O você vive em sua caixa de entrada? O você não está sozinho.

É seguro dizer que muitos profissionais da área jurídica podem se identificar com esse sentimento. E não é de surpreender: sua caixa de entrada de e-mail é a linha de frente da comunicação com clientes e colegas - o lugar onde o você vai para enviar e receber atualizações que dão andamento a assuntos e projetos.

Mas aqui está o problema: o software de e-mail geralmente é usado para muito mais do que enviar e receber e-mails, como armazenar, organizar e pesquisar e-mails e anexos, além de agendar e gerenciar listas de tarefas.

Embora algumas empresas aparentemente consigam se safar usando uma caixa de entrada como uma extensão de seu software de gerenciamento de documentos e de gerenciamento de práticas, isso pode resultar em ineficiências de longo prazo, riscos e custos adicionais associados à falta das tecnologias certas.

É aqui que um sistema sólido de gerenciamento de e-mail jurídico entra em cena para salvar o dia!

Por que o gerenciamento de e-mails jurídicos é importante

Na profissão jurídica, um e-mail é mais do que apenas uma mensagem. É também um componente essencial do gerenciamento de assuntos do cliente ou do arquivo do projeto.

É por isso que o gerenciamento de e-mail é normalmente considerado um subconjunto do gerenciamento de documentos, porque uma das ferramentas mais importantes de que um advogado ou profissional jurídico precisa é a capacidade de arquivar comunicações por e-mail em um repositório seguro com outros documentos associados.

(É claro que existem algumas soluções improvisadas, processos manuais e outras soluções alternativas que podem dar conta do recado em um piscar de olhos. Mas isso não é o mesmo que um verdadeiro gerenciamento de e-mail).

O que é gerenciamento de e-mail jurídico? Um sistema de gerenciamento de e-mail jurídico (EMS) é um tipo de software que se integra ao seu cliente de e-mail existente - como o Microsoft Outlook ou o Gmail - e adiciona aplicativos e ferramentas poderosos e específicos para o setor jurídico que transformam sua caixa de entrada em um centro de eficiência. O mais importante é que um EMS jurídico ajude o você a armazenar conversas por e-mail com clientes e outras partes interessadas de forma eficiente, precisa e segura. Mostraremos ao você como.

Por que a descentralização é problemática

Antes de nos aprofundarmos nos benefícios do uso de um EMS jurídico, vamos analisar onde as caixas de entrada padrão são insuficientes para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos corporativos.

Um dos maiores desafios de confiar apenas na sua caixa de entrada é como ela segrega e descentraliza as informações entre a sua equipe. Em vez de ter um local onde todos os membros da equipe possam ir para se atualizar sobre as últimas conversas, notas de casos, avisos de arquivamento e documentos, o você tem informações espalhadas pelo sistema de gerenciamento da prática, sistema de gerenciamento de documentos (DMS), caixas de entrada de cada membro da equipe, unidades locais... e sabe-se lá onde mais.

Isso não só é terrivelmente ineficiente para todos os envolvidos, como também aumenta muito o risco de erros, trabalho duplicado, falta de comunicação e não conformidade. Isso sem mencionar os problemas que surgem quando um colega de equipe sai com conteúdo importante existente apenas em seu e-mail. Esse é mais um problema com a Grande Demissão que está ocorrendo.

Por outro lado, um EMS jurídico facilita o trabalho da sua equipe de forma eficiente, precisa e em conformidade. Aqui estão quatro maneiras principais pelas quais um EMS jurídico pode aumentar a produtividade em sua organização:

1. Guarde seus documentos e e-mails em um só lugar

Se um colega estiver tentando se atualizar sobre as últimas atualizações de um assunto ou se o conselho geral estiver verificando o status de um projeto, será mais fácil para todos os envolvidos se tudo estiver armazenado em um só lugar.

Adicionar um EMS jurídico à sua pilha de tecnologia jurídica permite que o você crie um sistema único de registro com todos os arquivos em um local centralizado - o seu DMS. Isso garante que o você tenha um local específico ao qual pertencem todos os arquivos relacionados a projetos ou assuntos, sejam eles conversas por e-mail, documentos, peças processuais, anotações de casos, entrada de clientes, imagens digitalizadas ou arquivos de áudio ou vídeo.

O resultado? Todos podem encontrar facilmente o que precisam, quando precisam. Isso significa menos tempo perdido na busca de pessoas e documentos, menos erros, menos esforços duplicados e uma única fonte de verdade em que todos podem confiar.

2. Acesso em qualquer lugar - sem comprometer a segurança

Trabalhar remotamente pode ser um desafio, especialmente se o seu escritório em casa ou dispositivo móvel não suportar seus fluxos de trabalho habituais ou se o você precisar usar uma conexão de rede privada virtual (VPN) complicada para acessar os arquivos de trabalho.

Um EMS jurídico como o ndMail pode resolver muitos desses desafios. Isso porque o você pode usar os mesmos recursos de gerenciamento de documentos e e-mails em qualquer lugar em que possa acessar seu serviço de e-mail, mesmo quando estiver off-line. Melhor ainda: não é necessário usar uma VPN.

Dessa forma, sua equipe pode permanecer produtiva, quer esteja no escritório, trabalhando em casa ou em trânsito, independentemente do dispositivo que estiver usando no dia de trabalho. Eles não precisam abrir mão de seus fluxos de trabalho preferidos e não se sentirão tentados a encontrar soluções alternativas que exponham sua organização a riscos.

3. Armazenamento simplificado de e-mails, arquivamento automatizado

Um dos principais objetivos de um EMS jurídico é facilitar o arquivamento de e-mails e até mesmo torná-lo automático. (Afinal, quanto mais fácil for para os usuários arquivarem e-mails, maior será a probabilidade de eles realmente o fazerem).

Há muitas maneiras de fazer isso. Por exemplo, o ndMail usa IA para fazer recomendações inteligentes de comunicação e arquivamento de documentos. Isso permite que os advogados simplesmente verifiquem o local de arquivamento, em vez de pensar no local por conta própria e arquivar manualmente a comunicação e os anexos no sistema de gerenciamento de documentos. Basta um clique para confirmar o local de arquivamento.

Recursos adicionais do EMS podem ajudar os usuários a fazer o acompanhamento, arquivar respostas automaticamente e evitar arquivamentos duplicados - tudo isso ajuda a sua equipe a economizar tempo, foco e energia.

Dependendo das políticas de retenção da sua organização, o você também pode automatizar e simplificar o processo de arquivamento ou exclusão de arquivos de assuntos ou projetos, incluindo todas as conversas de e-mail armazenadas que atendam aos critérios especificados. O você não precisa pesquisar e identificar cada arquivo e mensagem individual; é simples e indolor.

4. Economia de tempo em tarefas administrativas = mais tempo para trabalho faturável

Quando o você cobra por hora, cada minuto extra gasto em trabalho não faturável é um golpe no seu resultado final. É por isso que o gerenciamento eficaz do tempo é tão essencial para advogados e profissionais do direito.

No entanto, mesmo para os advogados internos que não estão cobrando dos clientes, as tarefas administrativas demoradas (como o arquivamento de novos e-mails) podem tirar tempo de projetos e responsabilidades mais impactantes.

Felizmente, as soluções de gerenciamento de e-mail jurídico podem ajudar a reduzir o tempo que sua equipe gasta para armazenar, compartilhar e organizar e-mails e anexos importantes. Todo esse trabalho acontece de forma rápida, precisa e até automática.

E, em vez de ficar preso tentando encontrar uma conversa há muito perdida nas profundezas das pastas de e-mail, o você pode manter o ritmo, seja faturando mais horas ou levando adiante uma iniciativa importante da empresa. O você pode assumir o controle da sua caixa de entrada em vez de deixar que ela o controle.

Explore as possibilidades do gerenciamento de e-mail jurídico

Quando se trata de gerenciar e-mails para sua prática ou equipe jurídica, os benefícios de um EMS jurídico robusto são claros - e esses são apenas a ponta do iceberg. Um EMS jurídico também pode ajudar a proteger sua organização contra riscos, proporcionar grandes economias de custo, melhorar a lucratividade, acelerar o processo de integração e muito mais.

Mas escolher o EMS jurídico certo para sua equipe pode ser uma tarefa difícil.

É por isso que criamos o Guia definitivo de gerenciamento de e-mail - para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia e órgãos governamentais.

Neste guia, o você aprenderá:

• Saiba mais sobre como um EMS eficaz ajuda a aumentar a organização e a produtividade
• Como identificar e avaliar os recursos essenciais do EMS, como escalabilidade e serviços em nuvem
• Chaves para uma implementação bem-sucedida do EMS, para que o você possa maximizar a adoção do usuário e o retorno sobre o investimento

Baixe hoje mesmo sua cópia do Guia definitivo de gerenciamento de e-mail para departamentos jurídicos, grandes escritórios de advocacia e órgãos governamentais e explore o que é possível fazer com um verdadeiro sistema de gerenciamento de e-mail jurídico.