NetDocuments och Hoffbrand Consulting stöder ett nytt sätt att arbeta på Humphreys Law.

Humphreys Law är en nischad advokatbyrå specialiserad på teknik- och mediarätt, som bildades 2017 för att erbjuda ett specialiserat alternativ till de exklusiva advokatbyråerna i City. Företag i alla storlekar och investerare av alla slag vänder sig till dem för transaktioner med höga insatser och komplexa projekt. Forsknings- och analysspecialisterna PitchBook rankade Humphreys Law bland de 20 bästa europeiska juridiska rådgivarna för 2018, vilket placerade nykomlingarna i ett ansett sällskap.

”Jag tror att även den juridiska sektorn är överdrivet orolig för molnet. Företagen vet att saker och ting kan bli bättre. Kunderna vill dock förstå hur man arbetar – därför är det bra att ha programvara med högsta möjliga standard.”

Henry Humphreys, verkställande partner, Humphreys Law

Kontrollera dokument och e-postmeddelanden

På bara två år har Humphreys Law upplevt en enorm tillväxt, vuxit till ett team på 18 personer och blivit känt som en framåtblickande och dynamisk advokatbyrå med en teknikfilosofi som matchar.

Redan från början insåg den verkställande delägaren Henry Humphreys att molntekniken kunde hjälpa ett litet team av förstklassiga advokater att konkurrera med mycket större och väletablerade advokatbyråer som fortfarande kämpade med att frigöra sig från klumpiga äldre system. ”Vi ville få allt på plats snabbt utan att behöva lägga in kostnaderna för ett internt team i affärsplanen för att få det att fungera. Programvara i molnet var nyckeln till detta.”

Varför ett dokumenthanteringssystem?

För dokumentlagring använde Humphreys Law Microsoft Office 365, inklusive tillgång till OneDrive for Business, för att komma igång. Mappar skapades enligt behoven, men så snart teamet började växa behövdes ett specialbyggt system för hantering av juridiska dokument.

Henry Humphreys visste att han behövde införa en dokumenthantering som följde bästa praxis: ”De stora företag jag hade arbetat för tidigare använde programvara som kördes på deras egna servrar. Programvara som hade utvecklats av deras egna juridiska team. Jag visste att jag ville ha dokumenthantering och molnteknik.”

Företagets åtagande att skapa en flexibel miljö för sina anställda och samtidigt erbjuda sina kunder förstklassig, banbrytande rådgivning i högt tempo ställde en rad andra krav på plattformen: ”Utöver molntjänster behövde vi också inbyggd dokument- och e-postsäkerhet. Tillgång till snabbt föränderliga ärenden var som helst, från vilken enhet som helst, hög tillgänglighet och naturligtvis konkurrenskraftiga inköps- och implementeringskostnader.”

Efter att ha granskat marknaden stod det klart att NetDocuments erbjöd den tjänst som passade företaget bäst. ”Vi övervägde iManage, men de hade precis lanserat sin molnbaserade tjänst. Som företag har de inte byggt sin programvara i molnet från grunden, vilket NetDocuments har gjort, så jag tog snart kontakt med Paul Hoffbrand och NetDocuments.”

”Kvittot för att arbeta flexibelt är att alla måste arbeta konsekvent med en gemensam metodik så att alla transaktioner ser likadana ut. Programvaran måste vara så enkel att folk bara använder den.”

Henry Humphreys, verkställande partner, Humphreys Law

Partnerstrategi

Humphreys samarbetade med den certifierade konsultpartnern Hoffbrand Consulting och uppskattar denna modell: ”Jag har ett företag att sköta och vi vill inte behöva anställa ett internt IT-team. Hoffbrand Consulting har gett oss en otroligt hög servicenivå, inte bara med installationen utan också med kontinuerlig support för vår alltmer sofistikerade användning av NetDocuments-programvaran”, förklarar Humphreys. Det innebär också att Humphreys Law kan välkomna nya medarbetare till företaget med vetskapen om att de kommer att känna sig bekväma och dra nytta av tekniken mycket snabbt tack vare det användarvänliga gränssnittet och onlineutbildningen från Hoffbrand Consulting.

För att minimera kostnaderna och göra det möjligt för företaget att komma igång snabbt började Hoffbrand Consulting med en enkel konfiguration, samtidigt som man införlivade flera specifika krav. ”Vi fanns till hands under implementeringen för att ge råd vid behov. Alla användare utbildades i tid och inom budget med hjälp av online-resurser, vilket innebar att företaget omedelbart kunde börja dra nytta av fördelarna med NetDocuments”, förklarar konsultföretagets grundare Paul Hoffbrand. Humphreys tillägger: ”Kunskapsnivån om NetDocuments är imponerande och relationen med NetDocuments ger vårt företag ett konkret mervärde. Paul är i grunden en mycket lyhörd och energisk virtuell IT-chef för oss. Det passar oss bra.

”Kunskapsnivån kring NetDocuments är imponerande och relationen med NetDocuments ger vårt företag ett konkret mervärde. Hoffbrand är i grunden en mycket lyhörd och energisk virtuell IT-chef för oss. Det passar oss mycket bra.”

Henry Humphreys, verkställande partner, Humphreys Law

Viktiga resultat

Humphreys Law hanterar nu dokument och e-post på ett säkert och enkelt sätt i molnet, utan ytterligare krav på serverhårdvara och underhåll. ”Vi sparar nu alla affärsrelaterade dokument och e-postmeddelanden i NetDocuments och har nästan omedelbart slutfört övergången från OneDrive.”

Att behandla dokument och e-postmeddelanden som tillgångar och prioritera hantering och styrning har gett långtgående fördelar. Med NetDocuments på plats har Humphreys Law informationsstyrning och kontroll över värdefulla tillgångar. Humphreys kan ta sig an nya uppdrag med vetskapen om att kunddata lagras säkert i ett riskfritt och pålitligt molnsystem. ”Genom att standardisera hur alla arbetar med ärendefiler stöder NetDocuments våra ambitiösa planer och upprätthåller våra höga kundservicestandarder genom att effektivt hantera våra dokument och e-postmeddelanden.”

Företaget hanterar ett brett spektrum av transaktioner med högt värde, men det som inte förändras är att alla behöver ha tillgång till samma information samtidigt. ”Företaget kan inte riskera att använda ett system som inte är riktigt inriktat på dokumenthantering. Med e-post, till exempel, gör NetDocuments-plugin-programmet att allt blir synligt samtidigt, och vi behöver inte förlita oss på cc. För oss kan varje enskild e-post vara oerhört viktig – vi måste ha alla till hands.”

Humphreys säger att användbarhet är nyckeln: ”Kommer advokaterna att använda det? Fördelen med att arbeta flexibelt är att alla måste arbeta konsekvent med en gemensam metodik så att alla transaktioner ser likadana ut. Programvaran måste vara så enkel att folk bara använder den.” Humphreys nämner NetDocuments kabinettfunktion som ett exempel: ”Kabinettfunktionen innebär att vi kan dela upp våra affärer så att det blir mycket enkelt för personer på alla nivåer att hitta den information de behöver.”

Flexibilitet är ett måste

”Juridik har ett dåligt rykte för sina galna arbetstider. Det beror delvis på att man måste befinna sig där man har tillgång till data, så om det innebär att man måste vara i en viss byggnad måste man stanna där. Med mobila enheter kan man arbeta varifrån som helst”, och Humphrey förklarar att detta är verkligheten på byrån. Teamet kan arbeta helt på distans. ”Det är väldigt, väldigt flexibelt. Alla har en bärbar dator och man uppmuntras att arbeta på ett sätt som passar dem.” När det gäller säkerheten kring att arbeta i molnet är Humphreys pragmatisk: ”Jag tror att även den juridiska sektorn oroar sig för mycket för molnet. Byråerna vet att saker och ting kan bli bättre. Kunderna vill dock förstå hur man arbetar – så att ha programvara med högsta möjliga standard hjälper till med det.”

Han medger att det är mycket lättare att ta till sig innovationer och ny teknik när man startar från noll, men det är ett måste för alla företag. ”Allt fler riktigt smarta akademiker söker sig till miljöer där de kan arbeta flexibelt.” Det handlar inte bara om produktivitet, utan också om att attrahera och behålla talanger. ”Vi vill rekrytera de bästa talangerna, och när man sedan lägger till de bästa verktygen får man en konkurrensfördel.

”Allt fler riktigt smarta akademiker söker sig till miljöer där de kan arbeta flexibelt. Vi vill rekrytera de bästa talangerna, och när man sedan lägger till de bästa verktygen – då har man en konkurrensfördel.”

Henry Humphreys, verkställande partner, Humphreys Law

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.