Trabajar en un departamento jurídico de empresa requiere un delicado equilibrio entre atender internamente las necesidades de sus equipos empresariales y gestionar el trabajo que se subcontrata a bufetes de abogados. La forma en que esto se estructura y gestiona es única para cada empresa y varía en gran medida en función de las necesidades únicas del negocio, la industria, el tamaño de la empresa, la disponibilidad de soporte de TI, las herramientas tecnológicas disponibles, así como el tamaño del equipo y el conjunto de habilidades de las personas que trabajan en el departamento legal.

Pero muchas soluciones de automatización adoptan un enfoque único que dificulta que los equipos jurídicos obtengan rápidamente, o nunca, el máximo valor de la automatización. Por lo tanto, es importante encontrar una herramienta de automatización de documentos y flujos de trabajo diseñada para simplificar al máximo el proceso de automatización del departamento jurídico.

Qué buscar en una solución de automatización

La herramienta de automatización adecuada puede ayudar a su equipo a aumentar la eficiencia, reducir los errores y eliminar la necesidad de rellenar manualmente la misma información en varios documentos o en diferentes ubicaciones. Aunque existen muchas herramientas de automatización excelentes, no todas son adecuadas para gestionar el enorme volumen de creación de documentos, el sofisticado nivel de lógica o el nivel de seguridad que necesitan los equipos jurídicos. Estas son algunas características importantes que debe tener en cuenta a la hora de seleccionar sus herramientas de automatización:

• Funciona con los formularios y plantillas existentes
• Le permite crear sus propios flujos de trabajo personalizados
• Compatible con formularios Word y PDF
• Utiliza un desarrollo de bajo o ningún código, por lo que no tiene que esperar a que un tercero desarrolle por usted.
• No complica en exceso el proceso de automatización
• Herramientas integradas para facilitar la incorporación de la lógica jurídica.
• Se integra con otras herramientas tecnológicas que ya utiliza a diario.
• Ayuda a satisfacer sus necesidades y requisitos de seguridad, conformidad y gobernanza de datos.

Comience su viaje hacia la automatización

El lugar ideal para comenzar su viaje de automatización es con tareas que son altamente repetitivas y tienen baja complejidad, por lo que puede descargar parte de su trabajo y permitir a su equipo centrarse más en el trabajo de alto valor o la gestión del trabajo de los abogados externos.

Independientemente del sector al que pertenezca o del tamaño de su departamento, la recepción de solicitudes de trabajo jurídico y la elaboración de documentos jurídicos sencillos, como contratos de trabajo y acuerdos de confidencialidad, pueden ser tareas fáciles.

Imagina lo diferente que sería tu día a día si las partes interesadas de la empresa dispusieran de una solución de autoservicio para elaborar esos sencillos documentos. Y tu equipo podría supervisar el proceso en lugar de intentar gestionar las solicitudes entrantes por correo electrónico.

Posibles automatizaciones para los departamentos jurídicos

Las posibilidades de automatización parecen infinitas. He aquí algunos ejemplos concretos de cómo su departamento jurídico podría optimizar las operaciones con la ayuda de la automatización.

Recepción de solicitudes: Muchos departamentos jurídicos de empresas dedican demasiado tiempo a gestionar solicitudes de evaluación de asuntos, revisión o creación de documentos, o miles de otras solicitudes de trabajo, normalmente por correo electrónico, todos los días. Es engorroso e ineficaz. Con la automatización, puede crear una aplicación de admisión y un flujo de trabajo que le ayuden a controlar el caos. El beneficio no es sólo el ahorro de horas a la semana, sino un proceso más eficiente y reflexivo que le ayuda a gestionar mejor las solicitudes internas de trabajo jurídico y dedicar más tiempo a responder a las necesidades de la empresa.

Admisión de casos: Como abogado de empresa, puede recibir demandas que le obliguen a crear manualmente un espacio de trabajo y generar escritos de respuesta para garantizar que el caso se tramita correctamente. Utilizar un flujo de trabajo de admisión automatizado garantiza que no se omita ningún paso, que se creen espacios de trabajo para los casos y que se generen automáticamente plantillas de escritos de respuesta. De este modo, el trabajo es más rápido y el personal puede dedicar más tiempo a responder a la demanda que a tareas administrativas.

Generación de acuerdos de confidencialidad: Los departamentos jurídicos pueden empezar a ahogarse en solicitudes de simples acuerdos de no divulgación siempre que sea necesario compartir información de propiedad con cualquier número de partes externas en toda la empresa. Hacer un seguimiento de estas solicitudes y generar los acuerdos de confidencialidad puede ser una pesadilla. Las herramientas de automatización pueden ayudarle a crear un sitio de autoservicio para que cualquier persona de la empresa envíe su información y se generen los documentos necesarios para su revisión por parte del departamento jurídico. Disponer de todos los documentos y la información en un único lugar le permitirá realizar un seguimiento sencillo de las solicitudes y llevar a cabo revisiones más exhaustivas en las raras ocasiones en que sea necesario.

Trabajo y empleo: Como abogado laboralista, puede hacer de todo, desde generar rápidamente acuerdos de confidencialidad y acuerdos de empleo hasta gestionar complejas reclamaciones de empleados, negociaciones laborales y litigios. Con la automatización, puede crear sistemas de entrada en línea para generar esos documentos más sencillos y recoger firmas electrónicas, de modo que pueda dedicar más tiempo a asuntos complicados que exigen un mayor nivel de conocimientos especializados. Los equipos empresariales también están satisfechos porque obtienen plazos de entrega más rápidos y una respuesta y un resultado coherentes en todo momento.

Admisión de hojas de términos y generación de documentos de transacciones: Cuando se trata de transacciones, puede crear una automatización de entrada de hoja de términos y utilizar esas entradas para rellenar automáticamente los documentos. Esto le da una ventaja en el proceso, ahorra tiempo y elimina posibles errores.

Funciones administrativas: El personal administrativo del departamento jurídico y de otros departamentos dedica mucho tiempo a recopilar información para los distintos servicios que prestan a la empresa. Automatiza esos flujos de trabajo para que el personal y los abogados puedan rellenar formularios en línea que envíen automáticamente solicitudes de servicio o documentos completos en formato Word o PDF.

Su equipo también podría aplicar la automatización al trabajo de privacidad y a las renovaciones de seguros de responsabilidad comercial, registros fiscales y empresariales, y otros innumerables procesos exclusivos de su trabajo.

Grandes beneficios

Ofrecer un servicio y un valor superiores a las partes interesadas de su empresa es el núcleo de la estrategia y las operaciones de los departamentos jurídicos de las empresas. La automatización puede ayudarle a convertir una tarea manual de 20 minutos en un simple clic de un botón, y saber por dónde empezar puede ayudarle a empezar. Encuentre una solución que se adapte a las necesidades de su equipo jurídico y, a continuación, aborde las tareas más fáciles, como la recepción de solicitudes de trabajo jurídico y la producción de documentos jurídicos sencillos. Estos éxitos liberarán tiempo y allanarán el camino a la innovación y a automatizaciones más avanzadas que aportarán grandes beneficios a su equipo y a la empresa.

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