Vive na sua caixa de entrada? Não é o único.

É seguro dizer que muitos profissionais do sector jurídico se identificam com esse sentimento. E não é de admirar: a sua caixa de correio eletrónico é a linha da frente da comunicação com clientes e colegas - o local onde vai para enviar e receber actualizações que fazem avançar assuntos e projectos.

Mas aqui está o problema: o software de correio eletrónico é frequentemente utilizado para muito mais do que enviar e receber correio eletrónico, como armazenar, organizar e procurar correio eletrónico e anexos, bem como agendar e gerir listas de tarefas.

Embora algumas empresas possam, aparentemente, conseguir utilizar uma caixa de entrada como uma extensão do seu software de gestão de documentos e de gestão de práticas, tal pode resultar em ineficiências a longo prazo, riscos e custos adicionais associados ao facto de não disporem das tecnologias adequadas.

É aqui que um bom sistema de gestão de correio eletrónico jurídico entra em cena para salvar o dia!

Porque é que a gestão do correio eletrónico jurídico é importante

Na profissão jurídica, uma mensagem de correio eletrónico é mais do que uma simples mensagem. É também uma componente crítica da gestão de assuntos do cliente ou do ficheiro do projeto.

É por isso que a gestão de correio eletrónico é normalmente considerada um subconjunto da gestão de documentos - porque uma das ferramentas mais importantes de que um advogado ou profissional jurídico necessita é a capacidade de arquivar comunicações por correio eletrónico num repositório seguro com outros documentos associados.

(Claro que existem algumas soluções de rascunho, processos manuais e outras soluções alternativas que podem fazer o trabalho numa emergência. Mas não é o mesmo que uma verdadeira gestão de correio eletrónico).

O que é a gestão de correio eletrónico jurídico? Um sistema de gestão de correio eletrónico jurídico (EMS) é um tipo de software que se integra com o seu cliente de correio eletrónico existente - como o Microsoft Outlook ou o Gmail - e adiciona aplicações e ferramentas poderosas e específicas para o sector jurídico que fazem da sua caixa de entrada um centro de eficiência. O mais importante é que um EMS jurídico o ajude a armazenar as conversas por correio eletrónico com clientes e outras partes interessadas de forma eficiente, precisa e segura. Nós mostramos-lhe como.

Porque é que a descentralização é problemática

Antes de nos debruçarmos sobre as vantagens da utilização de um SGA jurídico, vejamos em que é que as caixas de entrada normais ficam aquém das necessidades dos escritórios de advogados e dos departamentos jurídicos das empresas.

Um dos maiores desafios de confiar apenas na sua caixa de entrada é a forma como esta segrega e descentraliza a informação entre a sua equipa. Em vez de ter um local onde todos os membros da equipa podem ir para se actualizarem com as últimas conversas, notas de casos, avisos de arquivamento e documentos, tem a informação espalhada pelo seu sistema de gestão da clínica, sistema de gestão de documentos (DMS), caixas de entrada de cada membro da equipa, unidades locais... e sabe-se lá onde mais.

Esta situação não só é extremamente ineficaz para todos os envolvidos, como também aumenta consideravelmente o risco de erros, trabalho duplicado, falhas de comunicação e incumprimento. Para não mencionar os problemas que surgem quando um colega de equipa sai com conteúdo importante apenas no seu e-mail. Este é mais um problema da Grande Demissão que está a ocorrer.

Por outro lado, um EMS jurídico facilita o trabalho da sua equipa de forma eficiente, precisa e em conformidade. Eis quatro formas principais de um EMS jurídico aumentar a produtividade na sua organização:

1. Guarde os seus documentos e e-mails num só local

Quer um colega esteja a tentar acompanhar as últimas actualizações de um assunto ou o conselho geral esteja a verificar o estado de um projeto, é mais fácil para todos os envolvidos se tudo estiver armazenado num único local.

Adicionar um EMS jurídico ao seu conjunto de tecnologias jurídicas permite-lhe criar um sistema único de registo com todos os ficheiros num local centralizado - o seu DMS. Isto garante que tem um local específico onde se encontram todos os ficheiros relacionados com projectos ou assuntos, quer se trate de conversas por correio eletrónico, documentos, peças processuais, notas de processo, entradas de clientes, imagens digitalizadas ou ficheiros de áudio ou vídeo.

O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam, quando precisam. Isto significa menos tempo perdido a procurar pessoas e documentos, menos erros, menos esforços duplicados e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.

2. Acesso em qualquer lugar - sem comprometer a segurança

Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se o seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar os seus fluxos de trabalho habituais, ou se tiver de utilizar uma ligação de rede privada virtual (VPN) complicada para aceder aos ficheiros de trabalho.

Um EMS jurídico como o ndMail pode resolver muitos destes desafios. Isto porque pode utilizar as mesmas capacidades de gestão de documentos e correio eletrónico em qualquer lugar onde possa aceder ao seu serviço de correio eletrónico - mesmo quando está offline. Melhor ainda: não é necessária uma VPN.

Como tal, a sua equipa pode manter-se produtiva, quer esteja no escritório, a trabalhar a partir de casa ou em viagem - independentemente do dispositivo que esteja a utilizar no seu dia de trabalho. Não têm de desistir dos seus fluxos de trabalho preferidos e não se sentirão tentados a encontrar soluções alternativas que exponham a sua organização a riscos.

3. Armazenamento simplificado de correio eletrónico, arquivo automatizado

Um dos principais objectivos de um SGA jurídico é tornar o arquivamento de correio eletrónico fácil - e mesmo automático. (Afinal de contas, quanto mais fácil for para os utilizadores arquivar e-mails, maior será a probabilidade de o fazerem).

Há muitas formas de o conseguir. Por exemplo, o ndMail utiliza a IA para fazer recomendações inteligentes de comunicação e arquivamento de documentos. Isto permite que os advogados verifiquem simplesmente o local de arquivamento, em vez de pensarem eles próprios no local e arquivarem manualmente a comunicação e os anexos no sistema de gestão de documentos. Basta um clique para confirmar o local de arquivamento.

As funcionalidades adicionais do EMS podem ajudar os utilizadores a fazer o acompanhamento, a arquivar automaticamente as respostas e a evitar arquivamentos duplicados - tudo isto ajuda a sua equipa a poupar tempo, concentração e energia.

Dependendo das políticas de retenção da sua organização, também pode automatizar e simplificar o processo de arquivamento ou eliminação de ficheiros de assuntos ou projectos, incluindo quaisquer conversas de correio eletrónico armazenadas que satisfaçam os critérios especificados. Não tem de procurar e identificar cada ficheiro e mensagem individual; é simples e indolor.

4. Poupar tempo em tarefas administrativas = mais tempo para trabalho faturável

Quando se fatura à hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um golpe para o seu resultado final. É por isso que uma gestão eficaz do tempo é tão essencial para os advogados e profissionais do direito.

Mas, mesmo para os advogados internos que não estão a faturar aos clientes, as tarefas administrativas demoradas (como o preenchimento de novos e-mails) podem tirar tempo a projectos e responsabilidades mais importantes.

Felizmente, as soluções de gestão de correio eletrónico jurídico podem ajudar a reduzir o tempo que a sua equipa tem de despender a armazenar, partilhar e organizar mensagens de correio eletrónico e anexos importantes. Todo esse trabalho é feito de forma rápida, precisa e até automática.

E em vez de ficar bloqueado a tentar encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas das suas pastas de correio eletrónico, pode manter o seu ritmo - quer seja a faturar mais horas ou a avançar com uma iniciativa importante da empresa. Pode assumir o controlo da sua caixa de entrada em vez de deixar que a caixa de entrada o controle a si.

Explore as possibilidades da gestão de correio eletrónico jurídico

Quando se trata de gerir o correio eletrónico para a sua prática ou equipa jurídica, as vantagens de um SGA jurídico robusto são evidentes - e estas são apenas a ponta do icebergue. Um EMS jurídico também pode ajudar a proteger a sua organização contra riscos, proporcionar grandes poupanças de custos, melhorar a rentabilidade, acelerar o processo de integração e muito mais.

Mas escolher o EMS jurídico certo para a sua equipa pode ser uma tarefa difícil.

Foi por isso que criámos o Guia Definitivo de Gestão de Correio Eletrónico - para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advogados e agências governamentais.

Neste guia, aprenderá:

• Mais informações sobre como um SGA eficaz ajuda a aumentar a organização e a produtividade
• Como identificar e avaliar caraterísticas críticas do EMS, como a escalabilidade e os serviços na nuvem
• Chaves para uma implementação bem sucedida do EMS para que possa maximizar a adoção pelos utilizadores - e o seu retorno do investimento

Transfira hoje a sua cópia do Guia definitivo de gestão de correio eletrónico para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advogados e agências governamentais e explore o que é possível com um verdadeiro sistema de gestão de correio eletrónico jurídico.