Leeft u in uw inbox? U bent niet de enige.

Het is veilig om te zeggen dat veel juridische professionals zich in dat gevoel kunnen herkennen. En dat is geen verrassing: uw e-mailinbox is het belangrijkste communicatiemiddel met klanten en collega's — de plek waar u updates verstuurt en ontvangt die zaken en projecten vooruit helpen.

Maar hier is het probleem: e-mailsoftware wordt vaak voor veel meer gebruikt dan alleen het verzenden en ontvangen van e-mails, zoals het opslaan, ordenen en zoeken van e-mails en bijlagen, en het plannen en beheren van takenlijsten.

Hoewel sommige bedrijven er op het eerste gezicht mee weg lijken te komen om hun inbox te gebruiken als een verlengstuk van hun documentbeheer- en praktijkbeheersoftware, kan dit op de lange termijn leiden tot inefficiëntie, risico's en extra kosten omdat ze niet over de juiste technologieën beschikken.

Hier komt een krachtig juridisch e-mailbeheersysteem goed van pas!

Waarom legaal e-mailbeheer belangrijk is

In de advocatuur is een e-mail meer dan alleen een bericht. Het is ook een cruciaal onderdeel van het beheer van cliëntendossiers of projectbestanden.

Daarom wordt e-mailbeheer doorgaans beschouwd als een onderdeel van documentbeheer, omdat een van de belangrijkste hulpmiddelen die een advocaat of juridisch professional nodig heeft, de mogelijkheid is om e-mailcommunicatie samen met andere gerelateerde documenten in een beveiligde opslagplaats te archiveren.

(Natuurlijk zijn er enkele provisorische oplossingen, handmatige processen en andere tijdelijke oplossingen die in een noodsituatie kunnen volstaan. Maar dat is niet hetzelfde als echt e-mailbeheer.)

Wat is juridisch e-mailbeheer? Een juridisch e-mailbeheersysteem (EMS) is een soort software die kan worden geïntegreerd in uw bestaande e-mailclient, zoals Microsoft Outlook of Gmail, en die krachtige, juridisch specifieke apps en tools toevoegt die uw inbox tot een efficiëntiecentrum maken. Het belangrijkste is dat een juridisch EMS u helpt om e-mailconversaties met klanten en andere belanghebbenden efficiënt, nauwkeurig en veilig op te slaan. We laten u zien hoe.

Waarom decentralisatie problematisch is

Voordat we ingaan op de voordelen van het gebruik van een juridisch EMS, kijken we eerst naar de tekortkomingen van standaard inboxen voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven.

Een van de grootste uitdagingen bij het uitsluitend vertrouwen op uw inbox is dat informatie binnen uw team versnipperd en gedecentraliseerd raakt. In plaats van één plek waar alle teamleden terecht kunnen voor de laatste gesprekken, casusnotities, archiveringsberichten en documenten, is de informatie verspreid over uw praktijkbeheersysteem, documentbeheersysteem (DMS), de inboxen van individuele teamleden, lokale schijven... en wie weet waar nog meer.

Dit is niet alleen verschrikkelijk inefficiënt voor alle betrokkenen, maar verhoogt ook het risico op fouten, dubbel werk, miscommunicatie en niet-naleving aanzienlijk. Om nog maar te zwijgen van de problemen die ontstaan wanneer een teamgenoot vertrekt en belangrijke informatie alleen in zijn e-mail staat. Dit is nog een ander probleem dat voortvloeit uit de huidige Great Resignation.

Aan de andere kant maakt een legaal EMS het voor uw team gemakkelijker om efficiënt, nauwkeurig en conform de voorschriften te werken. Hier zijn vier belangrijke manieren waarop een legaal EMS de productiviteit binnen uw organisatie kan verhogen:

1. Bewaar uw documenten en e-mails op één plek

Of een collega nu op de hoogte wil blijven van de laatste ontwikkelingen in een zaak of de algemeen juridisch adviseur de status van een project wil controleren, het is voor alle betrokkenen gemakkelijker als alles op één plek wordt opgeslagen.

Door een juridisch EMS toe te voegen aan uw juridische technologieplatform kunt u één enkel registratiesysteem creëren waarin alle bestanden op één centrale plek worden bewaard: uw DMS. Zo hebt u één specifieke plek waar alle project- of zaakgerelateerde bestanden worden bewaard, of het nu gaat om e-mailconversaties, documenten, pleitnota's, aantekeningen over zaken, klantgegevens, gescande afbeeldingen of audio- of videobestanden.

Het resultaat? Iedereen kan gemakkelijk vinden wat hij nodig heeft, wanneer hij dat nodig heeft. Dat betekent minder tijdverspilling aan het opsporen van mensen en documenten, minder fouten, minder dubbel werk en één enkele bron van waarheid waarop iedereen kan vertrouwen.

2. Overal toegang — zonder concessies te doen aan de veiligheid

Op afstand werken kan een uitdaging zijn, vooral als uw thuiskantoor of mobiele apparaat uw gebruikelijke workflows niet ondersteunt, of als u een onhandige VPN-verbinding (Virtual Private Network) moet gebruiken om toegang te krijgen tot uw werkbestanden.

Een legale EMS zoals ndMail kan veel van deze uitdagingen oplossen. Dat komt omdat u dezelfde document- en e-mailbeheerfuncties overal kunt gebruiken waar u toegang hebt tot uw e-maildienst, zelfs wanneer u offline bent. Nog beter: er is geen VPN nodig.

Zo kan uw team productief blijven, of ze nu op kantoor zijn, thuis werken of onderweg zijn — ongeacht het apparaat dat ze tijdens hun werkdag gebruiken. Ze hoeven hun favoriete workflows niet op te geven en zullen niet in de verleiding komen om workarounds te zoeken die uw organisatie aan risico's blootstellen.

3. Gestroomlijnde e-mailopslag, geautomatiseerde archivering

Een van de belangrijkste doelstellingen van een juridisch EMS is om het archiveren van e-mails moeiteloos en zelfs automatisch te maken. (Want hoe gemakkelijker het voor gebruikers is om e-mails te archiveren, hoe groter de kans dat ze dat ook daadwerkelijk doen.)

Er zijn veel manieren om dit te bereiken. NdMail maakt bijvoorbeeld gebruik van AI om slimme aanbevelingen te doen voor communicatie en het archiveren van documenten. Hierdoor hoeven advocaten niet zelf na te denken over de locatie en de communicatie en bijlagen handmatig in het documentbeheersysteem te archiveren, maar kunnen ze eenvoudig de archiveringslocatie controleren. Met één klik bevestigt u de archiveringslocatie.

Extra EMS-functies kunnen gebruikers helpen bij het opvolgen, automatisch archiveren van antwoorden en het voorkomen van dubbele archivering — dit alles helpt uw team tijd, focus en energie te besparen.

Afhankelijk van het bewaarbeleid van uw organisatie kunt u ook het archiveren of verwijderen van dossier- of projectbestanden automatiseren en stroomlijnen, inclusief opgeslagen e-mailconversaties die aan uw opgegeven criteria voldoen. U hoeft niet elk afzonderlijk bestand en bericht te doorzoeken en te identificeren; het is eenvoudig en moeiteloos.

4. Tijd besparen op administratieve taken = meer tijd voor factureerbaar werk

Wanneer u per uur factureert, heeft elke extra minuut die u aan niet-factureerbaar werk besteedt, een negatieve invloed op uw nettowinst. Daarom is effectief tijdmanagement zo essentieel voor advocaten en juridische professionals.

Maar zelfs voor bedrijfsjuristen die geen facturen naar klanten sturen, kunnen tijdrovende administratieve taken (zoals het archiveren van nieuwe e-mails) tijd kosten die beter aan belangrijkere projecten en verantwoordelijkheden besteed zou kunnen worden.

Gelukkig kunnen juridische e-mailbeheeroplossingen helpen om de tijd die uw team kwijt is aan het opslaan, delen en ordenen van belangrijke e-mails en bijlagen te verminderen. Al dat werk gebeurt snel, nauwkeurig en zelfs automatisch.

En in plaats van vast te lopen bij het zoeken naar een lang verloren gesprek in de diepten van uw e-mailmappen, kunt u uw momentum behouden – of dat nu het factureren van meer uren is of het doorzetten van een belangrijk bedrijfsinitiatief. U kunt controle krijgen over uw inbox in plaats van dat uw inbox controle over u krijgt.

Ontdek de mogelijkheden van juridisch e-mailbeheer

Als het gaat om het beheer van e-mail voor uw advocatenkantoor of team, zijn de voordelen van een robuust juridisch EMS duidelijk – en dit is nog maar het topje van de ijsberg. Een juridisch EMS kan uw organisatie ook helpen beschermen tegen risico's, grote kostenbesparingen opleveren, de winstgevendheid verbeteren, het onboardingproces versnellen en nog veel meer.

Maar het kiezen van de juiste juridische EMS voor uw team kan een hele opgave zijn.

Daarom hebben we de Definitive Guide to Email Management (Definitieve gids voor e-mailbeheer) opgesteld — voor juridische afdelingen, grote advocatenkantoren en overheidsinstanties.

In deze handleiding leer je:

• Meer informatie over hoe een effectief EMS helpt bij het verbeteren van de organisatie en productiviteit
• Hoe kritieke EMS-functies zoals schaalbaarheid en clouddiensten te identificeren en te evalueren
• Sleutels tot een succesvolle EMS-implementatie, zodat u het gebruik door gebruikers kunt maximaliseren — en uw rendement op investering.

Download vandaag nog uw exemplaar van de Definitieve gids voor e-mailbeheer voor juridische afdelingen, grote advocatenkantoren en overheidsinstanties en ontdek wat er mogelijk is met een echt juridisch e-mailbeheersysteem.