NetDocuments, den ledende skybaserte innholdshåndteringsplattformen for jurister, kunngjorde i dag at advokatfirmaet Ice Miller, som er rangert som nummer 200 på Am Law, har implementert NetDocuments skybaserte plattform med suksess, og erstattet det eksisterende, aldrende klient-server-systemet. Med over 340 jurister på syv kontorer som gir råd til klienter om alle aspekter av komplekse juridiske spørsmål på tvers av mer enn 20 praksisområder, var det avgjørende for firmaets produktivitet og strømlinjeformede levering av juridiske tjenester å ha en sikker, fleksibel og fremtidsrettet dokument- og e-posthåndteringsteknologi.

Ice Miller, som startet søket etter en ny teknologi for dokument- og e-posthåndtering flere måneder før pandemien, var fast bestemt på å erstatte et utdatert, administrativt krevende og ustabilt klient-server-system. «Som firma omfavnet vi ideen om å gå over til skyen. Vi vet at skyen er sikrere, ikke mindre sikker, enn det vi kan levere internt, og at et forretningskritisk system som dokumenthåndtering hører hjemme i skyen», uttalte Steve Johnson, Ice Millers direktør for IT-applikasjoner.

Firmaets gjennomgang og utvelgelsesprosess for dokumenthåndteringssystemer (DMS) var omfattende og inkluderte mer enn 65 personer i firmaet, alt fra advokater til støttepersonell og partnere. Johnson la til: «Dokumenthåndtering var virkelig programvaren som krevde mer tilbakemelding og støtte fra firmaet enn noe annet vi skulle gjøre. Vi forsto hvor viktig brukerstøtte og teknologiadopsjon er, spesielt med et nytt DMS.»

Kritiske faktorer som Ice Miller verdsatte med NetDocuments som en del av utvalget, inkluderte den innebygde skyarkitekturen, plattformens brukervennlighet og hvordan den er bygget rundt advokatenes og brukernes daglige rutine.

«Når det gjelder utvalg, er NetDocuments målrettet bygget fra grunnen av som en innebygd skyapplikasjon. Det faktum at NetDocuments alltid har vært i skyen er en stor differensierer», la Johnson til.

Da beslutningen om å velge NetDocuments var tatt, innså IT-direktør Johnson og teamet hans viktigheten av å velge riktig implementeringspartner som en del av en vellykket utrulling. «Basert på vår tidligere erfaring med Kraft Kennedy og deres imponerende merittliste med å hjelpe andre advokatfirmaer med å rulle ut NetDocuments, var beslutningen om å samarbeide med dem enkel.»

De første plattformdesignøktene startet i februar 2020 og ble formelt satt på vent på grunn av pandemien. Da firmaet gjenopptok samarbeidet med Kraft Kennedy i august i fjor, forble de opprinnelige forventningene de samme med tidspunktet for prosjektet, og en andre runde med designmøter med spesifikke praksisgrupper var på gang. Totalt sett var overgangen til fjernarbeid og implementeringen av NetDocuments, til tross for at de opererte innenfor de pandemidrevne restriksjonene, sømløs og fortsatte for fullt. Johnson la til: «I ettertid var det ekstremt gunstig å få designøktene gjennomført personlig før pandemien, og det forenklet overgangen til DMS basert på kjennskap til og enighet om omfang og strategi.»

Håndtering av endringer, maksimering av resultater

Ifølge Steve Johnson var den overordnede suksessen til DMS-bytteprosjektet en kombinasjon av at firmaets interne team var tett involvert i teknologivalg og testing, samt investert i designprosessen. «Dette, kombinert med bytte til en skyplattform og en solid skyarkitektur og et brukervennlig grensesnitt, kombinert med en erfaren implementeringspartner med en håndbok for beste praksis, gjorde overgangen til NetDocuments svært håndterbar og en overveldende suksess.»

Kelly Kautsky, prosjektleder hos Ice Miller, og integrert i firmaets NetDocuments-implementering, bemerket Kraft Kennedys spådom om umiddelbar brukeradopsjon. «For meg ble høydepunktet i NetDocuments-utrullingen nøyaktig forutsett av Kraft Kennedy, som bemerket … 'ved Go-Live vil majoriteten av firmaet begynne å bruke NetDocuments (legge til dokumenter, redigere dokumenter osv.) med lite eller ingen hjelp'. Det var helt sant – vi hadde en flott Go-Live med mange fornøyde brukere.» 

Bekymringene rundt endringshåndtering som ofte er knyttet til en DMS-bryter, viste seg å være ubegrunnede: Firmaet hadde 90 % brukeradopsjon i løpet av de første dagene etter at de la ut NetDocuments, og antallet relaterte servicedesk-samtaler falt dramatisk i løpet av den første uken. 

På dag én med NetDocuments lagret firmaet 1400 dokumenter og arkiverte 12 000 e-poster, sammenlignet med et gjennomsnitt på 2000 dokumenter og e-poster til sammen i deres eldre DMS. Etter fire dager hadde firmaet lagret mer enn 4700 dokumenter og arkivert over 37 000 e-poster i NetDocuments.

Når det gjelder brukeradopsjon rett fra starten, var mer enn 90 % av de over 600 plattformbrukerne i gang i løpet av de tre første dagene etter den første opplæringen og oppsettet.

«Vi er veldig glade for å ønske Ice Miller velkommen til NetDocuments og hjelpe dem med å omfavne plattformen vår som den grunnleggende programvaren for juridiske fagfolk og der de gjør jobben sin», uttalte Josh Baxter, administrerende direktør i NetDocuments. «For tiden bruker mer enn 4000 kunder NetDocuments-skyen som sin eneste kilde til sannhet og det sentrale knutepunktet for inspirert arbeid.»

Kraft Kennedy og NetDocuments arrangerer et ILTA-webinar 8. september, med fokus på Ice Millers utvalg, implementering og beste praksis for NetDocuments. Registrer deg her .

‍