients, que ce soit sur son ordinateur ou dans le cloud ?

3. Organisation des documents juridiques : efficacité accrue et exposition réduite

Non seulement ces solutions mettent vos données en danger, mais elles nuisent également à votre capacité à accomplir rapidement votre travail sans perturber vos flux de travail, car elles ont été conçues pour le partage de fichiers et non pour la gestion complète de documents juridiques. Une enquête réalisée en 2023 par Clio a révélé une tendance inquiétante : les avocats ne consacrent qu'environ 30 % de leur journée de travail à des tâches facturables. Une autre enquête a montré que 48 % du temps d'un avocat est consacré à un mélange de tâches administratives et de formation personnelle.

Ce manque de temps facturable peut entraîner des pertes de revenus importantes, comme nous l'avons expliqué en détail dans notre récent article intitulé Pourquoi les entreprises perdent plus de 3,6 millions de dollars de revenus annuels — et comment y remédier.

Une grande partie de ce temps perdu est due au fait que les solutions ne sont pas conçues pour gérer des flux de travail complexes liés aux documents juridiques, ce qui nécessite des déplacements supplémentaires de fichiers et de nombreux téléchargements, créant ainsi un chaos de copies de fichiers réparties sur plusieurs systèmes.  

C'est pourquoi, lorsque les cabinets recherchent de nouvelles technologies, il est essentiel qu'ils trouvent des solutions capables d'automatiser leurs tâches les plus fastidieuses, telles que la création et le classement de documents juridiques et d'e-mails dans leur système de stockage. Les options de stockage commerciales n'offrent tout simplement pas les fonctionnalités d'automatisation qui éliminent ces tâches fastidieuses et permettent aux avocats de faire face plus facilement à leur charge de travail considérable. En revanche, les systèmes conçus spécialement pour le travail juridique, tels que NetDocuments, automatisent le classement et d'autres tâches fastidieuses grâce à une gestion des tâches intégrée et à des connexions aux systèmes de messagerie électronique, à Microsoft Office, aux outils de gestion du temps et de facturation, etc.

En revanche, les systèmes de gestion de documents spécifiques au domaine juridique, tels que NetDocuments, sont spécialement conçus pour répondre aux besoins des avocats : automatiser les processus, se connecter à vos autres outils logiciels juridiques et assurer un traitement sécurisé des documents. Ils réduisent ainsi considérablement les risques d'exposition tout en améliorant la productivité et en permettant de se concentrer davantage sur le service à la clientèle.

Investissez dans la bonne technologie de stockage de fichiers

Nous comprenons. Les cabinets d'avocats de petite et moyenne taille font de leur mieux pour fonctionner au moindre coût possible. Mais posez-vous la question suivante : quel est le coût de ma perte de productivité et quel risque cela représente-t-il pour mes clients ?

Entre le temps passé à vous assurer que vos outils et protocoles de sécurité sont à jour, les soucis liés à la gouvernance de l'information et les difficultés liées à une mauvaise organisation des documents, le temps dont vous disposez pour gérer vos affaires, attirer de nouveaux clients et même exercer votre métier d'avocat s'amenuise, tandis que les informations de vos clients sont clairement exposées à des risques.

Des outils tels que NetDocuments offrent la sécurité, la flexibilité et l'automatisation dont les entreprises comme la vôtre ont besoin. Avec une sécurité de pointe aussi simple à gérer que puissante, une automatisation des tâches là où vous en avez besoin et le même accès partout et depuis n'importe quel appareil que vous attendez d'un logiciel cloud.

Si toutes les technologies cloud sont utiles dans une certaine mesure, seule une application cloud adaptée peut vous aider à transformer vos documents en un moteur imparable pour la collaboration, la productivité et la croissance.

Compte tenu du nombre d'incidents préoccupants survenus récemment avec les services de stockage de fichiers grand public, nous invitons tous les professionnels du droit à reconsidérer leurs solutions actuelles. Pour en savoir plus sur les risques que représentent les logiciels tels que Dropbox et Box pour votre cabinet, et sur les questions que vous devriez vous poser, téléchargez notre guide Dropbox et Box pour les avocats : quels sont les risques ?