Vivi nella tua casella di posta? Non sei l'unico.

Si può tranquillamente affermare che molti professionisti del settore legale possano identificarsi con questa sensazione. E non c’è da stupirsi: la posta in arrivo è la prima linea di comunicazione con clienti e colleghi, il luogo in cui si inviano e si ricevono gli aggiornamenti che fanno progredire le pratiche e i progetti.

Ma ecco il problema: i programmi di posta elettronica vengono spesso utilizzati per molto più che inviare e ricevere e-mail, ad esempio per archiviare, organizzare e cercare e-mail e allegati, oltre che per pianificare e gestire elenchi di attività.

Sebbene alcune aziende possano apparentemente cavarsela utilizzando la casella di posta elettronica come estensione del proprio software di gestione dei documenti e dello studio, ciò può comportare, nel lungo periodo, inefficienze, rischi e costi aggiuntivi legati alla mancanza delle tecnologie adeguate.

È proprio qui che entra in gioco un solido sistema di gestione delle e-mail legali per risolvere la situazione!

Perché è importante la gestione delle e-mail aziendali

Nel settore legale, un’e-mail è molto più di un semplice messaggio. È anche una componente fondamentale della gestione delle pratiche dei clienti o dei fascicoli di progetto.

Ecco perché la gestione delle e-mail è generalmente considerata una sottocategoria della gestione dei documenti: uno degli strumenti più importanti di cui un avvocato o un professionista del settore legale ha bisogno è infatti la possibilità di archiviare le comunicazioni via e-mail in un archivio sicuro insieme agli altri documenti correlati.

(Certo, esistono alcune soluzioni improvvisate, procedure manuali e altre soluzioni alternative che possono tornare utili in caso di necessità. Ma non è la stessa cosa di una vera e propria gestione della posta elettronica.)

Che cos’è la gestione delle e-mail in ambito legale? Un sistema di gestione delle e-mail in ambito legale (EMS) è un tipo di software che si integra con il client di posta elettronica già in uso — come Microsoft Outlook o Gmail — e aggiunge potenti applicazioni e strumenti specifici per il settore legale, trasformando la tua casella di posta in un centro di efficienza. L’aspetto più importante è che un EMS legale ti aiuta a archiviare le conversazioni via e-mail con i clienti e le altre parti interessate in modo efficiente, accurato e sicuro. Ti mostreremo come.

Perché il decentramento è problematico

Prima di approfondire i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema di gestione delle comunicazioni (EMS) specifico per il settore legale, vediamo quali sono i limiti delle caselle di posta standard per gli studi legali e gli uffici legali aziendali.

Una delle maggiori difficoltà nel fare affidamento esclusivamente sulla propria casella di posta elettronica è il modo in cui questa frammenta e decentralizza le informazioni all’interno del team. Anziché disporre di un unico luogo in cui tutti i membri del team possano accedere per tenersi aggiornati sulle ultime conversazioni, sulle note relative ai casi, sugli avvisi di archiviazione e sui documenti, le informazioni sono sparse tra il sistema di gestione dello studio, il sistema di gestione dei documenti (DMS), le caselle di posta dei singoli membri del team, le unità di disco locali… e chissà dove altro.

Non solo ciò è terribilmente inefficiente per tutte le persone coinvolte, ma aumenta anche notevolmente il rischio di errori, doppioni, incomprensioni e mancata conformità. Per non parlare dei problemi che sorgono quando un collega lascia l’azienda e contenuti importanti sono presenti esclusivamente nella sua posta elettronica. Questo è l’ennesimo problema legato al fenomeno della “Grande Dimissione” che stiamo vivendo.

D’altra parte, un sistema di gestione documentale legale (EMS) consente al vostro team di lavorare in modo più efficiente, accurato e conforme alle normative. Ecco quattro modi principali in cui un sistema di gestione documentale legale può aumentare la produttività in tutta la vostra organizzazione:

1. Conserva i tuoi documenti e le tue e-mail in un unico posto

Che si tratti di un collega che cerca di mettersi al passo con gli ultimi aggiornamenti su una pratica o del responsabile legale che verifica lo stato di avanzamento di un progetto, è più semplice per tutte le persone coinvolte se tutto è archiviato in un unico posto.

L'integrazione di un sistema di gestione elettronica dei documenti (EMS) nel vostro stack tecnologico legale vi consente di creare un unico sistema di archiviazione in cui tutti i file sono conservati in un unico luogo centralizzato: il vostro sistema di gestione documentale (DMS). Ciò garantisce che tutti i file relativi a progetti o pratiche abbiano una collocazione specifica, che si tratti di conversazioni via e-mail, documenti, atti processuali, note relative ai casi, dati anagrafici dei clienti, immagini digitalizzate o file audio e video.

Il risultato? Tutti possono trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Ciò significa meno tempo sprecato a cercare persone e documenti, meno errori, meno duplicazioni di lavoro e un'unica fonte di informazioni attendibili su cui tutti possono fare affidamento.

2. Accesso ovunque — senza compromettere la sicurezza

Lavorare da remoto può rappresentare una sfida, soprattutto se il proprio ufficio a casa o il dispositivo mobile non supportano i normali flussi di lavoro, oppure se si è costretti a utilizzare una connessione VPN (rete privata virtuale) poco intuitiva per accedere ai file di lavoro.

Un sistema di gestione elettronica dei documenti (EMS) conforme alle normative, come ndMail, può risolvere molte di queste difficoltà. Questo perché è possibile utilizzare le stesse funzionalità di gestione dei documenti e delle e-mail ovunque si abbia accesso al proprio servizio di posta elettronica, anche quando si è offline. E c’è di più: non è necessaria alcuna VPN.

In questo modo, il tuo team potrà rimanere produttivo sia che si trovi in ufficio, sia che lavori da casa o in viaggio — indipendentemente dal dispositivo utilizzato durante la giornata lavorativa. I membri del team non dovranno rinunciare ai propri flussi di lavoro preferiti e non saranno tentati di ricorrere a soluzioni alternative che espongano la tua organizzazione a rischi.

3. Archiviazione semplificata delle e-mail, archiviazione automatizzata

Uno degli obiettivi principali di un sistema di gestione delle e-mail (EMS) a norma di legge è quello di rendere l'archiviazione delle e-mail semplice, se non addirittura automatica. (Dopotutto, più è facile per gli utenti archiviare le e-mail, più è probabile che lo facciano effettivamente.)

Ci sono molti modi per farlo. Ad esempio, ndMail utilizza l’intelligenza artificiale per fornire suggerimenti intelligenti sulla comunicazione e sull’archiviazione dei documenti. Ciò consente agli avvocati di limitarsi a verificare a campione la posizione di archiviazione, anziché doverla individuare autonomamente e archiviare manualmente le comunicazioni e gli allegati nel sistema di gestione dei documenti. Basta un solo clic per confermare la posizione di archiviazione.

Ulteriori funzionalità dell’EMS possono aiutare gli utenti a dare seguito alle richieste, inviare automaticamente le risposte ed evitare la duplicazione degli invii: tutto ciò contribuisce a far risparmiare tempo, concentrazione ed energia al tuo team.

A seconda delle politiche di conservazione della vostra organizzazione, potete anche automatizzare e semplificare il processo di archiviazione o eliminazione dei fascicoli relativi a pratiche o progetti, comprese eventuali conversazioni e-mail archiviate che soddisfano i criteri da voi specificati. Non è necessario setacciare i file e i messaggi uno per uno per identificarli; è un’operazione semplice e indolore.

4. Risparmio di tempo nelle attività amministrative = più tempo da dedicare al lavoro fatturabile

Quando si fattura a ore, ogni minuto in più dedicato a attività non fatturabili incide negativamente sui profitti. Ecco perché una gestione efficace del tempo è così fondamentale per avvocati e professionisti del settore legale.

Ma anche per i consulenti legali interni che non fatturano ai clienti, le attività amministrative che richiedono molto tempo (come l’archiviazione delle nuove e-mail) possono sottrarre tempo a progetti e responsabilità di maggiore impatto.

Fortunatamente, le soluzioni per la gestione delle e-mail in conformità con i requisiti legali possono aiutare a ridurre il tempo che il vostro team deve dedicare all’archiviazione, alla condivisione e all’organizzazione delle e-mail e degli allegati importanti. Tutte queste operazioni vengono eseguite in modo rapido, accurato e persino automatico.

E invece di impantanarti nel tentativo di ritrovare una conversazione perduta da tempo nelle profondità delle tue cartelle di posta elettronica, puoi mantenere lo slancio — che si tratti di fatturare più ore o di portare avanti un’importante iniziativa aziendale. Puoi prendere il controllo della tua casella di posta invece di lasciare che sia lei a controllare te.

Scopri le possibilità offerte dalla gestione legale delle e-mail

Quando si tratta di gestire la posta elettronica per il proprio studio legale o il proprio team, i vantaggi di un sistema EMS legale affidabile sono evidenti — e questi sono solo la punta dell’iceberg. Un sistema EMS legale può anche aiutare a proteggere la vostra organizzazione dai rischi, garantire notevoli risparmi sui costi, migliorare la redditività, accelerare il processo di inserimento dei nuovi assunti e molto altro ancora.

Ma scegliere il servizio di assistenza medica d'emergenza (EMS) più adatto al proprio team può rivelarsi un compito arduo.

Ecco perché abbiamo creato la “Guida definitiva alla gestione delle e-mail” — destinata agli uffici legali, ai grandi studi legali e alle agenzie governative.

In questa guida imparerai:

• Maggiori informazioni su come un sistema EMS efficace contribuisca a migliorare l'organizzazione e la produttività
• Come identificare e valutare caratteristiche fondamentali dei sistemi EMS, quali la scalabilità e i servizi cloud
• I fattori chiave per un'implementazione di successo dell'EMS, che ti consentirà di massimizzare l'adozione da parte degli utenti e il ritorno sull'investimento

Scarica oggi stesso la tua copia della “Guida definitiva alla gestione della posta elettronica ” per uffici legali, grandi studi legali ed enti governativi e scopri tutte le potenzialità di un vero e proprio sistema di gestione della posta elettronica per il settore legale.