Lavorare in un ufficio legale aziendale richiede un delicato equilibrio tra il soddisfare le esigenze dei team aziendali interni e la gestione del lavoro affidato a studi legali esterni. Il modo in cui ciò viene strutturato e gestito è specifico per ogni azienda e varia notevolmente in base alle esigenze specifiche dell’azienda, al settore di appartenenza, alle dimensioni dell’azienda, alla disponibilità di supporto IT, agli strumenti tecnologici a disposizione, nonché alle dimensioni del team e alle competenze dei singoli membri che operano all’interno dell’ufficio legale.

Tuttavia, molte soluzioni di automazione adottano un approccio “universale” che rende difficile per i team legali ottenere rapidamente – se non addirittura mai – il massimo valore dall’automazione. È quindi importante trovare uno strumento di automazione dei documenti e dei flussi di lavoro progettato per rendere il processo di automazione del proprio dipartimento legale il più semplice possibile.

Cosa cercare in una soluzione di automazione

Lo strumento di automazione giusto può aiutare il vostro team di assistenza ad aumentare l’efficienza, ridurre gli errori ed eliminare la necessità di inserire manualmente le stesse informazioni in più documenti o in luoghi diversi. Sebbene esistano molti ottimi strumenti di automazione, non tutti sono adatti a gestire l’enorme volume di creazione di documenti, il livello sofisticato di logica o il livello di sicurezza di cui hanno bisogno i team legali. Ecco alcune caratteristiche importanti da considerare nella scelta dei vostri strumenti di automazione:

• Funziona con i moduli e i modelli già in uso
• Ti permette di creare flussi di lavoro personalizzati
• Supporta sia i moduli Word che quelli PDF
• Utilizza lo sviluppo low-code o no-code, così non devi aspettare che sia una terza parte a sviluppare per te
• Non complica eccessivamente il processo di automazione
• Dispone di strumenti integrati che facilitano l'integrazione della logica giuridica
• Si integra con gli altri strumenti tecnologici che già utilizzi quotidianamente
• Contribuisce a soddisfare le vostre esigenze e i vostri requisiti in materia di sicurezza dei dati, conformità e governance

Inizia il tuo percorso verso l'automazione

Il punto di partenza ideale per intraprendere il percorso verso l’automazione è rappresentato dalle attività altamente ripetitive e di bassa complessità, in modo da poter alleggerire il carico di lavoro e consentire al proprio team di concentrarsi maggiormente su attività ad alto valore aggiunto o sulla gestione del lavoro dei consulenti legali esterni.

Indipendentemente dal settore in cui operi o dalle dimensioni del tuo reparto, la gestione delle richieste di assistenza legale e la redazione di semplici documenti legali, come i contratti di lavoro e gli accordi di riservatezza, potrebbero rappresentare un’opportunità a portata di mano.

Immagina quanto sarebbe diversa la tua giornata se i responsabili aziendali disponessero di una soluzione self-service per la creazione di quei semplici documenti. E il tuo team potrebbe supervisionare il processo invece di cercare di gestire le richieste in arrivo via e-mail.

Possibili automazioni per gli uffici legali

Le possibilità offerte dall'automazione sembrano infinite. Ecco alcuni esempi specifici di come il vostro ufficio legale potrebbe ottimizzare le proprie operazioni grazie all'automazione.

‍Gestione delle richieste: molti uffici legali aziendali dedicano ogni giorno troppo tempo alla gestione delle richieste di valutazione di questioni, revisione o redazione di documenti, o di una miriade di altre richieste di lavoro, solitamente tramite e-mail. Si tratta di un processo macchinoso e inefficace. Grazie all’automazione, è possibile creare un’applicazione per la gestione delle richieste e un flusso di lavoro che aiutino a tenere sotto controllo il caos. Il vantaggio non consiste solo nel risparmio di ore settimanali, ma anche in un processo più efficiente e ponderato che consente di gestire meglio le richieste interne di assistenza legale e di dedicare più tempo a rispondere alle esigenze dell’azienda.

Acquisizione dei casi: in qualità di avvocato d’impresa, potresti ricevere notifiche di cause legali che richiederebbero la creazione manuale di un’area di lavoro e la generazione di atti di risposta per garantire che il caso venga gestito correttamente. L’utilizzo di un flusso di lavoro automatizzato per l’acquisizione dei casi garantisce che nessuna fase venga tralasciata, che vengano create le aree di lavoro relative ai casi e che i modelli di atti di risposta vengano generati automaticamente. Ciò ti consente di diventare operativo più rapidamente e libera il personale, che potrà così dedicare più tempo alla risposta alla causa piuttosto che alle attività amministrative.

Generazione di accordi di non divulgazione (NDA): gli uffici legali rischiano di essere sommersi da richieste di semplici accordi di non divulgazione ogni volta che è necessario condividere informazioni riservate con una serie di soggetti esterni all’azienda. Tenere traccia di queste richieste e generare gli accordi di non divulgazione può rivelarsi un vero incubo. Gli strumenti di automazione possono aiutarti a creare un sito self-service in cui chiunque all’interno dell’azienda possa inviare le proprie informazioni e ottenere la generazione dei documenti necessari, che saranno poi sottoposti alla revisione dell’ufficio legale. Avere tutti i documenti e le informazioni in un unico posto ti consentirebbe di tenere facilmente traccia delle richieste e di effettuare revisioni più approfondite nelle rare occasioni in cui ciò si rendesse necessario.

Diritto del lavoro e delle relazioni industriali: in qualità di avvocato specializzato in diritto del lavoro e delle relazioni industriali, potresti occuparti di qualsiasi aspetto, dalla redazione rapida di accordi di riservatezza (NDA) e contratti di lavoro alla gestione di complesse richieste di risarcimento da parte dei dipendenti, negoziazioni sindacali e contenziosi. Grazie all’automazione, puoi creare sistemi di inserimento dati online per generare quei documenti più semplici e raccogliere firme elettroniche, in modo da dedicare più tempo alle questioni complesse che richiedono un livello più elevato di competenza specialistica. Anche i team aziendali ne traggono vantaggio, poiché ottengono tempi di risposta più rapidi e risultati coerenti in ogni occasione.

Acquisizione dei term sheet e generazione dei documenti contrattuali: quando si tratta di transazioni, è possibile automatizzare l’acquisizione dei term sheet e utilizzare tali dati per compilare automaticamente i documenti. Ciò consente di avviare il processo con un vantaggio iniziale, risparmiare tempo ed eliminare potenziali errori.

Funzioni amministrative: il personale amministrativo dell’ufficio legale e di altri reparti dedica molto tempo alla raccolta di informazioni per i vari servizi che fornisce all’azienda. Automatizzate tali flussi di lavoro in modo che il personale e gli avvocati possano compilare moduli online che inviano automaticamente le richieste di servizio o completano i documenti in formato Word o PDF.

Il vostro team potrebbe inoltre applicare l’automazione alle attività relative alla privacy e ai rinnovi delle assicurazioni di responsabilità civile aziendale, alle dichiarazioni fiscali e alle registrazioni aziendali, nonché a innumerevoli altre procedure specifiche del vostro lavoro.

Ti aspettano grandi vantaggi

Offrire un servizio e un valore di eccellenza agli stakeholder della vostra azienda è al centro della strategia e delle operazioni degli uffici legali aziendali. L’automazione può aiutarvi a trasformare un’attività manuale di 20 minuti in un semplice clic su un pulsante, e sapere da dove iniziare può aiutarvi a muovere i primi passi. Trova una soluzione adatta alle esigenze del tuo team legale e poi affronta le attività più semplici, come la ricezione delle richieste di assistenza legale e la produzione di documenti legali di base. Questi primi successi ti consentiranno di liberare tempo e apriranno la strada all’innovazione e ad automazioni più avanzate, che porteranno grandi benefici al tuo team e all’azienda.

Grazie a PatternBuilder, lo strumento di automazione dei documenti legali e dei flussi di lavoro di NetDocuments, alle potenti funzionalità di sicurezza e alla piattaforma integrata, a una completa integrazione nativa con i sistemi di gestione dei documenti e all’automazione avanzata dei processi legali, si crea un’esperienza lavorativa rivoluzionaria per i team legali aziendali.