Trabajar en un departamento jurídico corporativo requiere un delicado equilibrio entre atender internamente las necesidades de sus equipos empresariales y gestionar el trabajo que se subcontrata a bufetes de abogados. La forma en que esto se estructura y gestiona es única para cada empresa y varía enormemente en función de las necesidades únicas del negocio, la industria, el tamaño de la empresa, la disponibilidad de soporte informático, las herramientas tecnológicas disponibles, así como el tamaño del equipo y el conjunto de habilidades de las personas que trabajan en el departamento jurídico.

Pero muchas soluciones de automatización adoptan un enfoque único que dificulta que los equipos jurídicos obtengan rápidamente, o nunca, el máximo valor de la automatización. Por eso es importante encontrar una herramienta de automatización de documentos y flujos de trabajo que esté diseñada para que el proceso de automatización de su departamento jurídico sea lo más sencillo posible.

Qué buscar en una solución de automatización

La herramienta de automatización adecuada puede ayudar a su equipo a aumentar la eficacia, reducir los errores y eliminar la necesidad de rellenar manualmente la misma información en varios documentos o en diferentes ubicaciones. Aunque existen muchas herramientas de automatización excelentes, no todas son adecuadas para gestionar el enorme volumen de creación de documentos, el sofisticado nivel de lógica o el nivel de seguridad que necesitan los equipos jurídicos. He aquí algunas características importantes que debe buscar a la hora de seleccionar sus herramientas de automatización:

• Funciona con sus formularios y plantillas existentes
• Le permite crear sus propios flujos de trabajo personalizados
• Admite formularios Word y PDF
• Utiliza un desarrollo de bajo a ningún código, por lo que no tiene que esperar a que un tercero desarrolle por usted
• No complica en exceso el proceso de automatización
• Dispone de herramientas integradas para facilitar la incorporación de la lógica jurídica
• Se vincula con las demás herramientas tecnológicas que ya utiliza a diario
• Ayuda a satisfacer sus necesidades y requisitos de seguridad de datos, conformidad y gobernanza

Comience su viaje hacia la automatización

El lugar ideal para iniciar su viaje hacia la automatización es con tareas que sean muy repetitivas y tengan una complejidad baja, de modo que pueda descargar parte de su trabajo y permitir que su equipo se centre más en el trabajo de alto valor o en la gestión del trabajo de los abogados externos.

Independientemente de la industria a la que pertenezca o del tamaño de su departamento, la admisión de solicitudes de trabajo jurídico y la elaboración de documentos jurídicos sencillos, como acuerdos de empleo y de confidencialidad, podrían ser frutos maduros.

Imagine lo diferente que sería su día si las partes interesadas de la empresa dispusieran de una solución de autoservicio para elaborar esos sencillos documentos. Y su equipo podría supervisar el proceso en lugar de intentar gestionar las solicitudes entrantes por correo electrónico.

Automatizaciones potenciales para los departamentos jurídicos

Las posibilidades de automatización parecen infinitas. He aquí algunos ejemplos concretos de cómo su departamento jurídico podría optimizar sus operaciones con la ayuda de la automatización.

‍Admisión de solicitudes: Muchos departamentos jurídicos de empresa dedican demasiado tiempo a gestionar solicitudes de evaluación de asuntos, revisión o creación de documentos, o innumerables peticiones de trabajo de otro tipo, normalmente por correo electrónico, todos los días. Es engorroso e ineficaz. Con la automatización, puede crear una aplicación de admisión y un flujo de trabajo que le ayuden a tener el caos bajo control. El beneficio no son sólo horas semanales de ahorro de tiempo, sino un proceso más eficiente y reflexivo que le ayuda a gestionar mejor las solicitudes internas de trabajo jurídico y a dedicar más tiempo a responder a las necesidades de la empresa.

Admisión de casos: Como abogado de empresa, puede recibir demandas que le obliguen a crear manualmente un espacio de trabajo y a generar escritos de respuesta para asegurarse de que el caso se tramita correctamente. Utilizar un flujo de trabajo de admisión automatizado garantiza que no se omita ningún paso, que se creen espacios de trabajo para los casos y que se generen automáticamente plantillas de alegatos de respuesta. Esto le permite ponerse en marcha más rápidamente y libera al personal para que dedique más tiempo a responder a la demanda en lugar de realizar tareas administrativas.

Generación de NDA: Los departamentos jurídicos pueden empezar a ahogarse en solicitudes de simples acuerdos de no divulgación cada vez que es necesario compartir información patentada con cualquier número de partes externas de la empresa. Hacer un seguimiento de estas solicitudes y generar los acuerdos de confidencialidad puede ser una pesadilla. Las herramientas de automatización pueden ayudarle a crear un sitio de autoservicio para que cualquier persona de la empresa envíe su información y se generen los documentos necesarios para su revisión por parte del departamento jurídico. Tener todos los documentos y la información en un solo lugar le permitiría hacer un seguimiento sencillo de las solicitudes y realizar revisiones más minuciosas en las raras ocasiones en que sea necesario.

Trabajo Laboral y Empleo: Como abogado laboralista, puede hacer de todo, desde generar rápidamente NDA y Acuerdos de Empleo hasta gestionar complejas reclamaciones de empleados, negociaciones laborales y litigios. Con la automatización, puede crear sistemas de entrada en línea para generar esos documentos más sencillos y recoger firmas electrónicas, de modo que pueda dedicar más tiempo a asuntos complicados que exigen un mayor nivel de conocimientos especializados. Los equipos empresariales también están contentos porque obtienen plazos de entrega más rápidos y una respuesta y un resultado coherentes en cada ocasión.

Admisión de hojas de términos y generación de documentos de transacciones: Cuando se trata de transacciones, puede crear una automatización de admisión de hojas de términos y utilizar esas entradas para rellenar automáticamente los documentos. Esto le da una ventaja en el proceso, ahorra tiempo y elimina posibles errores.

Funciones administrativas: El personal administrativo del departamento jurídico y de otros departamentos dedica mucho tiempo a recopilar información para los distintos servicios que prestan a la empresa. Automatice esos flujos de trabajo para que el personal y los abogados puedan rellenar formularios en línea que envíen automáticamente solicitudes de servicio o documentos completos en formato Word o PDF.

Su equipo también podría aplicar la automatización al trabajo de privacidad y a las renovaciones de seguros de responsabilidad comercial, a los registros fiscales y empresariales y a otros innumerables procesos exclusivos de su trabajo.

Le esperan grandes beneficios

Ofrecer un servicio y un valor superiores a las partes interesadas de su empresa es el núcleo de la estrategia y las operaciones de los departamentos jurídicos de las empresas. La automatización puede ayudarle a convertir una tarea manual de 20 minutos en un simple clic de un botón, y saber por dónde empezar puede ayudarle a empezar. Encuentre una solución que se adapte a las necesidades de su equipo jurídico y, a continuación, aborde las tareas más fáciles, como la admisión de solicitudes de trabajo jurídico y la elaboración de documentos jurídicos sencillos. Estos éxitos liberarán tiempo y allanarán el camino a la innovación y a automatizaciones más avanzadas que aporten grandes beneficios a su equipo y a la empresa.

Con la herramienta de automatización de documentos jurídicos y flujos de trabajo PatternBuilder de NetDocuments, las potentes capacidades de seguridad y plataforma heredadas, una rica conexión nativa de gestión de documentos y la automatización jurídica avanzada crean una experiencia de trabajo que cambia las reglas del juego para los equipos jurídicos de las empresas.