Trabalhar em um departamento jurídico corporativo requer um equilíbrio delicado entre atender às necessidades das equipes de negócios internamente e gerenciar o trabalho que é terceirizado para escritórios de advocacia. A forma como isso é estruturado e gerenciado é exclusiva de cada empresa e varia muito com base nas necessidades exclusivas do negócio, do setor, do tamanho da empresa, da disponibilidade de suporte de TI, das ferramentas tecnológicas disponíveis, bem como do tamanho da equipe e do conjunto de habilidades dos indivíduos que trabalham no departamento jurídico.

Porém, muitas soluções de automação adotam uma abordagem de tamanho único que dificulta que as equipes jurídicas percebam rapidamente, se é que algum dia o farão, o valor máximo da automação. Portanto, é importante encontrar uma ferramenta de automação de documentos e fluxo de trabalho criada para tornar o processo de automação do departamento jurídico o mais simples possível.

O que procurar em uma solução de automação

A ferramenta de automação certa pode ajudar sua equipe a aumentar a eficiência, reduzir erros e eliminar a necessidade de preencher manualmente as mesmas informações em vários documentos ou em diferentes locais. Embora existam muitas ferramentas de automação excelentes no mercado, nem todas são adequadas para lidar com o grande volume de criação de documentos, o nível sofisticado de lógica ou o nível de segurança de que as equipes jurídicas precisam. Aqui estão alguns recursos importantes que o você deve procurar ao selecionar suas ferramentas de automação:

• Funciona com seus formulários e modelos existentes
• Permite que o você crie seus próprios fluxos de trabalho personalizados
• Suporta formulários em Word e PDF
• Usa desenvolvimento com pouco ou nenhum código, de modo que o usuário não precisa esperar que um terceiro desenvolva para ele
• Não complica demais o processo de automação
• Possui ferramentas integradas para facilitar a incorporação da lógica jurídica
• Conecta-se a outras ferramentas tecnológicas que o você já usa todos os dias
• Ajuda a atender às suas necessidades e requisitos de segurança, conformidade e governança de dados

Comece sua jornada de automação

O lugar ideal para começar sua jornada de automação é com tarefas altamente repetitivas e de baixa complexidade, para que o você possa descarregar parte do seu trabalho e permitir que sua equipe se concentre mais em trabalhos de alto valor ou no gerenciamento do trabalho de advogados externos.

Independentemente do setor em que o você atua ou do tamanho do seu departamento, o recebimento de solicitações de trabalho jurídico e a produção de documentos jurídicos simples, como contratos de trabalho e de confidencialidade, podem ser frutos fáceis de obter.

Imagine como seu dia seria diferente se as partes interessadas da empresa tivessem uma solução de autoatendimento para produzir esses documentos simples. E sua equipe poderia supervisionar o processo em vez de tentar gerenciar as solicitações recebidas por e-mail.

Possíveis automações para departamentos jurídicos

As possibilidades de automação parecem infinitas. Aqui estão alguns exemplos específicos de como seu departamento jurídico poderia otimizar as operações com a ajuda da automação.

‍Entrega de solicitações: Muitos departamentos jurídicos corporativos gastam muito tempo gerenciando solicitações de avaliação de problemas, revisão ou criação de documentos ou uma infinidade de outras solicitações de trabalho, geralmente por e-mail, todos os dias. Isso é complicado e ineficaz. Com a automação, o você pode criar um aplicativo de admissão e um fluxo de trabalho para ajudar a controlar o caos. O benefício não é apenas a economia de horas por semana, mas um processo mais eficiente e cuidadoso que ajuda o você a gerenciar melhor as solicitações internas de trabalho jurídico e a dedicar mais tempo para atender às necessidades da empresa.

Recebimento de casos: Como advogado corporativo, o você pode ser notificado de ações judiciais que resultariam na criação manual de um espaço de trabalho e na geração de alegações de resposta para garantir que o caso fosse tratado adequadamente. A utilização de um fluxo de trabalho de entrada automatizado garante que nenhuma etapa seja perdida, que os espaços de trabalho do caso sejam criados e que os modelos de alegações responsivas sejam gerados automaticamente. Isso faz com que o você comece a trabalhar mais rapidamente e libera a equipe para passar mais tempo respondendo ao processo do que fazendo trabalho administrativo.

Geração de NDAs: Os departamentos jurídicos podem começar a se afogar em solicitações de acordos simples de não divulgação sempre que informações proprietárias precisarem ser compartilhadas com qualquer número de partes externas da empresa. Acompanhar essas solicitações e gerar as NDAs pode ser um pesadelo. As ferramentas de automação podem ajudá-lo a criar um site de autoatendimento para que qualquer pessoa da empresa envie suas informações e tenha os documentos necessários gerados para análise pelo departamento jurídico. Ter todos os documentos e informações em um só lugar permitiria que o você acompanhasse facilmente as solicitações e fizesse análises mais detalhadas nas raras ocasiões em que isso fosse necessário.

Trabalho trabalhista e empregatício: Como advogado trabalhista, o você pode fazer de tudo, desde gerar NDAs e contratos de trabalho rápidos até gerenciar reclamações complexas de funcionários, negociações trabalhistas e litígios. Com a automação, é possível criar sistemas de entrada on-line para gerar esses documentos mais simples e coletar assinaturas eletrônicas, para que o você possa dedicar mais tempo a assuntos complicados que exigem um nível mais alto de conhecimento especializado. As equipes comerciais também ficam satisfeitas porque obtêm tempos de resposta mais rápidos e uma resposta e um resultado consistentes todas as vezes.

Entrada de folhas de termos e geração de documentos de negociação: Quando se trata de transações, o você pode criar uma automação de entrada de folha de termos e usar essas entradas para preencher automaticamente os documentos. Isso lhe dá uma vantagem inicial no processo, economiza tempo e elimina possíveis erros.

Funções administrativas: A equipe administrativa do departamento jurídico e de outros departamentos passa muito tempo coletando informações para os diversos serviços que prestam à empresa. Automatize esses fluxos de trabalho para que a equipe e os advogados possam preencher formulários on-line que enviem automaticamente solicitações de serviços ou documentos completos em formato Word ou PDF.

Sua equipe também poderia aplicar a automação ao trabalho de privacidade e às renovações de seguro de responsabilidade comercial, registros fiscais e comerciais e inúmeros outros processos exclusivos do seu trabalho.

Grandes benefícios o aguardam

A prestação de serviços de qualidade superior e o valor para as partes interessadas da empresa estão no centro da estratégia e das operações dos departamentos jurídicos corporativos. A automação pode ajudá-lo a transformar uma tarefa manual de 20 minutos em um simples clique de um botão, e saber por onde começar pode ajudá-lo a começar. Encontre uma solução que seja adequada às necessidades da sua equipe jurídica e, em seguida, lide com as tarefas mais simples, como a entrada de solicitações de trabalho jurídico e a produção de documentos jurídicos simples. Esses sucessos liberarão tempo e abrirão caminho para inovações e automações mais avançadas que trarão grandes benefícios à sua equipe e à empresa.

Com a ferramenta de automação de fluxo de trabalho e documentos jurídicos PatternBuilder da NetDocuments, recursos avançados de segurança e plataforma herdados, uma rica conexão de gerenciamento de documentos nativos e automação jurídica avançada criam uma experiência de trabalho revolucionária para as equipes jurídicas corporativas.