NetDocuments y Hoffbrand Consulting apoyan una nueva forma de trabajar en Humphreys Law.

Humphreys Law es un bufete de abogados especializado en tecnología y medios de comunicación, creado en 2017 para ofrecer una alternativa especializada a los bufetes de élite de la City. Empresas de todos los tamaños e inversores de todo tipo acuden a ellos para transacciones de alto riesgo y proyectos complejos. Los especialistas en investigación y análisis PitchBook clasificaron a Humphreys Law entre los 20 mejores asesores legales europeos para 2018, lo que sitúa a los recién llegados firmemente entre distinguida compañía.

"Creo que incluso el sector jurídico está demasiado preocupado por la nube. Las empresas saben que las cosas pueden mejorar. Sin embargo, los clientes quieren entender cómo se hacen las cosas, por lo que tener un software con los más altos estándares de clasificación ayuda a ello".

Henry Humphreys, Socio Director, Humphreys Law

Control de documentos y correos electrónicos

En tan sólo dos años, Humphreys Law ha experimentado un enorme crecimiento, pasando a contar con un equipo de 18 personas y dándose a conocer como un bufete dinámico y con visión de futuro, con un espíritu tecnológico a la altura.

Desde el principio, Henry Humphreys, socio director, supo que la tecnología en la nube podía ayudar a un pequeño equipo de abogados de categoría A+ a competir con bufetes mucho más grandes y con más solera que aún no se habían desprendido de los engorrosos sistemas heredados. "Queríamos que todo se configurara rápidamente sin tener que incluir en el plan de negocio el gasto de un equipo interno para que funcionara. El software en la nube era clave para ello".

¿Por qué un sistema de gestión de documentos?

Para el almacenamiento de documentos, Humphreys Law utilizó Microsoft Office 365, incluido el acceso a OneDrive for Business, para ponerse en marcha. Se crearon carpetas en función de las necesidades, pero en cuanto el equipo empezó a crecer, se hizo necesario un sistema de gestión de documentos jurídicos específico.

Henry Humphreys sabía que tenía que implantar las mejores prácticas de gestión de documentos: "Las grandes empresas en las que había trabajado antes utilizaban software en sus propios servidores. Software elaborado por sus propios equipos jurídicos. Sabía que quería gestión de documentos y tecnología en la nube".

El compromiso del bufete de crear un entorno flexible para sus empleados y seguir ofreciendo a sus clientes un asesoramiento vanguardista y de primera clase al mismo ritmo dictó una serie de requisitos imprescindibles para la plataforma: "Más allá de la nube, también necesitábamos una seguridad inherente para los documentos y el correo electrónico. Acceso a asuntos de rápida evolución en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, alta disponibilidad y, por supuesto, costes de adquisición e implantación competitivos."

Al analizar el mercado, quedó claro que NetDocuments ofrecía el servicio más adecuado para la empresa: "Consideramos iManage, pero acababan de lanzar su oferta basada en la nube. Como empresa, no han creado su software en la nube desde cero, como es el caso de NetDocuments, así que pronto estuve hablando con Paul Hoffbrand y NetDocuments".

"La contrapartida de trabajar con flexibilidad es que todo el mundo tiene que trabajar de forma coherente con una metodología común para que todas las transacciones tengan el mismo aspecto. El software tiene que ser tan fácil que la gente se limite a usarlo".

Henry Humphreys, Socio Director, Humphreys Law

Enfoque asociado

Humphreys trabajó con el socio consultor certificado Hoffbrand Consulting y valora este modelo: "Tengo una empresa que dirigir y no queremos tener que contratar a un equipo informático interno. Hoffbrand Consulting nos ha proporcionado un nivel de servicio increíblemente alto, no sólo con la instalación, sino también con la asistencia continua para nuestro uso cada vez más sofisticado del software NetDocuments", explica Humphreys. También significa que Humphreys Law puede dar la bienvenida a nuevos miembros del personal en la empresa con la certeza de que se sentirán cómodos y se beneficiarán de la tecnología muy rápidamente debido a la interfaz fácil de usar y la formación en línea de Hoffbrand Consulting.

Para minimizar los costes y permitir a la empresa empezar a trabajar rápidamente, Hoffbrand Consulting empezó con una configuración sencilla, aunque incorporando varios requisitos específicos. "Estuvimos disponibles durante la implantación para asesorar cuando fue necesario. Todos los usuarios fueron formados, a tiempo y dentro del presupuesto, utilizando recursos en línea, lo que significó que la empresa empezó a cosechar los beneficios del uso de NetDocuments inmediatamente", explica el fundador de la consultoría, Paul Hoffbrand, Humphreys añade: "El nivel de conocimiento en torno a NetDocuments es impresionante y la relación con NetDocuments proporciona un valor tangible a nuestra empresa. Paul es básicamente un director virtual de TI muy receptivo y enérgico para nosotros. Es una buena combinación.

"El nivel de conocimientos en torno a NetDocuments es impresionante y la relación con NetDocuments aporta un valor tangible a nuestra empresa. Hoffbrand es básicamente un director virtual de TI muy receptivo y enérgico para nosotros. Es una buena combinación".

Henry Humphreys, Socio Director, Humphreys Law

Principales resultados

Humphreys Law ahora gestiona documentos y correos electrónicos de forma segura y sencilla en la nube, sin requisitos de hardware de servidor ni mantenimiento adicionales. "Ahora guardamos todos los documentos y correos electrónicos relacionados con la empresa en NetDocuments y completamos el cambio de OneDrive casi de inmediato."

Tratar los documentos y correos electrónicos como activos y hacer de la gestión y el gobierno una prioridad ha aportado beneficios de gran alcance. Con NetDocuments, Humphreys Law dispone de un sistema de gestión de la información y control de activos valiosos. Humphreys puede emprender nuevos negocios con la certeza de que los datos de los clientes se almacenan de forma segura en un sistema en la nube fiable y sin riesgos. "Al estandarizar la forma en que todo el mundo trabaja con un archivo de asuntos, NetDocuments respalda nuestros ambiciosos planes y mantiene nuestros elevados estándares de servicio al cliente, gestionando de forma eficiente nuestros documentos y correos electrónicos."

El bufete se ocupa de una amplia gama de transacciones de gran valor, pero lo que no cambia es que todo el mundo necesita conocer la misma información, al mismo tiempo. "El bufete no puede arriesgarse a utilizar un sistema que no esté realmente centrado en la gestión de documentos. Por ejemplo, con el correo electrónico, el plug-in de NetDocuments permite que todo esté visible, al mismo tiempo, no necesitamos depender de cc. Para nosotros, cualquier correo electrónico puede ser superimportante: necesitamos tenerlos todos al alcance de la mano".

Según Humphreys, la usabilidad es clave: "¿Lo utilizarán los abogados? La contrapartida de trabajar con flexibilidad es que todo el mundo tiene que trabajar de forma coherente utilizando una metodología común para que todas las transacciones tengan el mismo aspecto. El software tiene que ser tan fácil que la gente simplemente lo use". Humphreys cita como ejemplo la función de armario de NetDocuments: "La función de armario significa que podemos dividir nuestras transacciones de forma que sea muy fácil para personas de todos los niveles encontrar la información que necesitan".

Flexibilidad imprescindible

"La abogacía tiene mala fama por sus horarios de locura. En parte se debe a que hay que estar donde se pueda acceder a los datos, y si eso significa estar en un edificio concreto, hay que quedarse allí. Con el móvil puedes trabajar desde cualquier sitio", y Humphrey explica que esto es una realidad en el bufete. El equipo puede trabajar a distancia: "Es muy, muy flexible. Todo el mundo tiene un portátil y se fomenta positivamente el trabajo de la forma que más les convenga". A la hora de considerar la seguridad en torno al trabajo en la nube, Humphreys se muestra pragmático: "Creo que incluso el sector legal ha superado las preocupaciones sobre la nube. Las empresas saben que las cosas pueden mejorar. Sin embargo, los clientes quieren entender cómo se hacen las cosas, por lo que disponer de un software con los más altos estándares ayuda a ello".

Aunque admite que es mucho más fácil adoptar innovaciones y nuevas tecnologías cuando se parte de cero, es un imperativo para todas las empresas. "Cada vez más, los licenciados realmente inteligentes buscan entornos en los que puedan trabajar de forma flexible". No se trata sólo de productividad, sino también de captación y retención de talentos: "Queremos contratar a los mejores talentos, y luego, cuando añades las mejores herramientas, ésa es tu ventaja competitiva".

"Cada vez más, los licenciados realmente inteligentes buscan entornos en los que puedan trabajar con flexibilidad. Queremos contratar a los mejores talentos y, cuando añades las mejores herramientas, ésa es tu ventaja competitiva".

Henry Humphreys, Socio Director, Humphreys Law

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