Vous vivez dans votre boîte mail ? Vous n'êtes pas seul.

On peut affirmer sans risque que de nombreux professionnels du droit peuvent s'identifier à ce sentiment. Et ce n'est pas surprenant : votre boîte de réception est le premier moyen de communication avec vos clients et vos collègues, l'endroit où vous envoyez et recevez les informations qui font avancer les dossiers et les projets.

Mais voici le problème : les logiciels de messagerie électronique sont souvent utilisés pour bien plus que l'envoi et la réception d'e-mails, notamment pour stocker, organiser et rechercher des e-mails et des pièces jointes, ainsi que pour planifier et gérer des listes de tâches.

Si certaines entreprises semblent pouvoir s'en sortir en utilisant leur boîte de réception comme une extension de leur logiciel de gestion documentaire et de gestion de cabinet, cela peut entraîner à long terme des inefficacités, des risques et des coûts supplémentaires liés à l'absence de technologies adaptées.

C'est là qu'un système de gestion des e-mails juridiques performant entre en jeu pour vous sauver la mise !

Pourquoi la gestion légale des e-mails est importante

Dans le domaine juridique, un e-mail est plus qu'un simple message. Il s'agit également d'un élément essentiel de la gestion des dossiers clients ou des fichiers de projet.

C'est pourquoi la gestion des e-mails est généralement considérée comme un sous-ensemble de la gestion documentaire, car l'un des outils les plus importants dont un avocat ou un professionnel du droit a besoin est la possibilité de classer les communications par e-mail dans un référentiel sécurisé avec d'autres documents associés.

(Bien sûr, il existe des solutions improvisées, des processus manuels et d'autres solutions de contournement qui peuvent faire l'affaire en cas d'urgence. Mais ce n'est pas la même chose que la véritable gestion des e-mails.)

Qu'est-ce que la gestion légale des e-mails ? Un système de gestion légale des e-mails (EMS) est un type de logiciel qui s'intègre à votre client de messagerie existant, tel que Microsoft Outlook ou Gmail, et ajoute des applications et des outils puissants spécifiques au domaine juridique qui transforment votre boîte de réception en un centre d'efficacité. Le plus important est qu'un EMS juridique vous aide à stocker les conversations par e-mail avec vos clients et autres parties prenantes de manière efficace, précise et sécurisée. Nous allons vous montrer comment.

Pourquoi la décentralisation pose problème

Avant d'aborder les avantages liés à l'utilisation d'un EMS juridique, examinons les lacunes des boîtes de réception standard pour les cabinets d'avocats et les services juridiques d'entreprise.

L'un des principaux défis liés au fait de se fier uniquement à votre boîte de réception est la manière dont celle-ci sépare et décentralise les informations au sein de votre équipe. Au lieu d'avoir un seul endroit où tous les membres de l'équipe peuvent se rendre pour se tenir au courant des dernières conversations, notes de dossier, avis de classement et documents, vous avez des informations dispersées dans votre système de gestion de cabinet, votre système de gestion de documents (DMS), les boîtes de réception individuelles des membres de l'équipe, les disques durs locaux... et qui sait où encore.

Non seulement cela est terriblement inefficace pour toutes les personnes concernées, mais cela augmente également considérablement le risque d'erreurs, de duplication du travail, de mauvaise communication et de non-conformité. Sans parler des problèmes qui surviennent lorsqu'un collègue quitte l'entreprise et emporte avec lui des informations importantes qui n'existent que dans ses e-mails. C'est là un autre problème lié à la Grande Démission qui se produit actuellement.

D'autre part, un EMS légal permet à votre équipe de travailler plus efficacement, avec plus de précision et dans le respect des règles. Voici quatre façons principales dont un EMS légal peut stimuler la productivité dans toute votre organisation :

1. Conservez vos documents et vos e-mails au même endroit

Qu'un collègue cherche à se tenir au courant des dernières mises à jour concernant un dossier ou que le directeur juridique vérifie l'état d'avancement d'un projet, tout est plus facile pour toutes les personnes concernées si toutes les informations sont stockées au même endroit.

L'ajout d'un EMS juridique à votre infrastructure technologique juridique vous permet de créer un système d'archivage unique regroupant tous les fichiers en un seul endroit centralisé : votre DMS. Vous disposez ainsi d'un emplacement spécifique où sont regroupés tous les fichiers liés à un projet ou à une affaire, qu'il s'agisse de conversations par e-mail, de documents, de plaidoiries, de notes de dossier, de dossiers clients, d'images numérisées ou de fichiers audio ou vidéo.

Le résultat ? Chacun peut facilement trouver ce dont il a besoin quand il en a besoin. Cela signifie moins de temps perdu à rechercher des personnes et des documents, moins d'erreurs, moins de doublons et une source unique d'informations fiables à laquelle tout le monde peut se fier.

2. Accès partout, sans compromettre la sécurité

Le télétravail peut être un défi, surtout si votre bureau à domicile ou votre appareil mobile ne prend pas en charge vos flux de travail habituels, ou si vous devez utiliser une connexion VPN (réseau privé virtuel) peu pratique pour accéder à vos fichiers professionnels.

Un EMS légal tel que ndMail peut résoudre bon nombre de ces problèmes. En effet, vous pouvez utiliser les mêmes fonctionnalités de gestion des documents et des e-mails partout où vous pouvez accéder à votre service de messagerie, même lorsque vous êtes hors ligne. Mieux encore : aucun VPN n'est nécessaire.

Ainsi, votre équipe peut rester productive, qu'elle soit au bureau, en télétravail ou en déplacement, quel que soit l'appareil utilisé dans le cadre de son travail. Elle n'a pas à renoncer à ses méthodes de travail préférées et n'est pas tentée de trouver des solutions de contournement qui exposeraient votre organisation à des risques.

3. Stockage rationalisé des e-mails, archivage automatisé

L'un des principaux objectifs d'un système de gestion électronique des documents (EMS) est de faciliter le classement des e-mails, voire de le rendre automatique. (Après tout, plus il est facile pour les utilisateurs de classer leurs e-mails, plus ils sont susceptibles de le faire.)

Il existe plusieurs façons d'y parvenir. Par exemple, ndMail utilise l'IA pour faire des recommandations intelligentes en matière de communication et de classement des documents. Cela permet aux avocats de simplement vérifier l'emplacement de classement, plutôt que de réfléchir eux-mêmes à l'emplacement et de classer manuellement la communication et les pièces jointes dans le système de gestion des documents. Il suffit d'un clic pour confirmer l'emplacement de classement.

Des fonctionnalités EMS supplémentaires peuvent aider les utilisateurs à assurer le suivi, à classer automatiquement les réponses et à éviter les doublons, ce qui permet à votre équipe de gagner du temps, de rester concentrée et d'économiser son énergie.

En fonction des politiques de conservation de votre organisation, vous pouvez également automatiser et rationaliser le processus d'archivage ou de suppression des dossiers ou des fichiers de projet, y compris les conversations par e-mail stockées qui répondent à vos critères spécifiques. Vous n'avez pas besoin de fouiller et d'identifier chaque fichier et chaque message individuellement ; c'est simple et sans difficulté.

4. Gagner du temps sur les tâches administratives = plus de temps pour le travail facturable

Lorsque vous facturez à l'heure, chaque minute supplémentaire consacrée à des tâches non facturables a un impact négatif sur votre résultat net. C'est pourquoi une gestion efficace du temps est si essentielle pour les avocats et les professionnels du droit.

Mais même pour les juristes internes qui ne facturent pas leurs clients, les tâches administratives chronophages (comme classer les nouveaux e-mails) peuvent les détourner de projets et de responsabilités plus importants.

Heureusement, les solutions légales de gestion des e-mails peuvent aider à réduire le temps que votre équipe doit consacrer au stockage, au partage et à l'organisation des e-mails et pièces jointes importants. Tout ce travail est effectué rapidement, avec précision et même automatiquement.

Et au lieu de perdre votre temps à rechercher une conversation perdue depuis longtemps dans les profondeurs de vos dossiers de messagerie, vous pouvez continuer sur votre lancée, qu'il s'agisse de facturer plus d'heures ou de faire avancer une initiative importante pour l'entreprise. Vous pouvez prendre le contrôle de votre boîte de réception au lieu de la laisser vous contrôler.

Explorez les possibilités offertes par la gestion légale des e-mails

En matière de gestion des e-mails pour votre cabinet ou votre équipe juridique, les avantages d'un système EMS juridique robuste sont évidents, et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. Un système EMS juridique peut également aider à protéger votre organisation contre les risques, à réaliser d'importantes économies, à améliorer la rentabilité, à accélérer le processus d'intégration, et bien plus encore.

Mais choisir le bon EMS juridique pour votre équipe peut s'avérer une tâche ardue.

C'est pourquoi nous avons créé le Guide définitif de la gestion des e-mails, destiné aux services juridiques, aux grands cabinets d'avocats et aux organismes gouvernementaux.

Dans ce guide, vous apprendrez :

• En savoir plus sur la manière dont un système EMS efficace contribue à améliorer l'organisation et la productivité
• Comment identifier et évaluer les fonctionnalités essentielles des EMS, telles que l'évolutivité et les services cloud
• Les clés d'une mise en œuvre réussie de l'EMS afin de maximiser l'adoption par les utilisateurs et votre retour sur investissement

Téléchargez dès aujourd'hui votre exemplaire du Guide définitif de la gestion des e-mails pour les services juridiques, les grands cabinets d'avocats et les organismes gouvernementaux, et découvrez tout le potentiel d'un véritable système de gestion des e-mails juridiques.