NetDocuments e Hoffbrand Consulting sostengono un nuovo modo di lavorare presso lo studio legale Humphreys.

Humphreys Law è uno studio legale boutique specializzato in diritto delle tecnologie e dei media, fondato nel 2017 per offrire un’alternativa specialistica agli studi legali d’élite della City. Aziende di ogni dimensione e investitori di ogni tipo si rivolgono a loro per operazioni di grande rilevanza e progetti complessi. Gli esperti di ricerca e analisi di PitchBook hanno classificato Humphreys Law tra i primi 20 consulenti legali europei del 2018, collocando questi nuovi arrivati a pieno titolo tra le realtà di spicco del settore.

“Credo che anche il settore legale sia troppo preoccupato riguardo al cloud. Gli studi sanno che le cose potrebbero andare meglio. I clienti, però, vogliono capire come lavorate – quindi disporre di un software che rispetti gli standard più elevati aiuta in questo senso.”

Henry Humphreys, socio amministratore, Humphreys Law

Gestione di documenti ed e-mail

In soli due anni, Humphreys Law ha registrato una crescita straordinaria, arrivando a contare un team di 18 persone e affermandosi come uno studio legale dinamico e all’avanguardia, con una filosofia orientata alla tecnologia.

Fin dall’inizio, il socio amministratore Henry Humphreys sapeva che la tecnologia cloud avrebbe potuto aiutare un piccolo team di avvocati di prim’ordine a competere con studi legali molto più grandi e di lunga tradizione, ancora alle prese con sistemi legacy obsoleti e poco flessibili: «Volevamo che tutto fosse pronto in fretta, senza dover inserire nel piano aziendale i costi di un team interno per far funzionare il tutto. Il software nel cloud è stato fondamentale a tal fine».

Perché un sistema di gestione dei documenti?

Per l'archiviazione dei documenti, Humphreys Law ha inizialmente utilizzato Microsoft Office 365, compreso l'accesso a OneDrive for Business. Sono state create delle cartelle in base alle esigenze, ma non appena il team ha iniziato a crescere si è reso necessario un sistema di gestione dei documenti legali appositamente progettato.

Henry Humphreys sapeva che doveva implementare una soluzione di gestione dei documenti all’avanguardia: «I grandi studi legali per cui avevo lavorato in precedenza utilizzavano software in esecuzione sui propri server, gestito direttamente dai loro team legali. Sapevo di volere un sistema di gestione dei documenti basato sulla tecnologia cloud».

L’impegno dello studio nel creare un ambiente flessibile per i propri dipendenti, pur continuando a offrire ai clienti una consulenza all’avanguardia e di prim’ordine con la rapidità richiesta, ha determinato una serie di altri requisiti indispensabili per la piattaforma: «Oltre al cloud, avevamo bisogno anche di una sicurezza intrinseca per documenti ed e-mail. Accesso a pratiche in rapida evoluzione ovunque e da qualsiasi dispositivo, alta disponibilità e, naturalmente, costi di acquisto e implementazione competitivi».

Analizzando il mercato, è emerso chiaramente che NetDocuments offriva il servizio più adatto allo studio: «Abbiamo preso in considerazione iManage come alternativa, ma avevano lanciato la loro offerta basata sul cloud solo di recente. Come azienda, non hanno sviluppato il loro software nel cloud partendo da zero, come invece ha fatto NetDocuments, quindi mi sono presto messo in contatto con Paul Hoffbrand e NetDocuments».

«Il presupposto fondamentale per lavorare in modo flessibile è che tutti debbano operare in modo coerente, utilizzando una metodologia comune, affinché tutte le transazioni abbiano lo stesso aspetto. Il software deve essere così intuitivo che le persone lo utilizzino senza pensarci.»

Henry Humphreys, socio amministratore, Humphreys Law

Approccio dei partner

Humphreys ha collaborato con Hoffbrand Consulting, partner di consulenza certificato, e apprezza questo modello: «Ho uno studio da gestire e non vogliamo dover assumere un team IT interno. Hoffbrand Consulting ci ha fornito un servizio di altissimo livello, non solo nella fase di configurazione, ma anche con un supporto continuo per il nostro utilizzo sempre più sofisticato del software NetDocuments», spiega Humphreys. Ciò significa anche che lo studio legale Humphreys può accogliere nuovi collaboratori sapendo che si sentiranno a proprio agio e trarranno beneficio dalla tecnologia in tempi rapidissimi, grazie all’interfaccia intuitiva e alla formazione online offerta da Hoffbrand Consulting.

Per ridurre al minimo i costi e consentire all’azienda di diventare operativa rapidamente, Hoffbrand Consulting ha optato per una configurazione semplice, pur integrando diverse esigenze specifiche: «Siamo stati a disposizione durante l’implementazione per fornire consulenza quando necessario. Tutti gli utenti sono stati formati, nei tempi previsti e nel rispetto del budget, utilizzando risorse online; ciò ha permesso all’azienda di iniziare immediatamente a trarre vantaggio dall’utilizzo di NetDocuments», spiega il fondatore della società di consulenza Paul Hoffbrand, mentre Humphreys aggiunge: «Il livello di competenza su NetDocuments è impressionante e il rapporto con NetDocuments apporta un valore tangibile alla nostra azienda. Paul è praticamente un direttore IT virtuale molto reattivo ed energico per noi. È una collaborazione perfetta».

“Il livello di competenza su NetDocuments è impressionante e la collaborazione con NetDocuments apporta un valore tangibile alla nostra azienda. Hoffbrand è, in sostanza, un direttore IT virtuale molto reattivo ed energico per noi. È una collaborazione perfetta.”

Henry Humphreys, socio amministratore, Humphreys Law

Risultati chiave

Humphreys Law ora gestisce documenti ed e-mail in modo sicuro e semplice nel cloud, senza necessità di hardware server aggiuntivo né di manutenzione: «Ora salviamo tutti i documenti e le e-mail aziendali su NetDocuments e abbiamo completato il passaggio da OneDrive quasi immediatamente».

Considerare i documenti e le e-mail come risorse e dare priorità alla loro gestione e governance ha portato benefici di vasta portata. Grazie all’implementazione di NetDocuments, Humphreys Law dispone ora di una governance delle informazioni e del controllo su risorse di grande valore. Humphreys può accettare nuovi incarichi con la certezza che i dati dei clienti siano archiviati in modo sicuro in un vero sistema cloud affidabile e privo di rischi: «Standardizzando il modo in cui tutti lavorano con un fascicolo, NetDocuments sostiene i nostri piani ambiziosi e mantiene i nostri elevati standard di servizio al cliente, gestendo in modo efficiente i nostri documenti e le nostre e-mail».

Lo studio si occupa di un’ampia gamma di operazioni di alto valore, ma ciò che non cambia è che tutti devono conoscere le stesse informazioni, nello stesso momento: «Lo studio non può rischiare di utilizzare un sistema che non sia realmente incentrato sulla gestione dei documenti». Ad esempio, con la posta elettronica, il plug-in di NetDocuments permette di avere tutto sotto controllo contemporaneamente, senza dover ricorrere al campo “cc”. Per noi, ogni singola e-mail potrebbe essere estremamente importante: dobbiamo averle tutte a portata di mano.”

Humphreys sostiene che l’usabilità sia fondamentale: «Gli avvocati lo useranno? Il compromesso per lavorare in modo flessibile è che tutti debbano operare in modo coerente, utilizzando una metodologia comune, in modo che tutte le transazioni abbiano lo stesso aspetto. Il software deve essere così intuitivo che le persone lo utilizzino senza pensarci.» Humphreys cita come esempio la funzionalità «cabinet» di NetDocuments: «La funzione “cabinet” ci permette di organizzare le nostre operazioni in modo che sia molto facile per le persone di ogni livello trovare le informazioni di cui hanno bisogno.»

La flessibilità è fondamentale

“Il settore legale ha una cattiva reputazione per gli orari folli. In parte ciò è dovuto al fatto che bisogna trovarsi dove è possibile accedere ai dati; quindi, se questo significa essere in un edificio specifico, significa che bisogna restare lì. Con il mobile si può lavorare da qualsiasi luogo”, e Humphrey spiega che questa è una realtà all’interno dello studio. Il team può lavorare interamente da remoto: “È molto, molto flessibile. Ognuno ha un portatile e si incoraggia attivamente a lavorare nel modo che più si addice a ciascuno». Quando si tratta della sicurezza legata al lavoro nel cloud, Humphreys è pragmatico: «Penso che anche il settore legale si preoccupi troppo del cloud. Gli studi sanno che le cose possono migliorare. I clienti, però, vogliono capire come si lavora – quindi disporre di software con gli standard più elevati aiuta in questo senso».

Pur ammettendo che sia molto più facile adottare innovazioni e nuove tecnologie quando si parte da zero, ritiene che ciò sia fondamentale per tutte le aziende. «Sempre più spesso, i laureati davvero brillanti cercano ambienti in cui poter lavorare in modo flessibile». Non si tratta solo di produttività, ma anche di acquisizione e fidelizzazione dei talenti: «Vogliamo reclutare i migliori talenti; poi, se a questi si aggiungono gli strumenti migliori, ecco il vantaggio competitivo».

«Sempre più spesso, i laureati più brillanti cercano ambienti in cui poter lavorare in modo flessibile. Vogliamo assumere i migliori talenti e, se a questo si aggiungono gli strumenti migliori, ecco il vantaggio competitivo».

Henry Humphreys, socio amministratore, Humphreys Law

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