NetDocuments et Hoffbrand Consulting soutiennent une nouvelle façon de travailler chez Humphreys Law.

Humphreys Law est un cabinet d'avocats spécialisé dans les technologies et les médias, créé en 2017 pour offrir une alternative spécialisée aux cabinets d'élite de la City. Des entreprises de toutes tailles et des investisseurs de tous types font appel à eux pour des transactions à enjeux élevés et des projets complexes. Les spécialistes de la recherche et de l'analyse PitchBook ont classé Humphreys Law parmi les 20 meilleurs conseillers juridiques européens pour 2018, plaçant ainsi ces nouveaux venus parmi des sociétés prestigieuses.

« Je pense que même le secteur juridique s'inquiète trop au sujet du cloud. Les cabinets savent que les choses peuvent être améliorées. Les clients veulent comprendre comment vous travaillez, c'est pourquoi il est utile de disposer d'un logiciel répondant aux normes les plus élevées. »

Henry Humphreys, associé directeur, Humphreys Law

Contrôle des documents et des courriels

En seulement deux ans, Humphreys Law a connu une croissance fulgurante, passant à une équipe de 18 personnes et se forgeant une réputation de cabinet d'avocats avant-gardiste et dynamique, doté d'une philosophie technologique à la hauteur.

Dès le départ, Henry Humphreys, associé directeur, savait que la technologie cloud pouvait aider une petite équipe d'avocats hautement qualifiés à rivaliser avec des cabinets d'avocats beaucoup plus importants et établis de longue date, qui peinaient encore à se libérer de systèmes hérités peu pratiques. « Nous voulions que tout soit mis en place rapidement, sans avoir à inscrire les dépenses liées à une équipe interne dans le plan d'affaires pour que cela fonctionne. Les logiciels dans le cloud étaient essentiels à cet égard. »

Pourquoi un système de gestion documentaire ?

Pour le stockage des documents, Humphreys Law a utilisé Microsoft Office 365, y compris l'accès à OneDrive for Business, pour démarrer. Des dossiers ont été créés en fonction des besoins, mais dès que l'équipe a commencé à s'agrandir, un système de gestion des documents juridiques spécialement conçu s'est avéré nécessaire.

Henry Humphreys savait qu'il devait mettre en place un système de gestion documentaire conforme aux meilleures pratiques : « Les grands cabinets dans lesquels j'avais travaillé auparavant utilisaient des logiciels fonctionnant sur leurs propres serveurs. Ces logiciels étaient gérés par leurs propres équipes juridiques. Je savais que je voulais un système de gestion documentaire et une technologie cloud. »

La volonté de l'entreprise de créer un environnement flexible pour ses employés tout en continuant à offrir à ses clients des conseils de pointe de première classe à un rythme soutenu a dicté un certain nombre d'autres exigences indispensables pour la plateforme : « Au-delà du cloud, nous avions également besoin d'une sécurité inhérente pour les documents et les e-mails. L'accès à des dossiers en évolution rapide partout, depuis n'importe quel appareil, une haute disponibilité et, bien sûr, des coûts d'achat et de mise en œuvre compétitifs. »

Après avoir étudié le marché, il est apparu clairement que NetDocuments offrait le service le mieux adapté à l'entreprise. « Nous avons envisagé iManage, mais ils venaient tout juste de lancer leur offre basée sur le cloud. Contrairement à NetDocuments, cette entreprise n'a pas développé son logiciel dans le cloud dès le départ. J'ai donc rapidement pris contact avec Paul Hoffbrand et NetDocuments. »

« La contrepartie d'un travail flexible est que tout le monde doit travailler de manière cohérente en utilisant une méthodologie commune afin que toutes les transactions se ressemblent. Les logiciels doivent être si faciles à utiliser que les gens n'ont qu'à s'en servir. »

Henry Humphreys, associé directeur, Humphreys Law

Approche partenariale

Humphreys a travaillé avec Hoffbrand Consulting, un partenaire consultant certifié, et apprécie ce modèle : « Je dirige un cabinet et nous ne voulons pas avoir à employer une équipe informatique interne. Hoffbrand Consulting nous a fourni un service d'un niveau incroyablement élevé, non seulement pour la mise en place, mais aussi pour le soutien continu dont nous avons besoin pour utiliser le logiciel NetDocuments de manière de plus en plus sophistiquée », explique Humphreys. Cela signifie également que Humphreys Law peut accueillir de nouveaux collaborateurs dans le cabinet en sachant qu'ils se sentiront à l'aise et tireront très rapidement profit de la technologie grâce à l'interface conviviale et à la formation en ligne fournies par Hoffbrand Consulting.

Afin de minimiser les coûts et permettre à l'entreprise de démarrer rapidement, Hoffbrand Consulting a commencé par une configuration simple tout en intégrant plusieurs exigences spécifiques. « Nous étions disponibles pendant la mise en œuvre pour fournir des conseils si nécessaire. Tous les utilisateurs ont été formés, dans les délais et dans les limites du budget, à l'aide de ressources en ligne, ce qui a permis à l'entreprise de tirer immédiatement parti des avantages de NetDocuments », explique Paul Hoffbrand, fondateur du cabinet de conseil. Humphreys ajoute : « Le niveau de connaissance de NetDocuments est impressionnant et la relation avec NetDocuments apporte une valeur tangible à notre entreprise. Paul est pour nous un directeur informatique virtuel très réactif et dynamique. C'est un excellent choix.

« Le niveau de connaissance de NetDocuments est impressionnant et la relation avec NetDocuments apporte une valeur ajoutée tangible à notre cabinet. Hoffbrand est pour nous un directeur informatique virtuel très réactif et dynamique. C'est un excellent choix. »

Henry Humphreys, associé directeur, Humphreys Law

Résultats clés

Humphreys Law gère désormais ses documents et ses e-mails de manière sécurisée et simple dans le cloud, sans avoir besoin de matériel serveur supplémentaire ni de maintenance. « Nous enregistrons désormais tous les documents et e-mails liés à notre activité dans NetDocuments et avons presque immédiatement achevé la migration depuis OneDrive. »

Considérer les documents et les e-mails comme des actifs et faire de leur gestion et leur gouvernance une priorité a apporté des avantages considérables. Grâce à NetDocuments, Humphreys Law dispose d'une gouvernance de l'information et d'un contrôle sur ses précieux actifs. Humphreys peut accepter de nouveaux contrats en sachant que les données des clients sont stockées en toute sécurité dans un système cloud fiable et sans risque. « En standardisant la manière dont chacun travaille avec un dossier, NetDocuments soutient nos projets ambitieux et maintient nos normes élevées en matière de service à la clientèle, grâce à une gestion efficace de nos documents et e-mails. »

Le cabinet traite un large éventail de transactions de grande valeur, mais ce qui ne change pas, c'est que tout le monde doit disposer des mêmes informations, au même moment. « Le cabinet ne peut pas se permettre d'utiliser un système qui n'est pas vraiment axé sur la gestion des documents. Par exemple, avec les e-mails, le plug-in NetDocuments permet de tout voir en même temps, sans avoir à recourir au cc. Pour nous, chaque e-mail peut être extrêmement important, nous devons donc tous les avoir à portée de main. »

Selon M. Humphreys, la facilité d'utilisation est essentielle : « Les avocats l'utiliseront-ils ? La contrepartie d'un travail flexible est que tout le monde doit travailler de manière cohérente en utilisant une méthodologie commune afin que toutes les transactions se ressemblent. Le logiciel doit être si simple que les gens l'utilisent tout naturellement. » Humphreys cite la fonctionnalité « cabinet » de NetDocuments comme exemple : « La fonctionnalité « cabinet » nous permet de diviser nos transactions, ce qui permet à tous les niveaux hiérarchiques de trouver très facilement les informations dont ils ont besoin. »

La flexibilité est indispensable

« Le droit a mauvaise réputation à cause des horaires de travail déments. Cela s'explique en partie par le fait que vous devez vous trouver à un endroit où vous pouvez accéder aux données, donc si cela signifie être dans un bâtiment spécifique, vous devez y rester. Avec le mobile, vous pouvez travailler de n'importe où », explique Humphrey, ajoutant que c'est une réalité dans son cabinet. L'équipe peut travailler entièrement à distance, « c'est très, très flexible. Tout le monde dispose d'un ordinateur portable et nous encourageons vivement chacun à travailler de la manière qui lui convient le mieux. » En ce qui concerne la sécurité du travail dans le cloud, Humphreys se montre pragmatique : « Je pense que même le secteur juridique s'inquiète trop à propos du cloud. Les cabinets savent que les choses peuvent être améliorées. Les clients veulent toutefois comprendre comment vous travaillez, c'est pourquoi il est utile de disposer d'un logiciel répondant aux normes les plus strictes. »

Même s'il admet qu'il est beaucoup plus facile d'adopter les innovations et les nouvelles technologies lorsque l'on part de zéro, cela reste une nécessité pour toutes les entreprises. « De plus en plus, les diplômés vraiment brillants recherchent des environnements où ils peuvent travailler de manière flexible. » Il ne s'agit pas seulement de productivité, mais aussi d'acquisition et de fidélisation des talents. « Nous voulons recruter les meilleurs talents, puis, lorsque vous ajoutez les meilleurs outils, cela devient votre avantage concurrentiel.

« De plus en plus, les diplômés vraiment brillants recherchent des environnements où ils peuvent travailler de manière flexible. Nous voulons recruter les meilleurs talents, puis, lorsque vous ajoutez les meilleurs outils, cela devient votre avantage concurrentiel. »

Henry Humphreys, associé directeur, Humphreys Law

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