Att arbeta på en företagsjuridisk avdelning kräver en känslig balans mellan att tillgodose behoven hos dina interna affärsteam och att hantera det arbete som läggs ut på advokatbyråer. Hur detta struktureras och hanteras är unikt för varje företag och varierar kraftigt beroende på verksamhetens unika behov, bransch, företagets storlek, tillgången till IT-support, tillgängliga tekniska verktyg samt teamets storlek och kompetens hos de personer som arbetar på den juridiska avdelningen.

Men många automatiseringslösningar har en universallösning som gör det svårt för juridiska team att snabbt, om ens någonsin, realisera automatiseringens maximala värde. Därför är det viktigt att hitta ett verktyg för automatisering av dokument och arbetsflöden som är utformat för att göra automatiseringen av din juridiska avdelning så enkel som möjligt.

Vad man ska leta efter i en automatiseringslösning

Rätt automatiseringsverktyg kan hjälpa ditt team att öka effektiviteten, minska antalet fel och eliminera behovet av att manuellt fylla i samma information i flera dokument eller på olika platser. Det finns många bra automatiseringsverktyg på marknaden, men alla är inte lämpade för att hantera den enorma mängd dokument som skapas, den sofistikerade logiken eller den säkerhetsnivå som juridiska team behöver. Här är några viktiga funktioner att tänka på när du väljer automatiseringsverktyg:

• Fungerar med dina befintliga formulär och mallar
• Gör det möjligt för dig att skapa egna anpassade arbetsflöden
• Stöder både Word- och PDF-formulär
• Använder låg- till ingen kodutveckling, så du behöver inte vänta på att en tredje part ska utveckla åt dig.
• Komplicerar inte automatiseringsprocessen i onödan
• Har inbyggda verktyg som gör det enkelt att integrera juridisk logik
• Kopplas till andra tekniska verktyg som du redan använder varje dag
• Hjälper dig att uppfylla dina behov och krav inom datasäkerhet, efterlevnad och styrning

Börja din automatiseringsresa

Det bästa stället att börja din automatiseringsresa är med uppgifter som är mycket repetitiva och har låg komplexitet, så att du kan avlasta en del av ditt arbete och göra det möjligt för ditt team att fokusera mer på högvärdigt arbete eller hantera arbetet med externa rådgivare.

Oavsett vilken bransch du arbetar inom eller hur stor din avdelning är, kan hantering av juridiska ärenden och framtagning av enkla juridiska dokument som anställningsavtal och sekretessavtal vara en lätt uppgift.

Tänk dig hur annorlunda din dag skulle se ut om företagets intressenter hade en självbetjäningslösning för att skapa dessa enkla dokument. Och ditt team skulle kunna övervaka processen istället för att försöka hantera inkommande förfrågningar via e-post.

Potentiella automatiseringar för juridiska avdelningar

Möjligheterna för automatisering verkar oändliga. Här är några konkreta exempel på hur din juridiska avdelning kan optimera verksamheten med hjälp av automatisering.

Begäran om intag: Många juridiska avdelningar på företag lägger för mycket tid på att hantera begäranden om utvärdering av ärenden, granskning eller skapande av dokument eller en mängd andra arbetsbegäranden, vanligtvis via e-post, varje dag. Det är besvärligt och ineffektivt. Med automatisering kan du skapa en app för intag och ett arbetsflöde som hjälper dig att få ordning på kaoset. Fördelen är inte bara att du sparar tid varje vecka, utan också att du får en mer effektiv och genomtänkt process som hjälper dig att hantera interna förfrågningar om juridiskt arbete på ett bättre sätt och ägna mer tid åt att tillgodose verksamhetens behov.

Målintag: Som företagsjurist kan du få ta emot stämningar som innebär att du manuellt måste skapa en arbetsyta och generera svaromål för att säkerställa att målet hanteras korrekt. Genom att använda ett automatiserat intagsflöde säkerställer du att inga steg missas, att arbetsytor för målen skapas och att mallar för svaromål genereras automatiskt. Detta gör att du kommer igång snabbare och frigör personal som kan ägna mer tid åt att hantera stämningen istället för att utföra administrativt arbete.

Generering av sekretessavtal: Juridiska avdelningar kan drunkna i förfrågningar om enkla sekretessavtal när konfidentiell information behöver delas med ett antal externa parter inom företaget. Att spåra dessa förfrågningar och generera sekretessavtalen kan vara en mardröm. Automatiseringsverktyg kan hjälpa dig att skapa en självbetjäningssida där alla inom företaget kan skicka in sin information och få de nödvändiga dokumenten genererade för granskning av den juridiska avdelningen. Att ha alla dokument och all information på ett ställe gör det möjligt för dig att enkelt spåra förfrågningar och göra närmare granskningar i de sällsynta fall då det behövs.

Arbetsrätt och anställningsfrågor: Som advokat inom arbetsrätt och anställningsfrågor kan du ha alla möjliga uppgifter, från att ta fram snabba sekretessavtal och anställningsavtal till att hantera komplexa arbetstagarkrav, arbetsförhandlingar och tvister. Med automatisering kan du skapa onlinebaserade inmatningssystem för att ta fram enklare dokument och samla in elektroniska signaturer, så att du kan ägna mer tid åt komplicerade ärenden som kräver högre specialkompetens. Affärsteamen är också nöjda eftersom de får snabbare handläggningstider och konsekventa svar och resultat varje gång.

Term Sheet Intake och Deal Document Generation: När det gäller transaktioner kan du skapa en automatisering för term sheet intake och använda dessa uppgifter för att automatiskt fylla i dokument. Detta ger dig ett försprång i processen, sparar tid och eliminerar potentiella fel.

Administrativa funktioner: Administrativ personal inom juridiska avdelningen och andra avdelningar lägger mycket tid på att samla in information för de olika tjänster de tillhandahåller företaget. Automatisera dessa arbetsflöden så att personal och jurister kan fylla i onlineformulär som automatiskt skickar in tjänsteförfrågningar eller fyller i dokument i Word- eller PDF-format.

Ditt team kan också använda automatisering för integritetsarbete och förnyelse av företagsansvarsförsäkringar, skatte- och företagsregistreringar samt otaliga andra processer som är unika för ditt arbete.

Stora fördelar väntar

Att leverera förstklassig service och värde till företagets intressenter är kärnan i juridiska avdelningars strategi och verksamhet. Automatisering kan hjälpa dig att förvandla en 20 minuter lång manuell uppgift till ett enkelt klick på en knapp, och att veta var du ska börja kan hjälpa dig att komma igång. Hitta en lösning som passar ditt juridiska teams behov och ta sedan itu med de enklaste uppgifterna, såsom att ta emot juridiska arbetsförfrågningar och skapa enkla juridiska dokument. Dessa framgångar frigör tid och banar väg för innovation och mer avancerad automatisering som ger stora fördelar för ditt team och företaget.

Med PatternBuilder, ett verktyg för automatisering av juridiska dokument och arbetsflöden från NetDocuments, kraftfulla inbyggda säkerhets- och plattformsfunktioner, en omfattande inbyggd dokumenthanteringsanslutning och avancerad juridisk automatisering skapas en banbrytande arbetsupplevelse för företagsjuridiska team.