A NetDocuments e a Hoffbrand Consulting apoiam uma nova maneira de trabalhar na Humphreys Law.

A Humphreys Law é um escritório de advocacia boutique de tecnologia e mídia, formado em 2017 para oferecer uma alternativa especializada aos escritórios de elite da cidade. Empresas de todos os portes e investidores de todos os tipos recorrem a eles em transações de alto risco e projetos complexos. A PitchBook, especialista em pesquisa e análise, classificou a Humphreys Law entre os 20 melhores consultores jurídicos europeus em 2018, colocando os recém-chegados firmemente entre empresas de destaque.

"Acho que até mesmo o setor jurídico está preocupado demais com a nuvem. As empresas sabem que as coisas podem ser melhores. No entanto, os clientes querem entender como o você faz as coisas, portanto, ter um software com os mais altos padrões de classificação ajuda nisso."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Controle de documentos e e-mails

Em apenas dois anos, a Humphreys Law teve um crescimento tremendo, aumentando para uma equipe de 18 pessoas e tornando-se conhecida como um escritório de advocacia dinâmico e com visão de futuro, com um ethos de tecnologia que combina com ele.

Desde o início, o sócio-gerente Henry Humphreys sabia que a tecnologia de nuvem poderia ajudar uma pequena equipe de advogados A+ a competir com escritórios de advocacia muito maiores e estabelecidos há muito tempo, que ainda estavam se desvencilhando de sistemas legados desajeitados. O software na nuvem foi fundamental para isso."

Por que um sistema de gerenciamento de documentos?

Para o armazenamento de documentos, a Humphreys Law usou o Microsoft Office 365, incluindo o acesso ao OneDrive for Business, para começar. As pastas foram configuradas de acordo com os requisitos, mas, assim que a equipe começou a crescer, foi necessário um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos específico.

Henry Humphreys sabia que precisava implementar as melhores práticas de gerenciamento de documentos: "As grandes empresas com as quais eu havia trabalhado antes usavam software em seus próprios servidores. Softwares que eram selecionados por suas próprias equipes jurídicas. Eu sabia que queria gerenciamento de documentos e tecnologia de nuvem."

O compromisso da empresa em criar um ambiente flexível para seus funcionários e, ainda assim, oferecer a seus clientes uma consultoria de ponta e de primeira classe em um ritmo acelerado, ditou uma série de outros requisitos obrigatórios para a plataforma: "Além da nuvem, também precisávamos de segurança inerente para documentos e e-mails. Acesso a assuntos de rápida movimentação em qualquer lugar, de qualquer dispositivo, alta disponibilidade e, é claro, custos competitivos de compra e implementação."

Ao analisar o mercado, ficou claro que a NetDocuments oferecia o serviço mais adequado para a empresa: "Consideramos a iManage, mas eles só recentemente lançaram sua oferta baseada na nuvem. Como empresa, eles não desenvolveram seu software na nuvem desde o início, como é o caso da NetDocuments, então logo falei com Paul Hoffbrand e com a NetDocuments."

"A contrapartida de trabalhar com flexibilidade é que todos precisam trabalhar de forma consistente usando uma metodologia comum para que as transações tenham a mesma aparência. O software precisa ser tão fácil que as pessoas simplesmente o usem."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Abordagem de parceiros

Humphreys trabalhou com a Hoffbrand Consulting, parceira de consultoria certificada, e valoriza esse modelo: "Tenho uma empresa para administrar e não queremos ter que contratar uma equipe de TI interna. A Hoffbrand Consulting nos forneceu um nível de serviço incrivelmente alto, não apenas com a configuração, mas também com o suporte contínuo para o uso cada vez mais sofisticado do software NetDocuments", explica Humphreys. Isso também significa que a Humphreys Law pode receber novos membros da equipe na empresa com a certeza de que eles se sentirão confortáveis e se beneficiarão da tecnologia muito rapidamente, graças à interface amigável e ao treinamento on-line da Hoffbrand Consulting.

Para minimizar os custos e permitir que a empresa começasse a trabalhar rapidamente, a Hoffbrand Consulting começou com uma configuração simples, mas incorporou vários requisitos específicos. Todos os usuários foram treinados, dentro do prazo e do orçamento, usando recursos on-line, o que fez com que a empresa começasse a colher os benefícios do uso do NetDocuments imediatamente", explica o fundador da consultoria, Paul Hoffbrand, e Humphreys acrescenta: "O nível de conhecimento sobre o NetDocuments é impressionante e o relacionamento com a NetDocuments proporciona um valor tangível à nossa empresa. Paul é basicamente um diretor de TI virtual muito ágil e enérgico para nós. É um bom ajuste.

"O nível de conhecimento sobre a NetDocuments é impressionante e o relacionamento com a NetDocuments proporciona um valor tangível para nossa empresa. A Hoffbrand é basicamente um diretor de TI virtual muito ágil e enérgico para nós. É um bom ajuste".

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

Principais resultados

A Humphreys Law agora gerencia documentos e e-mails de forma segura e fácil na nuvem, sem requisitos adicionais de hardware de servidor e manutenção. "Agora estamos salvando todos os documentos e e-mails relacionados aos negócios no NetDocuments e concluímos a mudança do OneDrive quase imediatamente."

Tratar documentos e e-mails como ativos e fazer do gerenciamento e da governança uma prioridade trouxe benefícios de longo alcance. Com a implementação do NetDocuments, a Humphreys Law tem governança de informações e controle de ativos valiosos. A Humphreys pode fazer novos negócios sabendo que os dados dos clientes estão armazenados com segurança em um sistema de nuvem confiável e sem riscos. "Ao padronizar a maneira como todos trabalham com um arquivo de assunto, o NetDocuments apoia nossos planos ambiciosos e mantém nossos altos padrões de atendimento ao cliente, gerenciando com eficiência nossos documentos e e-mails."

A empresa lida com uma ampla gama de transações de alto valor, mas o que não muda é que todos precisam saber as mesmas informações, ao mesmo tempo. "A empresa não pode se arriscar a usar um sistema que não seja realmente voltado para o gerenciamento de documentos. Por exemplo, com o e-mail, o plug-in do NetDocuments permite que tudo fique visível e, ao mesmo tempo, não precisamos depender de cc. Para nós, um único e-mail pode ser muito importante - precisamos tê-los todos ao nosso alcance."

Humphreys diz que a usabilidade é fundamental: "Os advogados vão usá-la? A contrapartida de trabalhar com flexibilidade é que todos precisam trabalhar de forma consistente usando uma metodologia comum para que todas as transações tenham a mesma aparência. O software precisa ser tão fácil que as pessoas simplesmente o utilizem". Humphreys cita a funcionalidade de gabinete do NetDocuments como exemplo: "O recurso de gabinete significa que podemos dividir nossas transações de modo que seja muito fácil para pessoas de todos os níveis encontrarem as informações de que precisam."

A flexibilidade é imprescindível

"O Direito tem uma reputação ruim por causa das horas malucas. Parte disso se deve ao fato de que o você precisa estar onde pode acessar os dados, portanto, se isso significa estar em um prédio específico, significa que o você tem que ficar lá. Com o celular, o você pode trabalhar de qualquer lugar", e Humphrey explica que isso é uma realidade na empresa. A equipe pode ser totalmente remota: "É muito, muito flexível. Todos têm um laptop e o trabalho da maneira que lhes convém é incentivado de forma positiva." Ao considerar a segurança em relação ao trabalho na nuvem, Humphreys é pragmático: "Acho que até mesmo o setor jurídico já não se preocupa mais com a nuvem. As empresas sabem que as coisas podem ser melhores. No entanto, os clientes querem entender como o você faz as coisas, portanto, ter um software com os mais altos padrões ajuda nisso."

Embora ele admita que é muito mais fácil adotar inovações e novas tecnologias quando se está começando do zero, isso é um imperativo para todas as empresas. "Cada vez mais, os graduados realmente inteligentes estão procurando ambientes onde possam trabalhar de forma flexível." Não se trata apenas de produtividade, mas também de aquisição e retenção de talentos: "Queremos recrutar os melhores talentos e, quando o você acrescenta as melhores ferramentas, essa é a sua vantagem competitiva.

"Cada vez mais, os graduados realmente inteligentes estão procurando ambientes onde possam trabalhar de forma flexível. Queremos recrutar os melhores talentos, então, quando o você adiciona as melhores ferramentas - essa é a sua vantagem competitiva."

Henry Humphreys, sócio-gerente, Humphreys Law

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