Bor du i innboksen din? Du er ikke alene.

Man kan trygt si at mange jurister kan kjenne seg igjen i den følelsen. Og det er ingen overraskelse: E-postinnboksen din er den fremste kommunikasjonslinjen med klienter og kolleger – stedet du går til for å sende og motta oppdateringer som driver saker og prosjekter fremover.

Men her er problemet: E-postprogramvare brukes ofte til mye mer enn å sende og motta e-post, for eksempel lagring, organisering og søking etter e-poster og vedlegg, samt planlegging og administrasjon av oppgavelister.

Selv om noen firmaer tilsynelatende kan slippe unna med å bruke en innboks som en forlengelse av programvaren for dokumenthåndtering og praksisadministrasjon, kan dette føre til langsiktig ineffektivitet, risiko og merkostnader forbundet med å ikke ha de riktige teknologiene på plass.

Her kommer et sterkt juridisk e-posthåndteringssystem inn i bildet for å redde dagen!

Hvorfor juridisk e-posthåndtering er viktig

I den juridiske bransjen er en e-post mer enn bare en melding. Den er også en kritisk del av klientsakshåndtering eller prosjektmapper.

Derfor regnes e-posthåndtering vanligvis som en delmengde av dokumenthåndtering – fordi et av de viktigste verktøyene en advokat eller juridisk fagperson trenger, er muligheten til å arkivere e-postkommunikasjon i et sikkert arkiv sammen med andre tilknyttede dokumenter.

(Jada, det finnes noen lite avanserte løsninger, manuelle prosesser og andre midlertidige løsninger som kan gjøre jobben i en knipe. Men det er ikke det samme som ekte e-posthåndtering.)

Hva er juridisk e-posthåndtering? Et juridisk e-posthåndteringssystem (EMS) er en type programvare som integreres med din eksisterende e-postklient – ​​for eksempel Microsoft Outlook eller Gmail – og legger til kraftige, juridisk spesifikke apper og verktøy som gjør innboksen din til et knutepunkt for effektivitet. Det viktigste er at et juridisk EMS hjelper deg med å lagre e-postsamtaler med klienter og andre interessenter effektivt, nøyaktig og sikkert. Vi viser deg hvordan.

Hvorfor desentralisering er problematisk

Før vi dykker ned i fordelene ved å bruke et juridisk EMS, la oss se på hvor standard innbokser kommer til kort for advokatfirmaer og juridiske avdelinger i bedrifter.

En av de største utfordringene med å bare stole på innboksen din er hvordan den segregerer og desentraliserer informasjon i teamet ditt. I stedet for å ha ett sted hvor alle teammedlemmer kan gå for å få med seg de siste samtalene, saksnotater, innleveringsvarsler og dokumenter, har du informasjon spredt på tvers av praksisstyringssystemet ditt, dokumentstyringssystemet (DMS), innboksene til individuelle teammedlemmer, lokale disker ... og hvem vet hvor ellers.

Ikke bare er dette fryktelig ineffektivt for alle involverte, det øker også risikoen for feil, dobbeltarbeid, miskommunikasjon og manglende overholdelse av regler betraktelig. For ikke å snakke om problemene som oppstår når en lagkamerat slutter med viktig innhold som utelukkende finnes i e-posten deres. Dette er enda et problem med den store oppsigelsen som oppstår.

På den annen side gjør et juridisk EMS det enklere for teamet ditt å jobbe effektivt, nøyaktig og i samsvar med regelverket. Her er fire viktige måter et juridisk EMS kan øke produktiviteten i hele organisasjonen din:

1. Oppbevar dokumentene og e-postene dine på ett sted

Enten en kollega prøver å få med seg de siste oppdateringene i en sak, eller en juridisk rådgiver sjekker statusen til et prosjekt, er det enklere for alle involverte hvis alt er lagret på ett sted.

Ved å legge til et juridisk EMS i den juridiske teknologistakken din, kan du opprette et enkelt arkivsystem med alle filer på ett sentralisert sted – DMS-et ditt. Dette sikrer at du har ett spesifikt sted der alle prosjekt- eller saksrelaterte filer hører hjemme, enten det er e-postsamtaler, dokumenter, prosesskriv, saksnotater, klientinntak, skannede bilder eller lyd- eller videofiler.

Resultatet? Alle kan enkelt finne det de trenger når de trenger det. Det betyr mindre tid kastet bort på å spore opp personer og dokumenter, færre feil, mindre dobbeltarbeid og én enkelt sannhetskilde som alle kan stole på.

2. Tilgang hvor som helst – uten å gå på akkord med sikkerheten

Det kan være en utfordring å jobbe eksternt, spesielt hvis hjemmekontoret eller mobilenheten din ikke støtter de vanlige arbeidsflytene dine, eller du må bruke en klumpete VPN-tilkobling (virtuelt privat nettverk) for å få tilgang til arbeidsfiler.

Et lovlig EMS-system som ndMail kan løse mange av disse utfordringene. Det er fordi du kan bruke de samme dokument- og e-posthåndteringsfunksjonene hvor som helst du har tilgang til e-posttjenesten din – selv når du er frakoblet. Enda bedre: det kreves ingen VPN.

Dermed kan teamet ditt holde seg produktive enten de er på kontoret, jobber hjemmefra eller er på farten – uansett hvilken enhet de bruker i arbeidsdagen. De trenger ikke å gi opp sine foretrukne arbeidsflyter, og de vil ikke bli fristet til å finne løsninger som utsetter organisasjonen din for risiko.

3. Strømlinjeformet e-postlagring, automatisert arkivering

Et av hovedmålene med et juridisk EMS er å gjøre e-postinnlevering enkelt – og til og med automatisk. (Tross alt, jo enklere det er for brukere å arkivere e-poster, desto mer sannsynlig er det at de faktisk gjør det .)

Det finnes mange måter å oppnå dette på. For eksempel bruker ndMail kunstig intelligens til å komme med smarte anbefalinger for kommunikasjon og arkivering av dokumenter. Dette gjør det mulig for advokater å enkelt stikkprøvekontrollere fyllingsstedet, i stedet for å tenke gjennom stedet selv og manuelt arkivere kommunikasjonen og vedleggene i dokumenthåndteringssystemet. Alt som trengs er ett klikk for å bekrefte arkiveringsstedet.

Ytterligere EMS-funksjoner kan hjelpe brukere med å følge opp, automatisk sende inn svar og unngå dupliserte innleveringer – alt dette hjelper teamet ditt med å spare tid, fokus og energi.

Avhengig av organisasjonens oppbevaringsregler kan du også automatisere og effektivisere prosessen med å arkivere eller slette saks- eller prosjektfiler, inkludert lagrede e-postsamtaler som oppfyller dine spesifiserte kriterier. Du trenger ikke å grave gjennom og identifisere hver enkelt fil og melding; det er enkelt og smertefritt.

4. Spar tid på administrative oppgaver = Mer tid til fakturerbart arbeid

Når du fakturerer per time, er hvert ekstra minutt du bruker på ikke-fakturerbart arbeid et tap for bunnlinjen. Derfor er effektiv tidsstyring så viktig for advokater og juridiske fagfolk.

Men selv for interne advokater som ikke fakturerer klienter, kan tidkrevende administrative oppgaver (som å arkivere nye e-poster) ta tid bort fra mer effektive prosjekter og ansvarsområder.

Heldigvis kan juridiske e-posthåndteringsløsninger bidra til å redusere tiden teamet ditt må bruke på å lagre, dele og organisere viktige e-poster og vedlegg. Alt dette arbeidet skjer raskt, nøyaktig og til og med automatisk.

Og i stedet for å bli stående fast i forsøket på å finne en samtale som har gått tapt fra dypet av e-postmappene dine, kan du holde momentumet oppe – enten det er å fakturere flere timer eller å fremme et viktig bedriftsinitiativ. Du kan ta kontroll over innboksen din i stedet for å la innboksen styre deg.

Utforsk mulighetene for juridisk e-posthåndtering

Når det gjelder å administrere e-post for din juridiske praksis eller team, er fordelene med et robust juridisk EMS tydelige – og dette er bare toppen av isfjellet. Et juridisk EMS kan også bidra til å beskytte organisasjonen din mot risiko, gi store kostnadsbesparelser, forbedre lønnsomheten, fremskynde onboarding-prosessen og mye mer.

Men å velge riktig juridisk EMS for teamet ditt kan være en skremmende oppgave.

Derfor har vi laget den definitive veiledningen for e-posthåndtering – for juridiske avdelinger , store advokatfirmaer og offentlige etater .

I denne veiledningen lærer du:

• Mer om hvordan et effektivt EMS bidrar til å øke organisering og produktivitet
• Hvordan identifisere og evaluere kritiske EMS-funksjoner som skalerbarhet og skytjenester
• Nøkler til en vellykket EMS-implementering, slik at du kan maksimere brukeradopsjonen – og avkastningen på investeringen

Last ned ditt eksemplar av den definitive veiledningen til e-posthåndtering for juridiske avdelinger , store advokatfirmaer og offentlige etater i dag, og utforsk hva som er mulig med et ekte juridisk e-posthåndteringssystem.