Trabalhar num departamento jurídico de uma empresa exige um equilíbrio delicado entre a satisfação das necessidades das suas equipas empresariais a nível interno e a gestão do trabalho que é subcontratado a escritórios de advogados. A forma como isto é estruturado e gerido é única para cada empresa e varia muito em função das necessidades específicas da empresa, da indústria, da dimensão da empresa, da disponibilidade de apoio informático, das ferramentas tecnológicas disponíveis, bem como da dimensão da equipa e do conjunto de competências dos indivíduos que trabalham no departamento jurídico.

No entanto, muitas soluções de automatização adoptam uma abordagem única que dificulta às equipas jurídicas a obtenção rápida, ou mesmo nunca, do valor máximo da automatização. Por isso, é importante encontrar uma ferramenta de automatização de documentos e de fluxo de trabalho concebida para tornar o processo de automatização do seu departamento jurídico o mais simples possível.

O que procurar numa solução de automatização

A ferramenta de automatização certa pode ajudar a sua equipa a aumentar a eficiência, reduzir os erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos ou em diferentes locais. Embora existam muitas ferramentas de automatização excelentes, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança de que as equipas jurídicas necessitam. Eis algumas caraterísticas importantes a ter em conta ao selecionar as suas ferramentas de automatização:

• Funciona com os seus formulários e modelos existentes
• Permite-lhe criar os seus próprios fluxos de trabalho personalizados
• Suporta formulários Word e PDF
• Utiliza o desenvolvimento com pouco ou nenhum código, para que não tenha de esperar que um terceiro desenvolva para si
• Não complica demasiado o processo de automatização
• Tem ferramentas incorporadas para facilitar a incorporação da lógica jurídica
• Ligação a outras ferramentas tecnológicas que já utiliza diariamente
• Ajuda a satisfazer as suas necessidades e requisitos de segurança, conformidade e governação de dados

Comece o seu percurso de automatização

O local ideal para iniciar o seu percurso de automatização é com tarefas altamente repetitivas e de baixa complexidade, para que possa descarregar algum do seu trabalho e permitir que a sua equipa se concentre mais em trabalho de elevado valor ou na gestão do trabalho de advogados externos.

Independentemente do sector em que se encontra ou da dimensão do seu departamento, a receção de pedidos de trabalho jurídico e a produção de documentos jurídicos simples, como contratos de trabalho e acordos de não divulgação, podem ser um fruto fácil de obter.

Imagine como o seu dia seria diferente se as partes interessadas da empresa tivessem uma solução self-service para produzir esses documentos simples. E a sua equipa poderia supervisionar o processo em vez de tentar gerir os pedidos recebidos por correio eletrónico.

Potenciais automatizações para departamentos jurídicos

As possibilidades de automatização parecem infinitas. Eis alguns exemplos específicos de como o seu departamento jurídico pode otimizar as operações com a ajuda da automatização.

‍Introdução de pedidos: Muitos departamentos jurídicos de empresas gastam demasiado tempo a gerir pedidos de avaliação de questões, revisão ou criação de documentos ou uma miríade de outros pedidos de trabalho, normalmente por correio eletrónico, todos os dias. É complicado e ineficaz. Com a automatização, é possível criar uma aplicação de admissão e um fluxo de trabalho para ajudar a controlar o caos. O benefício não é apenas a poupança de horas por semana, mas um processo mais eficiente e ponderado que o ajuda a gerir melhor os pedidos internos de trabalho jurídico e a passar mais tempo a responder às necessidades da empresa.

Receção de processos: Como advogado de uma empresa, pode ser notificado de acções judiciais que resultariam na criação manual de um espaço de trabalho e na geração de peças processuais de resposta para garantir que o caso foi tratado corretamente. A utilização de um fluxo de trabalho de admissão automatizado garante que não se perdem passos, que são criados espaços de trabalho para os processos e que são gerados automaticamente modelos de contestação. Isto permite-lhe trabalhar mais rapidamente e liberta os funcionários para passarem mais tempo a responder ao processo do que a fazer trabalho administrativo.

Geração de NDA: Os departamentos jurídicos podem começar a ficar afogados em pedidos de simples acordos de não divulgação sempre que é necessário partilhar informação proprietária com qualquer número de entidades externas à empresa. Acompanhar esses pedidos e gerar as NDAs pode ser um pesadelo. As ferramentas de automatização podem ajudá-lo a criar um sítio de autosserviço para que qualquer pessoa da empresa possa apresentar as suas informações e obter os documentos necessários para análise pelo departamento jurídico. Ter todos os documentos e informações num único local permite-lhe acompanhar facilmente os pedidos e efetuar revisões mais detalhadas nas raras ocasiões em que tal é necessário.

Trabalho de Trabalho e Emprego: Como advogado de trabalho e emprego, pode fazer tudo, desde gerar NDAs e contratos de trabalho rápidos até gerir reclamações complexas de trabalhadores, negociações laborais e litígios. Com a automatização, pode criar sistemas de introdução online para gerar esses documentos mais simples e recolher assinaturas electrónicas, para que possa dedicar mais tempo a assuntos complicados que exigem um nível mais elevado de conhecimentos especializados. As equipas empresariais também ficam satisfeitas porque obtêm tempos de resposta mais rápidos e uma resposta e um resultado consistentes de cada vez.

Entrada de folhas de termos e geração de documentos de transacções: No que diz respeito às transacções, pode criar uma automatização de admissão de folhas de condições e utilizar essas entradas para preencher automaticamente os documentos. Isto dá-lhe um avanço no processo, poupa tempo e elimina potenciais erros.

Funções administrativas: O pessoal administrativo do departamento jurídico e de outros departamentos passa muito tempo a recolher informações para os vários serviços que prestam à empresa. Automatize esses fluxos de trabalho para que o pessoal e os advogados possam preencher formulários online que enviam automaticamente pedidos de serviço ou documentos completos em formato Word ou PDF.

A sua equipa também pode aplicar a automatização ao trabalho de privacidade e às renovações de seguros de responsabilidade comercial, aos registos fiscais e comerciais e a inúmeros outros processos específicos do seu trabalho.

Grandes benefícios esperam por si

A prestação de um serviço e valor superiores às partes interessadas da sua empresa está no centro da estratégia e das operações dos departamentos jurídicos das empresas. A automatização pode ajudá-lo a transformar uma tarefa manual de 20 minutos num simples clique de um botão, e saber por onde começar pode ajudá-lo a começar. Encontre uma solução que se adeqúe às necessidades da sua equipa jurídica e, em seguida, tente resolver os problemas mais difíceis, como a receção de pedidos de trabalho jurídico e a produção de documentos jurídicos simples. Estes êxitos libertarão tempo e abrirão caminho à inovação e a automatizações mais avançadas que trarão grandes benefícios para a sua equipa e para a empresa.

Com a ferramenta de automatização de documentos jurídicos e de fluxo de trabalho PatternBuilder da NetDocuments, as poderosas capacidades de segurança e plataforma herdadas, uma ligação rica de gestão de documentos nativos e a automatização jurídica avançada criam uma experiência de trabalho revolucionária para as equipas jurídicas das empresas.