NetDocuments og Hoffbrand Consulting støtter en ny måte å jobbe på hos Humphreys Law.

Humphreys Law er et boutique-advokatfirma innen teknologi og media, etablert i 2017 for å tilby et spesialisert alternativ til elitefirmaer i storbyen. Selskaper i alle størrelser og investorer av alle slag kommer til dem for transaksjoner med høy innsats og komplekse prosjekter. Forsknings- og analysespesialistene PitchBook rangerte Humphreys Law blant de 20 beste europeiske juridiske rådgiverne for 2018, og plasserte nykommerne blant de fremtredende selskapene.

«Jeg tror selv den juridiske sektoren er overbekymret for skyen. Firmaer vet at ting kan bli bedre. Klientene ønsker imidlertid å forstå hvordan du gjør ting – så det å ha programvare med de høyeste standardene hjelper med det.»

Henry Humphreys, administrerende partner, Humphreys Law

Kontroll over dokumenter og e-poster

På bare to år har Humphreys Law opplevd enorm vekst, og har nå et team på 18 personer, og blitt kjent som et fremtidsrettet og dynamisk advokatfirma med en teknologisk etos som matcher.

Helt fra starten av visste administrerende partner Henry Humphreys at skyteknologi kunne hjelpe et lite team av A+ advokater med å konkurrere med mye større og veletablerte advokatfirmaer som fortsatt var i ferd med å komme seg ut av klumpete, eldre systemer. «Vi ønsket at alt skulle settes opp raskt uten å måtte skrive inn utgiftene til et internt team i forretningsplanen for å få det til å fungere. Programvare i skyen var nøkkelen til det.»

Hvorfor et dokumenthåndteringssystem?

For dokumentlagring brukte Humphreys Law Microsoft Office 365, inkludert tilgang til OneDrive for Business, for å komme i gang. Mapper ble satt opp i henhold til kravene, men så snart teamet begynte å utvikle seg, var det behov for et spesialbygd system for juridisk dokumenthåndtering.

Henry Humphreys visste at han måtte få på plass beste praksis for dokumenthåndtering. «De store firmaene jeg hadde jobbet med før brukte programvare som kjørte på sine egne servere. Programvare som var kuratert av deres egne juridiske team. Jeg visste at jeg ønsket dokumenthåndtering og skyteknologi.»

Firmaets forpliktelse til å bygge et fleksibelt miljø for sine ansatte, og samtidig tilby kundene sine førsteklasses, banebrytende rådgivning i tide, dikterte en rekke andre viktige elementer for plattformen: «Utover skyen trengte vi også innebygd dokument- og e-postsikkerhet. Tilgang til raske saker hvor som helst, fra hvilken som helst enhet, høy tilgjengelighet og selvfølgelig konkurransedyktige kjøps- og implementeringskostnader.»

Da jeg gjennomgikk markedet, ble det tydelig at NetDocuments leverte den tjenesten som passet best for firmaet. «Vi vurderte iManage, men de hadde nylig lansert sitt skybaserte tilbud. Som bedrift har de ikke bygget programvaren sin i skyen fra grunnen av, slik tilfellet er med NetDocuments, så jeg snakket snart med Paul Hoffbrand og NetDocuments.»

«Motparten av å jobbe fleksibelt er at alle må jobbe konsekvent med en felles metode, slik at alle transaksjoner ser like ut. Programvare må være så enkel at folk bare bruker den.»

Henry Humphreys, administrerende partner, Humphreys Law

Partnertilnærming

Humphreys jobbet med den sertifiserte konsulentpartneren Hoffbrand Consulting og verdsetter denne modellen: «Jeg har et firma å drive, og vi ønsker ikke å måtte ansette et internt IT-team. Hoffbrand Consulting ga oss et utrolig høyt servicenivå, ikke bare med oppsettet, men også med kontinuerlig støtte for vår stadig mer sofistikerte bruk av NetDocuments-programvaren», forklarer Humphreys. Det betyr også at Humphreys Law kan ønske nye ansatte velkommen til firmaet med vissheten om at de vil føle seg komfortable og dra nytte av teknologien veldig raskt takket være det brukervennlige grensesnittet og nettbasert opplæring fra Hoffbrand Consulting.

For å minimere kostnadene og gjøre det mulig for firmaet å komme raskt i gang, startet Hoffbrand Consulting med en enkel konfigurasjon, samtidig som de innlemmet flere spesifikke krav. «Vi var tilgjengelige under implementeringen for å gi råd etter behov. Alle brukere ble opplært, i tide og innenfor budsjettet ved hjelp av nettressurser, noe som betydde at firmaet begynte å høste fordelene ved å bruke NetDocuments umiddelbart», forklarer konsulentfirmaets grunnlegger Paul Hoffbrand. Humphreys legger til: «Kunnskapsnivået rundt NetDocuments er imponerende, og forholdet til NetDocuments gir konkret verdi for firmaet vårt. Paul er i utgangspunktet en veldig responsiv og energisk virtuell IT-direktør for oss. Det passer godt.»

«Kunnskapsnivået rundt NetDocuments er imponerende, og forholdet til NetDocuments gir konkret verdi til firmaet vårt. Hoffbrand er i bunn og grunn en veldig responsiv og energisk virtuell IT-direktør for oss. Det passer godt.»

Henry Humphreys, administrerende partner, Humphreys Law

Viktige resultater

Humphreys Law administrerer nå dokumenter og e-poster sikkert og enkelt i skyen, uten ytterligere krav til servermaskinvare og vedlikehold. «Vi lagrer nå alle forretningsrelaterte dokumenter og e-poster i NetDocuments og fullførte overgangen bort fra OneDrive nesten umiddelbart.»

Å behandle dokumenter og e-poster som eiendeler og prioritere administrasjon og styring har gitt vidtrekkende fordeler. Med NetDocuments på plass har Humphreys Law informasjonsstyring og kontroll over verdifulle eiendeler. Humphreys kan ta på seg nye oppdrag med vissheten om at klientdata lagres trygt i et risikofritt og pålitelig ekte skysystem. «Ved å standardisere måten alle jobber med en saksmappe på, støtter NetDocuments våre ambisiøse planer og opprettholder våre høye standarder for kundeservice ved å effektivt administrere dokumentene og e-postene våre.»

Firmaet håndterer et bredt spekter av transaksjoner med høy verdi, men det som ikke endrer seg er at alle trenger å vite den samme informasjonen, samtidig. «Firmaet kan ikke risikere å bruke et system som ikke egentlig fokuserer på dokumenthåndtering. For eksempel, med e-post, gjør NetDocuments-pluginen at alt er synlig, samtidig som vi ikke trenger å stole på kopi. For oss kan enhver e-post være superviktig – vi må ha dem alle lett tilgjengelige.»

Humphreys sier at brukervennlighet er nøkkelen. «Vil advokater bruke det? Gjengjeldelsen av å jobbe fleksibelt er at alle må jobbe konsekvent med en felles metode, slik at alle transaksjoner ser like ut. Programvaren må være så enkel at folk bare bruker den.» Humphreys nevner NetDocuments-kabinettfunksjonaliteten som et eksempel. «Kabinetfunksjonen betyr at vi kan dele opp avtalene våre, slik at det er veldig enkelt for folk på alle nivåer å finne informasjonen de trenger.»

Fleksibilitet et must

«Juridikken får et dårlig rykte for vanvittige timer. En del av det er fordi du må være et sted hvor du har tilgang til dataene, så hvis det betyr å være i en bestemt bygning, betyr det at du må være der. Med mobil kan du jobbe hvor som helst», og Humphrey forklarer at dette er en realitet i firmaet. Teamet kan jobbe helt eksternt. «Det er veldig, veldig fleksibelt. Alle har en bærbar PC, og det oppmuntres positivt til å jobbe på en måte som passer dem.» Når det gjelder sikkerhet rundt arbeid i skyen, er Humphreys pragmatisk. «Jeg tror selv den juridiske sektoren har gått over bekymringene sine for skyen. Firmaer vet at ting kan bli bedre. Klienter ønsker imidlertid å forstå hvordan dere gjør ting – så det å ha programvare med de høyeste standardene hjelper med det.»

Selv om han innrømmer at det er mye enklere å omfavne innovasjoner og ny teknologi når man starter helt fra bunnen av, er det et avgjørende krav for alle bedrifter. «I økende grad ser de virkelig smarte nyutdannede etter miljøer der de kan jobbe fleksibelt.» Det handler ikke bare om produktivitet, det handler om å rekruttere og beholde talenter. «Vi ønsker å rekruttere de beste talentene, og når du legger til de beste verktøyene – det er ditt konkurransefortrinn.»

«I økende grad ser de virkelig smarte nyutdannede etter miljøer der de kan jobbe fleksibelt. Vi ønsker å rekruttere de beste talentene, og når du legger til de beste verktøyene – det er ditt konkurransefortrinn.»

Henry Humphreys, administrerende partner, Humphreys Law

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.