Werken op een juridische afdeling van een bedrijf vereist een delicate balans tussen het voorzien in de behoeften van uw interne bedrijfsteams en het beheren van het werk dat wordt uitbesteed aan advocatenkantoren. Hoe dit wordt gestructureerd en beheerd, is uniek voor elk bedrijf en varieert sterk op basis van de unieke behoeften van het bedrijf, de branche, de omvang van het bedrijf, de beschikbaarheid van IT-ondersteuning, de beschikbare technologische hulpmiddelen, evenals de grootte van het team en de vaardigheden van de personen die op de juridische afdeling werken.

Maar veel automatiseringsoplossingen hanteren een uniforme aanpak, waardoor het voor juridische teams moeilijk is om snel, of überhaupt, het maximale uit automatisering te halen. Het is dus belangrijk om een tool voor document- en workflowautomatisering te vinden die is ontworpen om het automatiseringsproces van uw juridische afdeling zo eenvoudig mogelijk te maken.

Waar u op moet letten bij een automatiseringsoplossing

De juiste automatiseringstool kan uw team helpen de efficiëntie te verhogen, fouten te verminderen en te voorkomen dat dezelfde informatie handmatig in meerdere documenten of op verschillende locaties moet worden ingevuld. Er zijn veel goede automatiseringstools beschikbaar, maar niet alle zijn geschikt voor het enorme volume aan documenten dat moet worden aangemaakt, de geavanceerde logica of het beveiligingsniveau dat juridische teams nodig hebben. Hier zijn enkele belangrijke functies waar u op moet letten bij het selecteren van uw automatiseringstools:

• Werkt met uw bestaande formulieren en sjablonen
• Hiermee kunt u uw eigen aangepaste workflows bouwen.
• Ondersteunt zowel Word- als PDF-formulieren
• Maakt gebruik van low- tot no-code ontwikkeling, zodat u niet hoeft te wachten tot een derde partij iets voor u ontwikkelt.
• Maakt het automatiseringsproces niet te ingewikkeld
• Beschikt over ingebouwde tools om juridische logica eenvoudig te integreren
• Koppelt aan de andere technologische hulpmiddelen die u al dagelijks gebruikt
• Helpt u te voldoen aan uw behoeften en vereisten op het gebied van gegevensbeveiliging, compliance en governance.

Begin uw automatiseringstraject

De ideale manier om te beginnen met automatisering is met taken die zeer repetitief en weinig complex zijn, zodat u een deel van uw werk kunt uitbesteden en uw team zich meer kan richten op hoogwaardig werk of het aansturen van externe adviseurs.

Ongeacht in welke branche u actief bent of hoe groot uw afdeling is, het aannemen van juridische opdrachten en het opstellen van eenvoudige juridische documenten, zoals arbeidsovereenkomsten en geheimhoudingsverklaringen, kan een makkelijke manier zijn om snel resultaat te boeken.

Stel je eens voor hoe anders je dag eruit zou zien als de zakelijke belanghebbenden een selfservice-oplossing zouden hebben voor het produceren van die eenvoudige documenten. En je team zou toezicht kunnen houden op het proces in plaats van inkomende verzoeken via e-mail te moeten beheren.

Mogelijke automatiseringen voor juridische afdelingen

De mogelijkheden voor automatisering lijken eindeloos. Hier volgen enkele concrete voorbeelden van hoe uw juridische afdeling haar activiteiten kan optimaliseren met behulp van automatisering.

Verzoekregistratie: Veel juridische afdelingen van bedrijven besteden dagelijks te veel tijd aan het beheren van verzoeken voor probleembeoordeling, documentbeoordeling of -opstelling, of talloze andere werkverzoeken, meestal via e-mail. Dat is omslachtig en inefficiënt. Met automatisering kunt u een intake-app en workflow creëren om de chaos onder controle te krijgen. Het voordeel is niet alleen een tijdwinst van enkele uren per week, maar ook een efficiënter en doordachter proces dat u helpt om interne verzoeken voor juridisch werk beter te beheren en meer tijd te besteden aan het inspelen op de behoeften van het bedrijf.

Zaakregistratie: Als bedrijfsjurist kunt u te maken krijgen met rechtszaken, waardoor u handmatig een werkruimte moet aanmaken en reacties op pleidooien moet opstellen om ervoor te zorgen dat de zaak correct wordt behandeld. Door gebruik te maken van een geautomatiseerde registratieworkflow zorgt u ervoor dat er geen stappen worden overgeslagen, dat er werkruimtes voor zaken worden aangemaakt en dat er automatisch sjablonen voor reacties op pleidooien worden gegenereerd. Hierdoor kunt u sneller aan de slag en hebben uw medewerkers meer tijd om zich bezig te houden met de rechtszaak in plaats van met administratief werk.

NDA-generatie: Juridische afdelingen kunnen overspoeld worden met verzoeken om eenvoudige geheimhoudingsovereenkomsten wanneer vertrouwelijke informatie moet worden gedeeld met een aantal externe partijen binnen het bedrijf. Het bijhouden van deze verzoeken en het genereren van de NDA's kan een nachtmerrie zijn. Automatiseringstools kunnen u helpen een selfservice-site te bouwen waar iedereen binnen het bedrijf zijn informatie kan indienen en de benodigde documenten kan laten genereren voor beoordeling door de juridische afdeling. Door alle documenten en informatie op één plek te hebben, kunt u verzoeken gemakkelijk bijhouden en in zeldzame gevallen, wanneer dat nodig is, grondiger beoordelen.

Arbeidsrecht en werkgelegenheid: Als advocaat op het gebied van arbeidsrecht en werkgelegenheid kunt u van alles doen, van het opstellen van snelle geheimhoudingsverklaringen en arbeidsovereenkomsten tot het behandelen van complexe claims van werknemers, arbeidsonderhandelingen en rechtszaken. Met automatisering kunt u online invoersystemen maken om die eenvoudigere documenten te genereren en elektronische handtekeningen te verzamelen, zodat u meer tijd kunt besteden aan ingewikkelde zaken die een hoger niveau van gespecialiseerde expertise vereisen. Bedrijfsteams zijn ook tevreden omdat ze snellere doorlooptijden en elke keer een consistente reactie en resultaat krijgen.

Term Sheet Intake en Deal Document Generation: Als het gaat om transacties, kunt u een automatisering voor het invoeren van term sheets creëren en die invoer gebruiken om documenten automatisch in te vullen. Dit geeft u een voorsprong op het proces, bespaart tijd en elimineert mogelijke fouten.

Administratieve functies: Administratief personeel in de juridische afdeling en andere afdelingen besteden veel tijd aan het verzamelen van informatie voor de verschillende diensten die zij aan het bedrijf leveren. Automatiseer deze workflows zodat medewerkers en juristen online formulieren kunnen invullen die automatisch serviceverzoeken indienen of documenten in Word- of PDF-formaat kunnen invullen.

Uw team kan automatisering ook toepassen op privacywerkzaamheden en verlengingen van commerciële aansprakelijkheidsverzekeringen, belasting- en bedrijfsregistraties en talloze andere processen die uniek zijn voor uw werk.

Grote voordelen wachten op u

Het leveren van superieure service en waarde aan uw zakelijke stakeholders vormt de kern van de strategie en activiteiten van juridische afdelingen van bedrijven. Automatisering kan u helpen om een handmatige taak van 20 minuten om te zetten in een simpele muisklik, en als u weet waar u moet beginnen, kunt u aan de slag. Zoek een oplossing die aansluit bij de behoeften van uw juridische team en pak vervolgens de laaghangende vruchten aan, zoals het aannemen van juridische werkverzoeken en het opstellen van eenvoudige juridische documenten. Deze successen zullen tijd vrijmaken en de weg vrijmaken voor innovatie en meer geavanceerde automatiseringen die grote voordelen opleveren voor uw team en het bedrijf.

Met de PatternBuilder-tool voor juridische documenten en workflowautomatisering van NetDocuments, krachtige beveiligings- en platformmogelijkheden, een uitgebreide native documentbeheerconnectie en geavanceerde juridische automatisering creëert u een baanbrekende werkervaring voor juridische teams binnen bedrijven.