Lever du i din inkorg? Du är inte ensam.

Man kan lugnt säga att många jurister kan känna igen sig i den känslan. Och det är inte konstigt: Din e-postinkorg är den främsta kommunikationskanalen med kunder och kollegor – den plats där du skickar och tar emot uppdateringar som driver ärenden och projekt framåt.

Men här är problemet: E-postprogram används ofta till mycket mer än att skicka och ta emot e-post, till exempel för att lagra, organisera och söka efter e-postmeddelanden och bilagor, samt för att schemalägga och hantera uppgiftslistor.

Vissa företag kanske till synes kan komma undan med att använda en inkorg som en förlängning av sin dokumenthanterings- och praktikhanteringsprogramvara, men detta kan på lång sikt leda till ineffektivitet, risker och extra kostnader som är förknippade med att inte ha rätt teknik på plats.

Här kommer ett kraftfullt system för hantering av juridiska e-postmeddelanden till undsättning!

Varför juridisk e-posthantering är viktigt

Inom juristyrket är ett e-postmeddelande mer än bara ett meddelande. Det är också en viktig del av hanteringen av klientärenden eller projektfiler.

Det är därför e-posthantering vanligtvis betraktas som en del av dokumenthantering – eftersom ett av de viktigaste verktygen som en advokat eller jurist behöver är möjligheten att arkivera e-postkommunikation i ett säkert arkiv tillsammans med andra relaterade dokument.

(Visst finns det några provisoriska lösningar, manuella processer och andra kringgående lösningar som kan fungera i en nödsituation. Men det är inte samma sak som riktig e-posthantering.)

Vad är juridisk e-posthantering? Ett juridiskt e-posthanteringssystem (EMS) är en typ av programvara som integreras med din befintliga e-postklient – till exempel Microsoft Outlook eller Gmail – och lägger till kraftfulla, juridikspecifika appar och verktyg som gör din inkorg till en effektiv knutpunkt. Det viktigaste är att ett juridiskt EMS hjälper dig att lagra e-postkonversationer med kunder och andra intressenter på ett effektivt, korrekt och säkert sätt. Vi visar dig hur.

Varför decentralisering är problematiskt

Innan vi går in på fördelarna med att använda ett juridiskt EMS, ska vi titta på var standardinkorgar brister för advokatbyråer och juridiska avdelningar på företag.

En av de största utmaningarna med att förlita sig enbart på din inkorg är hur den segregerar och decentraliserar informationen bland ditt team. Istället för att ha en plats där alla teammedlemmar kan gå för att ta del av de senaste konversationerna, ärendenoteringarna, arkiveringsmeddelandena och dokumenten, har du information spridd över ditt praktikhanteringssystem, dokumenthanteringssystem (DMS), enskilda teammedlemmars inkorgar, lokala enheter... och vem vet var annars.

Detta är inte bara oerhört ineffektivt för alla inblandade, utan ökar också risken för fel, dubbelarbete, missförstånd och bristande efterlevnad av regler. För att inte tala om de problem som uppstår när en kollega slutar och viktig information finns endast i dennes e-post. Detta är ännu ett problem med den stora avgångsvågen som just nu pågår.

Å andra sidan gör ett juridiskt EMS det lättare för ditt team att arbeta effektivt, korrekt och i enlighet med gällande regler. Här är fyra viktiga sätt på vilka ett juridiskt EMS kan öka produktiviteten i hela din organisation:

1. Förvara dina dokument och e-postmeddelanden på ett och samma ställe

Oavsett om en kollega försöker hålla sig uppdaterad om det senaste i ett ärende eller om chefsjuristen kontrollerar statusen för ett projekt, är det enklare för alla inblandade om allt lagras på ett och samma ställe.

Genom att lägga till ett juridiskt EMS till din juridiska teknikstack kan du skapa ett enda registersystem med alla filer på en central plats – ditt DMS. Detta säkerställer att du har en specifik plats där alla projekt- eller ärenderelaterade filer hör hemma, oavsett om det är e-postkonversationer, dokument, inlagor, ärendenoteringar, kundintag, skannade bilder eller ljud- eller videofiler.

Resultatet? Alla kan enkelt hitta det de behöver när de behöver det. Det innebär mindre tidsspill på att leta efter personer och dokument, färre fel, mindre dubbelarbete och en enda källa till information som alla kan lita på.

2. Åtkomst var som helst – utan att kompromissa med säkerheten

Att arbeta på distans kan vara en utmaning, särskilt om ditt hemmakontor eller din mobila enhet inte stöder dina vanliga arbetsflöden, eller om du måste använda en klumpig VPN-anslutning (virtuellt privat nätverk) för att komma åt arbetsfiler.

En laglig EMS som ndMail kan lösa många av dessa utmaningar. Det beror på att du kan använda samma dokument- och e-posthanteringsfunktioner överallt där du har tillgång till din e-posttjänst – även när du är offline. Ännu bättre: det krävs ingen VPN.

På så sätt kan ditt team förbli produktivt oavsett om de är på kontoret, arbetar hemifrån eller är på resande fot – oavsett vilken enhet de använder under arbetsdagen. De behöver inte ge upp sina föredragna arbetsflöden och kommer inte att frestas att hitta lösningar som utsätter din organisation för risker.

3. Effektiviserad e-postlagring, automatiserad arkivering

Ett av de främsta målen med ett juridiskt EMS är att göra arkivering av e-post enkel – och till och med automatisk. (Ju enklare det är för användarna att arkivera e-post, desto mer sannolikt är det att de faktiskt gör det.)

Det finns många sätt att uppnå detta. Till exempel använder ndMail AI för att ge smarta rekommendationer om kommunikation och dokumentarkivering. Detta gör det möjligt för jurister att enkelt kontrollera arkiveringsplatsen, istället för att själva behöva fundera över var dokumenten ska arkiveras och manuellt arkivera kommunikationen och bilagorna i dokumenthanteringssystemet. Allt som krävs är ett klick för att bekräfta arkiveringsplatsen.

Ytterligare EMS-funktioner kan hjälpa användarna att följa upp, automatiskt arkivera svar och undvika dubbla arkiveringar – vilket hjälper ditt team att spara tid, fokus och energi.

Beroende på din organisations lagringspolicy kan du också automatisera och effektivisera processen för arkivering eller radering av ärende- eller projektfiler, inklusive lagrade e-postkonversationer som uppfyller dina angivna kriterier. Du behöver inte leta igenom och identifiera varje enskild fil och meddelande; det är enkelt och smärtfritt.

4. Spara tid på administrativa uppgifter = mer tid för fakturerbart arbete

När du fakturerar per timme påverkar varje extra minut som läggs på icke-fakturerbart arbete ditt slutresultat negativt. Därför är effektiv tidshantering så viktigt för advokater och jurister.

Men även för interna jurister som inte fakturerar kunder kan tidskrävande administrativa uppgifter (som att arkivera nya e-postmeddelanden) ta tid från mer betydelsefulla projekt och ansvarsområden.

Lyckligtvis kan juridiska e-posthanteringslösningar hjälpa till att minska den tid ditt team behöver lägga på att lagra, dela och organisera viktiga e-postmeddelanden och bilagor. Allt detta arbete utförs snabbt, noggrant och till och med automatiskt.

Och istället för att fastna i att försöka hitta en förlorad konversation i djupet av dina e-postmappar, kan du behålla ditt momentum – oavsett om det handlar om att fakturera fler timmar eller driva fram ett viktigt företagsinitiativ. Du kan ta kontroll över din inkorg istället för att låta din inkorg kontrollera dig.

Utforska möjligheterna med juridisk e-posthantering

När det gäller hantering av e-post för din advokatbyrå eller ditt team är fördelarna med ett robust juridiskt EMS uppenbara – och det här är bara toppen av isberget. Ett juridiskt EMS kan också hjälpa till att skydda din organisation mot risker, ge stora kostnadsbesparingar, förbättra lönsamheten, påskynda onboardingprocessen och mycket mer.

Men att välja rätt juridisk EMS för ditt team kan vara en svår uppgift.

Därför har vi tagit fram den definitiva guiden för e-posthantering – för juridiska avdelningar, stora advokatbyråer och myndigheter.

I den här guiden lär du dig:

• Mer om hur ett effektivt EMS bidrar till ökad organisation och produktivitet
• Hur man identifierar och utvärderar kritiska EMS-funktioner som skalbarhet och molntjänster
• Nycklar till en framgångsrik EMS-implementering så att du kan maximera användaracceptansen – och din avkastning på investeringen

Ladda ner din kopia av den definitiva guiden till e-posthantering för juridiska avdelningar, stora advokatbyråer och myndigheter redan idag och upptäck möjligheterna med ett riktigt juridiskt e-posthanteringssystem.