¿Vive en su bandeja de entrada? No está solo.

Es seguro decir que muchos profesionales del derecho pueden identificarse con esa sensación. Y no es de extrañar: la bandeja de entrada de su correo electrónico es la primera línea de comunicación con clientes y colegas, el lugar al que acude para enviar y recibir actualizaciones que hacen avanzar asuntos y proyectos.

Pero he aquí el problema: el software de correo electrónico suele utilizarse para mucho más que enviar y recibir correos electrónicos, como almacenar, organizar y buscar correos electrónicos y archivos adjuntos, así como programar y gestionar listas de tareas.

Aunque aparentemente algunas empresas pueden salirse con la suya utilizando una bandeja de entrada como una extensión de su software de gestión documental y de gestión de consultas, esto puede dar lugar a ineficacias a largo plazo, riesgos y costes adicionales asociados a no disponer de las tecnologías adecuadas.

Aquí es donde entra en juego un sólido sistema de gestión del correo electrónico jurídico para salvar el día.

Por qué es importante la gestión del correo electrónico jurídico

En la profesión jurídica, un correo electrónico es algo más que un mensaje. También es un componente fundamental de la gestión de los asuntos de los clientes o del archivo de un proyecto.

Por eso la gestión del correo electrónico suele considerarse un subconjunto de la gestión de documentos, porque una de las herramientas más importantes que necesita un abogado o un profesional del derecho es la capacidad de archivar las comunicaciones por correo electrónico en un repositorio seguro junto con otros documentos asociados.

(Claro que hay algunas soluciones improvisadas, procesos manuales y otras soluciones provisionales que pueden hacer el trabajo en un apuro. Pero no es lo mismo que una verdadera gestión del correo electrónico).

¿Qué es la gestión del correo electrónico jurídico? Un sistema de gestión del correo electrónico jurídico (EMS) es un tipo de software que se integra con su cliente de correo electrónico actual -como Microsoft Outlook o Gmail- y le añade potentes aplicaciones y herramientas específicas para el ámbito jurídico que convierten su bandeja de entrada en un centro de eficiencia. Lo más importante es que un EMS jurídico le ayude a almacenar las conversaciones por correo electrónico con clientes y otras partes interesadas de forma eficaz, precisa y segura. Le mostraremos cómo.

Por qué la descentralización es problemática

Antes de sumergirnos en las ventajas de utilizar un EMS jurídico, veamos en qué se quedan cortas las bandejas de entrada estándar para los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos de las empresas.

Uno de los mayores retos de depender únicamente de su bandeja de entrada es cómo segrega y descentraliza la información entre su equipo. En lugar de tener un lugar al que todos los miembros del equipo puedan acudir para ponerse al día sobre las últimas conversaciones, notas de casos, avisos de archivo y documentos, tiene la información repartida por su sistema de gestión de consultas, sistema de gestión de documentos (DMS), bandejas de entrada individuales de los miembros del equipo, unidades locales... y quién sabe dónde más.

Esto no sólo es terriblemente ineficaz para todos los implicados, sino que también aumenta enormemente el riesgo de errores, duplicación de trabajo, falta de comunicación e incumplimiento. Por no hablar de los problemas que surgen cuando un compañero de equipo se marcha con un contenido importante que sólo existe en su correo electrónico. Este es otro de los problemas de la Gran Dimisión que se está produciendo.

Por otro lado, un SGA jurídico facilita que su equipo trabaje de forma eficaz, precisa y conforme a las normas. He aquí cuatro formas principales en las que un SGA jurídico puede impulsar la productividad en toda su organización:

1. Almacene sus documentos y correos electrónicos en un solo lugar

Tanto si un colega está intentando ponerse al día sobre las últimas actualizaciones de un asunto como si el asesor general está comprobando el estado de un proyecto, es más fácil para todos los implicados si todo está almacenado en un único lugar.

Añadir un SGD jurídico a su pila de tecnología jurídica le permite crear un único sistema de registro con todos los archivos en un lugar centralizado: su SGD. Esto le garantiza que dispondrá de un lugar específico al que pertenecerán todos los archivos relacionados con el proyecto o el asunto, ya sean conversaciones de correo electrónico, documentos, alegatos, notas del caso, entradas de clientes, imágenes escaneadas o archivos de audio o vídeo.

¿El resultado? Todo el mundo puede encontrar fácilmente lo que necesita cuando lo necesita. Eso significa menos tiempo perdido en localizar personas y documentos, menos errores, menos esfuerzos duplicados y una única fuente de verdad en la que todos pueden confiar.

2. Acceso desde cualquier lugar - Sin comprometer la seguridad

Trabajar a distancia puede ser todo un reto, sobre todo si su oficina en casa o su dispositivo móvil no son compatibles con sus flujos de trabajo habituales, o si debe utilizar una conexión de red privada virtual (VPN) tosca para acceder a los archivos de trabajo.

Un SGA jurídico como ndMail puede resolver muchos de estos retos. Esto se debe a que puede utilizar las mismas funciones de gestión de documentos y correo electrónico en cualquier lugar en el que pueda acceder a su servicio de correo electrónico, incluso cuando esté desconectado. Mejor aún: no necesita VPN.

De este modo, su equipo puede seguir siendo productivo tanto si está en la oficina, como si trabaja desde casa o se desplaza, independientemente del dispositivo que utilice en su jornada laboral. No tienen que renunciar a sus flujos de trabajo preferidos, y no se verán tentados a encontrar soluciones provisionales que expongan a su organización a riesgos.

3. Almacenamiento racionalizado del correo electrónico, archivo automatizado

Uno de los principales objetivos de un SGA jurídico es conseguir que el archivado de correos electrónicos se realice sin esfuerzo, e incluso de forma automática. (Al fin y al cabo, cuanto más fácil les resulte a los usuarios archivar los correos electrónicos, más probabilidades habrá de que realmente lo hagan).

Hay muchas formas de conseguirlo. Por ejemplo, ndMail utiliza la IA para hacer recomendaciones inteligentes de comunicación y archivo de documentos. Esto permite a los abogados comprobar simplemente la ubicación de archivo, en lugar de pensar ellos mismos en la ubicación y archivar manualmente la comunicación y los archivos adjuntos en el sistema de gestión de documentos. Basta un clic para confirmar el lugar de archivo.

Las funciones adicionales de EMS pueden ayudar a los usuarios a realizar un seguimiento, archivar automáticamente las respuestas y evitar los archivos duplicados, todo lo cual ayuda a su equipo a ahorrar tiempo, concentración y energía.

En función de las políticas de retención de su organización, también puede automatizar y agilizar el proceso de archivado o eliminación de expedientes de asuntos o proyectos, incluidas las conversaciones de correo electrónico almacenadas que cumplan los criterios especificados. No tiene que rebuscar e identificar cada archivo y mensaje individual; es sencillo e indoloro.

4. Ahorro de tiempo en tareas administrativas = más tiempo para el trabajo facturable

Cuando factura por horas, cada minuto extra dedicado a trabajo no facturable es un golpe para su cuenta de resultados. Por eso la gestión eficaz del tiempo es tan esencial para los abogados y los profesionales del derecho.

Pero incluso para los abogados internos que no están facturando a los clientes, las tareas administrativas que consumen mucho tiempo (como archivar nuevos correos electrónicos) pueden restar tiempo a proyectos y responsabilidades de mayor impacto.

Afortunadamente, las soluciones de gestión del correo electrónico jurídico pueden ayudar a reducir el tiempo que su equipo tiene que dedicar a almacenar, compartir y organizar los correos electrónicos y archivos adjuntos importantes. Todo ese trabajo se realiza de forma rápida, precisa e incluso automática.

Y en lugar de atascarse tratando de encontrar una conversación perdida hace tiempo en las profundidades de sus carpetas de correo electrónico, puede mantener su impulso, ya sea facturando más horas o impulsando una importante iniciativa de la empresa. Puede tomar el control de su bandeja de entrada en lugar de dejar que ésta le controle a usted.

Explore las posibilidades de la gestión del correo electrónico jurídico

Cuando se trata de gestionar el correo electrónico de su bufete o equipo jurídico, las ventajas de un sólido SGA jurídico son evidentes, y éstas son sólo la punta del iceberg. Un SGA jurídico también puede ayudar a proteger a su organización de los riesgos, proporcionar grandes ahorros de costes, mejorar la rentabilidad, acelerar el proceso de incorporación y mucho más.

Pero elegir el SME jurídico adecuado para su equipo puede ser una tarea desalentadora.

Por eso hemos creado la Guía definitiva para la gestión del correo electrónico, destinada a departamentos jurídicos, grandes bufetes y organismos gubernamentales.

En esta guía aprenderá:

• Más información sobre cómo un SGA eficaz ayuda a aumentar la organización y la productividad
• Cómo identificar y evaluar las características críticas del SME, como la escalabilidad y los servicios en la nube
• Claves para una implantación satisfactoria del SGA que le permita maximizar la adopción por parte de los usuarios - y su retorno de la inversión

Descargue hoy mismo su ejemplar de la Guía definitiva de gestión del correo electrónico para departamentos jurídicos, grandes bufetes de abogados y agencias gubernamentales y explore las posibilidades que le ofrece un verdadero sistema de gestión del correo electrónico jurídico.