Travailler dans un service juridique d'entreprise nécessite un équilibre délicat entre répondre aux besoins de vos équipes commerciales en interne et gérer le travail sous-traité à des cabinets d'avocats. La manière dont cela est structuré et géré est propre à chaque entreprise et varie considérablement en fonction des besoins spécifiques de l'activité, du secteur d'activité, de la taille de l'entreprise, de la disponibilité du support informatique, des outils technologiques disponibles, ainsi que de la taille de l'équipe et des compétences des personnes travaillant au sein du service juridique.

Cependant, de nombreuses solutions d'automatisation adoptent une approche unique qui empêche les équipes juridiques de tirer rapidement, voire jamais, le meilleur parti de l'automatisation. Il est donc important de trouver un outil d'automatisation des documents et des flux de travail conçu pour simplifier au maximum le processus d'automatisation de votre service juridique.

Ce qu'il faut rechercher dans une solution d'automatisation

Le bon outil d'automatisation peut aider votre équipe à gagner en efficacité, à réduire les erreurs et à éliminer la nécessité de remplir manuellement les mêmes informations dans plusieurs documents ou à différents endroits. Bien qu'il existe de nombreux outils d'automatisation performants, tous ne sont pas adaptés au volume considérable de documents à créer, au niveau de sophistication de la logique ou au niveau de sécurité dont les équipes juridiques ont besoin. Voici quelques fonctionnalités importantes à prendre en compte lors du choix de vos outils d'automatisation :

• Fonctionne avec vos formulaires et modèles existants
• Vous permet de créer vos propres flux de travail personnalisés.
• Prend en charge les formulaires Word et PDF
• Utilise un développement avec peu ou pas de code, vous n'avez donc pas à attendre qu'un tiers développe pour vous.
• Ne complique pas inutilement le processus d'automatisation
• Dispose d'outils intégrés facilitant l'intégration de la logique juridique.
• S'intègre aux autres outils technologiques que vous utilisez déjà au quotidien
• Contribue à répondre à vos besoins et exigences en matière de sécurité des données, de conformité et de gouvernance.

Commencez votre parcours vers l'automatisation

Le point de départ idéal pour vous lancer dans l'automatisation est de commencer par les tâches hautement répétitives et peu complexes, afin de pouvoir déléguer une partie de votre travail et permettre à votre équipe de se concentrer davantage sur les tâches à forte valeur ajoutée ou sur la gestion du travail des conseillers externes.

Quel que soit votre secteur d'activité ou la taille de votre service, la réception des demandes juridiques et la production de documents juridiques simples tels que les contrats de travail et les accords de confidentialité pourraient être des tâches faciles à réaliser.

Imaginez à quel point votre journée serait différente si les parties prenantes de l'entreprise disposaient d'une solution en libre-service pour produire ces documents simples. Et votre équipe pourrait superviser le processus au lieu d'essayer de gérer les demandes entrantes par e-mail.

Automatisations potentielles pour les services juridiques

Les possibilités d'automatisation semblent infinies. Voici quelques exemples concrets illustrant comment votre service juridique pourrait optimiser ses opérations grâce à l'automatisation.

Traitement des demandes : de nombreux services juridiques d'entreprise passent trop de temps à gérer les demandes d'évaluation de problèmes, d'examen ou de création de documents, ou une multitude d'autres demandes de travail, généralement par e-mail, chaque jour. Ce processus est fastidieux et inefficace. Grâce à l'automatisation, vous pouvez créer une application de réception et un flux de travail pour vous aider à maîtriser ce chaos. L'avantage n'est pas seulement le gain de temps hebdomadaire, mais aussi un processus plus efficace et mieux pensé qui vous aide à mieux gérer les demandes internes de travail juridique et à consacrer plus de temps à répondre aux besoins de l'entreprise.

Réception des dossiers : en tant qu'avocat d'entreprise, vous pouvez être confronté à des poursuites judiciaires qui vous obligent à créer manuellement un espace de travail et à générer des plaidoiries pour vous assurer que l'affaire est traitée correctement. L'utilisation d'un flux de travail automatisé pour la réception des dossiers garantit qu'aucune étape n'est oubliée, que des espaces de travail sont créés et que des modèles de plaidoiries sont générés automatiquement. Cela vous permet d'être opérationnel plus rapidement et libère du temps pour votre personnel, qui peut ainsi se consacrer davantage à la réponse à la poursuite judiciaire plutôt qu'aux tâches administratives.

Génération d'accords de confidentialité : les services juridiques peuvent être submergés de demandes d'accords de confidentialité simples chaque fois que des informations confidentielles doivent être partagées avec un certain nombre de parties externes au sein de l'entreprise. Le suivi de ces demandes et la génération des accords de confidentialité peuvent s'avérer un véritable cauchemar. Les outils d'automatisation peuvent vous aider à créer un site en libre-service permettant à tous les membres de l'entreprise de soumettre leurs informations et de générer les documents nécessaires à l'examen par le service juridique. Le fait de disposer de tous les documents et informations en un seul endroit vous permettrait de suivre facilement les demandes et de procéder à des examens plus approfondis dans les rares cas où cela s'avère nécessaire.

Travail et emploi : en tant qu'avocat spécialisé dans le droit du travail et de l'emploi, vous pouvez être amené à tout faire, de la rédaction rapide d'accords de confidentialité et de contrats de travail à la gestion de réclamations complexes de la part d'employés, en passant par les négociations collectives et les litiges. Grâce à l'automatisation, vous pouvez créer des systèmes de saisie en ligne pour générer ces documents plus simples et recueillir des signatures électroniques, ce qui vous permet de consacrer plus de temps aux questions complexes qui exigent un niveau d'expertise plus élevé. Les équipes commerciales sont également satisfaites, car elles bénéficient de délais d'exécution plus courts et d'une réponse et d'un résultat cohérents à chaque fois.

Saisie des conditions générales et génération des documents contractuels : en matière de transactions, vous pouvez automatiser la saisie des conditions générales et utiliser ces données pour remplir automatiquement les documents. Cela vous donne une longueur d'avance dans le processus, vous fait gagner du temps et élimine les erreurs potentielles.

Fonctions administratives : le personnel administratif du service juridique et d'autres services passe beaucoup de temps à collecter des informations pour les différents services qu'il fournit à l'entreprise. Automatisez ces flux de travail afin que le personnel et les avocats puissent remplir des formulaires en ligne qui soumettent automatiquement des demandes de service ou remplissent des documents au format Word ou PDF.

Votre équipe pourrait également appliquer l'automatisation aux tâches liées à la confidentialité et aux renouvellements d'assurance responsabilité civile commerciale, aux enregistrements fiscaux et commerciaux, ainsi qu'à d'innombrables autres processus propres à votre travail.

De grands avantages vous attendent

Offrir un service et une valeur ajoutée supérieurs aux parties prenantes de votre entreprise est au cœur de la stratégie et des activités des services juridiques d'entreprise. L'automatisation peut vous aider à transformer une tâche manuelle de 20 minutes en un simple clic, et savoir par où commencer peut vous aider à vous lancer. Trouvez une solution adaptée aux besoins de votre équipe juridique, puis attaquez-vous aux tâches les plus faciles, telles que la réception des demandes juridiques et la production de documents juridiques simples. Ces succès vous permettront de gagner du temps et ouvriront la voie à l'innovation et à des automatisations plus avancées qui apporteront de grands avantages à votre équipe et à votre entreprise.

Grâce à l'outil d'automatisation des documents juridiques et des flux de travail PatternBuilder de NetDocuments, à de puissantes fonctionnalités héritées en matière de sécurité et de plate-forme, à une connexion native riche en fonctionnalités de gestion documentaire et à une automatisation juridique avancée, les équipes juridiques des entreprises bénéficient d'une expérience de travail révolutionnaire.