NetDocuments en Hoffbrand Consulting ondersteunen een nieuwe manier van werken bij Humphreys Law.

Humphreys Law is een gespecialiseerd advocatenkantoor op het gebied van technologie en media, opgericht in 2017 om een gespecialiseerd alternatief te bieden voor de elite advocatenkantoren in de City. Bedrijven van elke omvang en allerlei soorten investeerders doen een beroep op hen voor transacties met hoge inzet en complexe projecten. Onderzoeks- en analysespecialist PitchBook rangschikte Humphreys Law in 2018 onder de top 20 van Europese juridische adviseurs, waarmee de nieuwkomers zich stevig in het gezelschap van vooraanstaande bedrijven nestelden.

"Ik denk dat zelfs de juridische sector zich te veel zorgen maakt over de cloud. Bedrijven weten dat het beter kan. Klanten willen echter wel begrijpen hoe je te werk gaat, dus software met de hoogste kwaliteitsnormen helpt daarbij."

Henry Humphreys, Managing Partner, Humphreys Law

Controle van documenten en e-mails

In slechts twee jaar tijd heeft Humphreys Law een enorme groei doorgemaakt, is het team uitgegroeid tot 18 medewerkers en staat het bekend als een vooruitstrevend en dynamisch advocatenkantoor met een bijpassende technologische ethos.

Vanaf het begin wist managing partner Henry Humphreys dat cloudtechnologie een klein team van topadvocaten kon helpen concurreren met veel grotere en lang gevestigde advocatenkantoren die nog steeds worstelden met verouderde systemen. "We wilden alles snel opzetten zonder de kosten van een intern team in het businessplan te hoeven opnemen om het te laten werken. Software in de cloud was daarvoor essentieel."

Waarom een documentbeheersysteem?

Voor de opslag van documenten gebruikte Humphreys Law Microsoft Office 365, inclusief toegang tot OneDrive for Business, om aan de slag te gaan. Er werden mappen aangemaakt op basis van de vereisten, maar zodra het team begon te groeien, was er behoefte aan een speciaal ontwikkeld systeem voor het beheer van juridische documenten.

Henry Humphreys wist dat hij een documentbeheersysteem volgens de beste praktijken moest invoeren: "De grote bedrijven waar ik eerder had gewerkt, gebruikten software die op hun eigen servers draaide. Software die door hun eigen juridische teams was samengesteld. Ik wist dat ik documentbeheer en cloudtechnologie wilde."

De toewijding van het bedrijf om een flexibele omgeving voor zijn medewerkers te creëren en tegelijkertijd zijn klanten eersteklas, geavanceerd advies te bieden in het tempo dat zij dicteren, vereiste een aantal andere must-haves voor het platform: "Naast de cloud hadden we ook behoefte aan inherente document- en e-mailbeveiliging. Toegang tot snel veranderende zaken, overal en vanaf elk apparaat, hoge beschikbaarheid en natuurlijk concurrerende aanschaf- en implementatiekosten."

Na onderzoek van de markt werd duidelijk dat NetDocuments de dienst leverde die het meest geschikt was voor het bedrijf. "We hebben iManage overwogen, maar zij hadden pas onlangs hun cloudgebaseerde aanbod gelanceerd. Als bedrijf hebben zij hun software niet vanaf de grond af aan in de cloud gebouwd, zoals bij NetDocuments het geval is, dus al snel was ik in gesprek met Paul Hoffbrand en NetDocuments."

"Het voordeel van flexibel werken is dat iedereen volgens een gemeenschappelijke methodologie moet werken, zodat alle transacties er hetzelfde uitzien. Software moet zo eenvoudig zijn dat mensen het gewoon gebruiken."

Henry Humphreys, Managing Partner, Humphreys Law

Partnerbenadering

Humphreys werkte samen met gecertificeerde adviespartner Hoffbrand Consulting en waardeert dit model: "Ik heb een bedrijf te runnen en we willen geen intern IT-team in dienst hebben. Hoffbrand Consulting heeft ons een ongelooflijk hoog serviceniveau geboden, niet alleen bij de installatie, maar ook door voortdurende ondersteuning bij ons steeds geavanceerdere gebruik van de NetDocuments-software", legt Humphreys uit. Dit betekent ook dat Humphreys Law nieuwe medewerkers in het kantoor kan verwelkomen in de wetenschap dat zij zich snel op hun gemak zullen voelen en snel zullen profiteren van de technologie dankzij de gebruiksvriendelijke interface en online training van Hoffbrand Consulting.

Om de kosten te minimaliseren en het bedrijf in staat te stellen snel aan de slag te gaan, begon Hoffbrand Consulting met een eenvoudige configuratie, waarbij toch aan verschillende specifieke vereisten werd voldaan. "We stonden tijdens de implementatie klaar om waar nodig advies te geven. Alle gebruikers werden op tijd en binnen het budget getraind met behulp van online bronnen, waardoor het bedrijf onmiddellijk de vruchten kon plukken van het gebruik van NetDocuments", legt Paul Hoffbrand, oprichter van het adviesbureau, uit. Humphreys voegt hieraan toe: "De kennis over NetDocuments is indrukwekkend en de relatie met NetDocuments levert ons bedrijf tastbare waarde op. Paul is in feite een zeer responsieve en energieke virtuele IT-directeur voor ons. Het is een goede match.

"De kennis van NetDocuments is indrukwekkend en de relatie met NetDocuments biedt ons bedrijf tastbare waarde. Hoffbrand is in feite een zeer responsieve en energieke virtuele IT-directeur voor ons. Het is een goede match."

Henry Humphreys, Managing Partner, Humphreys Law

Belangrijkste resultaten

Humphreys Law beheert documenten en e-mails nu veilig en eenvoudig in de cloud, zonder extra serverhardware en onderhoud. "We slaan nu alle bedrijfsgerelateerde documenten en e-mails op in NetDocuments en hebben de overstap van OneDrive vrijwel onmiddellijk voltooid."

Het behandelen van documenten en e-mails als bedrijfsmiddelen en het prioriteren van beheer en governance heeft verstrekkende voordelen opgeleverd. Met NetDocuments beschikt Humphreys Law over informatiebeheer en controle over waardevolle bedrijfsmiddelen. Humphreys kan nieuwe opdrachten aannemen in de wetenschap dat klantgegevens veilig zijn opgeslagen in een risicovrij en betrouwbaar cloud-systeem. "Door de manier waarop iedereen met een dossier werkt te standaardiseren, ondersteunt NetDocuments onze ambitieuze plannen en handhaaft het onze hoge normen voor klantenservice door onze documenten en e-mails efficiënt te beheren."

Het bedrijf behandelt een breed scala aan transacties met een hoge waarde, maar wat niet verandert, is dat iedereen tegelijkertijd over dezelfde informatie moet beschikken. "Het bedrijf kan het risico niet nemen om een systeem te gebruiken dat niet echt gericht is op documentbeheer. Met e-mail bijvoorbeeld zorgt de NetDocuments-plug-in ervoor dat alles tegelijkertijd zichtbaar is, zodat we niet afhankelijk zijn van cc. Voor ons kan elke e-mail superbelangrijk zijn – we moeten ze allemaal binnen handbereik hebben."

Humphreys zegt dat gebruiksvriendelijkheid essentieel is: "Zullen advocaten het gebruiken? Het voordeel van flexibel werken is dat iedereen op dezelfde manier moet werken volgens een gemeenschappelijke methodologie, zodat alle transacties er hetzelfde uitzien. Software moet zo eenvoudig zijn dat mensen het gewoon gebruiken." Humphreys noemt de cabinetfunctionaliteit van NetDocuments als voorbeeld: "Dankzij de cabinetfunctie kunnen we onze deals indelen, zodat mensen van alle niveaus heel gemakkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben."

Flexibiliteit is een must

"De advocatuur heeft een slechte reputatie vanwege de gekke werktijden. Dat komt deels doordat je op een plek moet zijn waar je toegang hebt tot de gegevens, dus als dat betekent dat je in een bepaald gebouw moet zijn, dan moet je daar ook blijven. Met mobiele apparaten kun je overal werken", en Humphrey legt uit dat dit bij het kantoor ook echt zo is. Het team kan volledig op afstand werken: "Het is heel erg flexibel. Iedereen heeft een laptop en wordt aangemoedigd om te werken op een manier die bij hen past." Als het gaat om de veiligheid van werken in de cloud, is Humphreys pragmatisch: "Ik denk dat zelfs de juridische sector zich te veel zorgen maakt over de cloud. Kantoren weten dat het beter kan. Klanten willen echter wel begrijpen hoe je te werk gaat, dus software met de hoogste normen helpt daarbij."

Hoewel hij toegeeft dat het veel gemakkelijker is om innovaties en nieuwe technologieën te omarmen wanneer je helemaal vanaf nul begint, is het voor alle bedrijven een noodzaak. "Steeds vaker zijn de echt slimme afgestudeerden op zoek naar omgevingen waar ze flexibel kunnen werken." Het gaat niet alleen om productiviteit, maar ook om het aantrekken en behouden van talent. "We willen het beste talent aantrekken, en als je daar dan de beste tools aan toevoegt, heb je een concurrentievoordeel.

"Steeds vaker zoeken de echt slimme afgestudeerden naar omgevingen waar ze flexibel kunnen werken. We willen het beste talent aantrekken, en als je daar dan ook nog eens de beste tools aan toevoegt, heb je een concurrentievoordeel."

Henry Humphreys, Managing Partner, Humphreys Law

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.