Å jobbe i en juridisk avdeling i en bedrift krever en hårfin balansegang mellom å betjene behovene til forretningsteamene dine internt og å håndtere arbeidet som er outsourcet til advokatfirmaer. Hvordan dette struktureres og håndteres er unikt for hvert selskap og varierer sterkt basert på bedriftens unike behov, bransje, bedriftens størrelse, tilgjengeligheten av IT-støtte, tilgjengelige teknologiske verktøy, samt teamets størrelse og ferdighetene til personene som jobber i den juridiske avdelingen.

Men mange automatiseringsløsninger bruker en universalløsning som gjør det vanskelig for juridiske team å raskt, om i det hele tatt, realisere den maksimale verdien av automatisering. Derfor er det viktig å finne et verktøy for dokument- og arbeidsflytautomatisering som er bygget for å gjøre prosessen med å automatisere den juridiske avdelingen så enkel som mulig.

Hva du skal se etter i en automatiseringsløsning

Det riktige automatiseringsverktøyet kan hjelpe teamet ditt med å øke effektiviteten, redusere feil og eliminere behovet for å fylle ut den samme informasjonen manuelt på tvers av flere dokumenter eller på forskjellige steder. Selv om det finnes mange gode automatiseringsverktøy der ute, er ikke alle egnet til å håndtere det store volumet av dokumentoppretting, det sofistikerte nivået av logikk eller sikkerhetsnivået som juridiske team trenger. Her er noen viktige funksjoner å se etter når du velger automatiseringsverktøy:

• Fungerer med eksisterende skjemaer og maler
• Lar deg bygge dine egne tilpassede arbeidsflyter
• Støtter både Word- og PDF-skjemaer
• Bruker utvikling med lite eller ingen kode, slik at du ikke trenger å vente på at en tredjepart skal utvikle for deg
• Kompliserer ikke automatiseringsprosessen for mye
• Har innebygde verktøy som gjør det enkelt å innlemme juridisk logikk
• Knytter seg til de andre teknologiske verktøyene du allerede bruker hver dag
• Bidrar til å oppfylle dine behov og krav innen datasikkerhet, samsvar og styring

Start din automatiseringsreise

Det ideelle stedet å starte automatiseringsreisen din er med oppgaver som er svært repeterende og har lav kompleksitet, slik at du kan avlaste noe av arbeidet ditt og la teamet ditt fokusere mer på arbeid med høy verdi eller å administrere arbeidet til eksterne rådgivere.

Uansett hvilken bransje du er i eller størrelsen på avdelingen din, kan innsamling av juridiske forespørsler og utarbeidelse av enkle juridiske dokumenter som ansettelsesavtaler og taushetserklæringer være lettvinte.

Tenk deg hvor annerledes dagen din ville sett ut hvis forretningsinteressentene hadde en selvbetjeningsløsning for å produsere disse enkle dokumentene. Og teamet ditt kunne overvåke prosessen i stedet for å prøve å håndtere innkommende forespørsler via e-post.

Potensielle automatiseringer for juridiske avdelinger

Mulighetene for automatisering virker uendelige. Her er noen konkrete eksempler på hvordan din juridiske avdeling kan optimalisere driften ved hjelp av automatisering.

Inntak av forespørsler: Mange juridiske avdelinger i bedrifter bruker for mye tid på å håndtere forespørsler om problemvurdering, dokumentgjennomgang eller -oppretting, eller utallige andre arbeidsforespørsler, vanligvis via e-post, hver dag. Det er tungvint og ineffektivt. Med automatisering kan du opprette en inntaksapp og arbeidsflyt for å få kontroll over kaoset. Fordelen er ikke bare tidsbesparelser på timer per uke, men en mer effektiv og gjennomtenkt prosess som hjelper deg med å håndtere interne forespørsler om juridisk arbeid bedre og bruke mer tid på å være lydhør for bedriftens behov.

Saksinntak: Som bedriftsadvokat kan du bli konfrontert med søksmål som vil resultere i at du manuelt oppretter et arbeidsområde og genererer responsive prosesskriv for å sikre at saken ble håndtert riktig. Bruk av en automatisert arbeidsflyt for inntak sikrer at ingen trinn blir oversett, saksarbeidsområder opprettes og responsive prosesskrivmaler genereres automatisk. Dette får deg raskere i gang og frigjør ansatte til å bruke mer tid på å svare på søksmålet i stedet for å gjøre administrativt arbeid.

Generering av taushetserklæringer: Juridiske avdelinger kan begynne å drukne i forespørsler om enkle taushetserklæringer når proprietær informasjon må deles med et hvilket som helst antall eksterne parter i virksomheten. Det kan være et mareritt å spore disse forespørslene og generere taushetserklæringene. Automatiseringsverktøy kan hjelpe deg med å bygge et selvbetjeningsnettsted der alle i virksomheten kan sende inn informasjonen sin og få de nødvendige dokumentene generert for gjennomgang av den juridiske avdelingen. Å ha alle dokumentene og informasjonen på ett sted vil gjøre det enkelt å spore forespørsler og gjøre nærmere gjennomganger i sjeldne tilfeller når det er nødvendig.

Arbeids- og ansettelsesrett: Som advokat innen arbeids- og ansettelsesrett kan du gjøre alt fra å generere raske taushetserklæringer og ansettelsesavtaler til å håndtere komplekse ansattkrav, arbeidsforhandlinger og rettstvister. Med automatisering kan du opprette nettbaserte inndatasystemer for å generere enklere dokumenter og samle inn elektroniske signaturer, slik at du kan bruke mer tid på kompliserte saker som krever et høyere nivå av spesialisert ekspertise. Forretningsteam er også fornøyde fordi de får raskere behandlingstider og en konsistent respons og et konsistent resultat hver gang.

Inntak av terminliste og generering av avtaledokumenter: Når det gjelder transaksjoner, kan du opprette en automatisering for inntak av terminliste og bruke disse inndataene til å fylle ut dokumenter automatisk. Dette gir deg et forsprang på prosessen, sparer tid og eliminerer potensielle feil.

Administrative funksjoner: Administrativt personale i juridisk avdeling og andre avdelinger bruker mye tid på å samle inn informasjon for de ulike tjenestene de tilbyr virksomheten. Automatiser disse arbeidsflytene slik at ansatte og advokater kan fylle ut nettskjemaer som automatisk sender inn tjenesteforespørsler eller fullføre dokumenter i enten Word- eller PDF-format.

Teamet ditt kan også bruke automatisering til personvernarbeid og fornyelse av kommersiell ansvarsforsikring, skatte- og bedriftsregistreringer og utallige andre prosesser som er unike for arbeidet ditt.

Store fordeler venter

Å levere overlegen service og verdi til dine forretningsinteressenter er kjernen i strategien og driften til bedriftens juridiske avdelinger. Automatisering kan hjelpe deg med å gjøre en 20-minutters manuell oppgave om til et enkelt klikk på en knapp, og det å vite hvor du skal begynne kan hjelpe deg i gang. Finn en løsning som passer behovene til ditt juridiske team, og takl deretter lavthengende frukter som inntak av juridiske arbeidsforespørsler og produksjon av enkle juridiske dokumenter. Disse suksessene vil frigjøre tid og bane vei for innovasjon og mer avansert automatisering som gir store fordeler for teamet ditt og virksomheten.

Med automatiseringsverktøyet PatternBuilder for juridiske dokumenter og arbeidsflyter fra NetDocuments skaper kraftig arvet sikkerhet og plattformfunksjoner, en rik innebygd dokumenthåndteringstilkobling og avansert juridisk automatisering en banebrytende arbeidsopplevelse for juridiske team i bedrifter.