A NetDocuments e a Hoffbrand Consulting apoiam uma nova forma de trabalhar na Humphreys Law.

A Humphreys Law é uma sociedade de advogados especializada em tecnologia e media, formada em 2017 para oferecer uma alternativa especializada às sociedades de elite da cidade. Empresas de todas as dimensões e investidores de todos os tipos recorrem a eles em transacções de alto risco e projectos complexos. Os especialistas em pesquisa e análise PitchBook classificaram a Humphreys Law entre os 20 melhores consultores jurídicos europeus em 2018, colocando os recém-chegados firmemente entre uma companhia distinta.

"Penso que até o sector jurídico está demasiado preocupado com a nuvem. As empresas sabem que as coisas podem ser melhores. No entanto, os clientes querem perceber como se faz as coisas - por isso, ter software com os mais elevados padrões de classificação ajuda nesse sentido."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Controlo de documentos e mensagens de correio eletrónico

Em apenas dois anos, a Humphreys Law registou um enorme crescimento, aumentando para uma equipa de 18 pessoas e tornando-se conhecida como uma firma de advogados dinâmica e com visão de futuro, com um espírito tecnológico a condizer.

Desde o início, o sócio-gerente Henry Humphreys sabia que a tecnologia da nuvem poderia ajudar uma pequena equipa de advogados A+ a competir com escritórios de advogados muito maiores e estabelecidos há muito tempo, que ainda se estavam a libertar de sistemas legados desajeitados: "Queríamos que tudo fosse configurado rapidamente sem ter de incluir as despesas de uma equipa interna no plano de negócios para o fazer funcionar. O software na nuvem foi fundamental para isso."

Porquê um sistema de gestão de documentos?

Para o armazenamento de documentos, a Humphreys Law utilizou o Microsoft Office 365, incluindo o acesso ao OneDrive for Business, para começar. As pastas foram configuradas de acordo com os requisitos, mas assim que a equipa começou a crescer, foi necessário um sistema de gestão de documentos jurídicos específico.

Henry Humphreys sabia que precisava de implementar as melhores práticas de gestão de documentos: "As grandes empresas com que eu tinha trabalhado anteriormente utilizavam software nos seus próprios servidores. Software que era selecionado pelas suas próprias equipas jurídicas. Eu sabia que queria gestão de documentos e tecnologia de nuvem".

O compromisso da empresa em criar um ambiente flexível para os seus funcionários e, ao mesmo tempo, oferecer aos seus clientes aconselhamento de primeira classe e de vanguarda a um ritmo acelerado, ditou uma série de outros requisitos essenciais para a plataforma: "Para além da nuvem, também precisávamos de segurança inerente para documentos e correio eletrónico. Acesso a assuntos de rápida movimentação em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo, alta disponibilidade e, claro, custos competitivos de compra e implementação."

Ao analisar o mercado, tornou-se claro que a NetDocuments fornecia o serviço mais adequado à empresa: "Considerámos a iManage, mas só recentemente tinham lançado a sua oferta baseada na nuvem. Como empresa, não construíram o seu software na nuvem a partir do zero, como é o caso da NetDocuments, por isso, rapidamente falei com Paul Hoffbrand e com a NetDocuments."

"O quid pro quo do trabalho flexível é que todos têm de trabalhar de forma consistente, utilizando uma metodologia comum para que as transacções sejam todas iguais. O software tem de ser tão fácil que as pessoas se limitem a utilizá-lo."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Abordagem de parceiros

A Humphreys trabalhou com o parceiro de consultoria certificado Hoffbrand Consulting e valoriza este modelo: "Tenho uma empresa para gerir e não queremos ter de contratar uma equipa de TI interna. A Hoffbrand Consulting forneceu-nos um nível de serviço incrivelmente elevado, não só com a instalação, mas também com o apoio contínuo para a nossa utilização cada vez mais sofisticada do software NetDocuments", explica Humphreys. Isto significa também que a Humphreys Law pode acolher novos membros do pessoal na empresa com a certeza de que se sentirão confortáveis e beneficiarão da tecnologia muito rapidamente, graças à interface de fácil utilização e à formação em linha da Hoffbrand Consulting.

Para minimizar os custos e permitir que a empresa começasse a trabalhar rapidamente, a Hoffbrand Consulting começou com uma configuração simples, embora incorporando vários requisitos específicos: "Estivemos presentes durante a implementação para prestar aconselhamento sempre que necessário. Todos os utilizadores receberam formação, dentro do prazo e do orçamento, utilizando recursos online, o que significou que a empresa começou a colher imediatamente os benefícios da utilização do NetDocuments", explica o fundador da consultora, Paul Hoffbrand, acrescentando Humphreys: "O nível de conhecimentos sobre o NetDocuments é impressionante e a relação com a NetDocuments proporciona um valor tangível à nossa empresa. O Paul é basicamente um diretor de TI virtual muito reativo e enérgico para nós. É uma boa opção.

"O nível de conhecimento sobre a NetDocuments é impressionante e a relação com a NetDocuments proporciona um valor tangível à nossa empresa. A Hoffbrand é basicamente um diretor de TI virtual muito reativo e enérgico para nós. É uma boa opção."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Principais resultados

A Humphreys Law gere agora documentos e mensagens de correio eletrónico de forma segura e fácil na nuvem, sem necessidade de hardware de servidor adicional nem de manutenção: "Estamos agora a guardar todos os documentos e mensagens de correio eletrónico relacionados com a empresa no NetDocuments e concluímos a mudança do OneDrive quase imediatamente."

Tratar os documentos e as mensagens de correio eletrónico como activos e fazer da gestão e da governação uma prioridade trouxe benefícios de grande alcance. Com o NetDocuments implementado, a Humphreys Law tem a governação da informação e o controlo de activos valiosos. A Humphreys pode aceitar novos negócios com a certeza de que os dados dos clientes estão armazenados em segurança num verdadeiro sistema de nuvem fiável e sem riscos. "Ao normalizar a forma como todos trabalham com um ficheiro de um assunto, o NetDocuments apoia os nossos planos ambiciosos e mantém os nossos elevados padrões de serviço ao cliente, gerindo eficientemente os nossos documentos e e-mails."

A empresa lida com um vasto leque de transacções de elevado valor, mas o que não muda é que todos precisam de saber as mesmas informações, ao mesmo tempo: "A empresa não pode arriscar-se a utilizar um sistema que não esteja realmente centrado na gestão de documentos. Por exemplo, no caso do correio eletrónico, o plug-in NetDocuments permite que tudo esteja visível e, ao mesmo tempo, não precisamos de confiar no cc. Para nós, qualquer e-mail pode ser muito importante - precisamos de os ter todos na ponta dos dedos."

Humphreys afirma que a facilidade de utilização é fundamental: "Os advogados vão utilizá-la? O quid pro quo de trabalhar de forma flexível é que todos precisam de trabalhar de forma consistente, utilizando uma metodologia comum, para que todas as transacções tenham o mesmo aspeto. O software tem de ser tão fácil que as pessoas se limitem a utilizá-lo." Humphreys cita como exemplo a funcionalidade de gabinete do NetDocuments: "A funcionalidade de gabinete significa que podemos dividir as nossas transacções de modo a que seja muito fácil para as pessoas de todos os níveis encontrarem a informação de que necessitam."

A flexibilidade é indispensável

"A advocacia tem má reputação por causa dos horários loucos. Em parte, isso deve-se ao facto de termos de estar onde podemos aceder aos dados e, se isso significa estar num edifício específico, significa que temos de ficar lá. Com a mobilidade, podemos trabalhar em qualquer lugar", explica Humphrey, o que é uma realidade na empresa. A equipa pode ser totalmente remota: "É muito, muito flexível. Toda a gente tem um computador portátil e o trabalho da forma que lhes convém é positivamente encorajado". Ao considerar a segurança em torno do trabalho na nuvem, Humphreys é pragmático: "Penso que até o sector jurídico já não se preocupa com a nuvem. As empresas sabem que as coisas podem ser melhores. No entanto, os clientes querem perceber como se faz as coisas - por isso, ter software com os padrões mais elevados ajuda nesse sentido."

Embora admita que é muito mais fácil adotar inovações e novas tecnologias quando se está a começar do zero, trata-se de um imperativo para todas as empresas. "Cada vez mais, os licenciados realmente inteligentes procuram ambientes onde possam trabalhar de forma flexível." Não se trata apenas de produtividade, mas também de aquisição e retenção de talentos: "Queremos recrutar os melhores talentos e, depois, quando acrescentamos as melhores ferramentas, essa é a nossa vantagem competitiva.

"Cada vez mais, os licenciados realmente inteligentes procuram ambientes onde possam trabalhar de forma flexível. Queremos recrutar os melhores talentos e, depois, quando juntamos as melhores ferramentas - é essa a nossa vantagem competitiva."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

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