A NetDocuments, a principal plataforma de gestão de conteúdos na nuvem para profissionais do sector jurídico, anunciou hoje que a Ice Miller, uma firma de advogados classificada na Am Law 200, implementou com sucesso a plataforma nativa na nuvem da NetDocuments, substituindo o seu sistema cliente-servidor existente. Com mais de 340 profissionais jurídicos em sete escritórios, que aconselham os clientes em todos os aspectos de questões jurídicas complexas em mais de 20 áreas de prática, ter uma tecnologia de gestão de documentos e e-mail segura, flexível e preparada para o futuro foi fundamental para a produtividade da empresa e para a prestação de serviços jurídicos simplificados.

A Ice Miller, que começou a procurar uma nova tecnologia de gestão de documentos e correio eletrónico vários meses antes da pandemia, estava decidida a substituir um sistema cliente-servidor desatualizado, administrativamente oneroso e instável. "Como empresa, aceitámos a ideia de mudar para a nuvem. Sabemos que a nuvem é mais segura, e não menos segura, do que aquilo que podemos oferecer internamente, e que um sistema de missão crítica como a gestão de documentos deve estar na nuvem", afirmou Steve Johnson, Diretor de Aplicações de TI da Ice Miller.

O processo de análise e seleção do sistema de gestão documental (DMS) da empresa foi extenso e incluiu mais de 65 pessoas da empresa, desde advogados a pessoal de apoio e sócios. Johnson acrescentou: "A gestão de documentos era, de facto, o software que exigia mais feedback e adesão da empresa do que qualquer outra coisa que fôssemos fazer. Compreendemos como é vital a adesão dos utilizadores e a adoção de tecnologia, especialmente com um novo DMS."

Os factores críticos que a Ice Miller valorizou na NetDocuments como parte da seleção incluíram a arquitetura nativa da nuvem, a facilidade de utilização da plataforma e a forma como foi construída em torno da rotina diária dos advogados e dos utilizadores.

"Em termos de seleção, o NetDocuments foi propositadamente criado desde o início como uma aplicação nativa da nuvem. O facto de o NetDocuments ter estado sempre na nuvem é um enorme fator de diferenciação", acrescentou Johnson.

Uma vez tomada a decisão de selecionar o NetDocuments, o Diretor de TI Johnson e a sua equipa reconheceram a importância de escolher o parceiro de implementação correto como parte de uma implementação bem sucedida. "Com base na nossa experiência anterior de trabalho com a Kraft Kennedy e no seu impressionante historial de ajuda a outros escritórios de advogados na implementação do NetDocuments, a decisão de estabelecer uma parceria com eles foi fácil."

As sessões iniciais de conceção da plataforma tiveram início em fevereiro de 2020 e foram formalmente suspensas devido à pandemia. Quando a empresa voltou a colaborar com a Kraft Kennedy em agosto passado, as expectativas iniciais permaneceram as mesmas, com o calendário do projeto e uma segunda ronda de reuniões de conceção com grupos de prática específicos pendentes. De um modo geral, a transição para o trabalho remoto e a implementação do NetDocuments, apesar das restrições impostas pela pandemia, decorreu sem problemas e continuou a todo o vapor. Johnson acrescentou: "Em retrospetiva, realizar as sessões de conceção pessoalmente antes da pandemia foi extremamente benéfico e facilitou a transição do DMS com base na familiaridade e no acordo sobre o âmbito e a estratégia."

Gerir a mudança, maximizar os resultados

De acordo com Steve Johnson, o sucesso geral do projeto de mudança para o DMS foi uma combinação de ter as equipas internas da empresa intimamente envolvidas na seleção e teste da tecnologia, bem como investidas no processo de design. "Isto, combinado com a mudança para uma plataforma de nuvem e uma arquitetura de nuvem sólida e uma interface amigável e fácil de utilizar, juntamente com um parceiro de implementação experiente com um manual de boas práticas, tornou a nossa mudança para o NetDocuments muito fácil de gerir e um sucesso esmagador."

Kelly Kautsky, gestora de projectos na Ice Miller, e parte integrante da implementação do NetDocuments na empresa, observou a previsão da Kraft Kennedy sobre a adoção imediata dos utilizadores. "Para mim, o ponto alto da implementação do NetDocuments foi previsto com exatidão pela Kraft Kennedy, que referiu ... 'no Go-Live, a maioria da empresa começará a utilizar o NetDocuments (adicionar documentos, editar documentos, etc.) com pouca ou nenhuma assistência'. Era absolutamente verdade - tivemos um excelente Go-Live com muitos utilizadores satisfeitos." 

De facto, as preocupações com a gestão da mudança frequentemente associadas a uma mudança de DMS revelaram-se infundadas: A empresa teve uma adoção de 90% dos utilizadores nos primeiros dias após a entrada em funcionamento do NetDocuments, e o número de chamadas para o serviço de assistência diminuiu drasticamente na primeira semana. 

No primeiro dia com o NetDocuments, a empresa guardou 1.400 documentos e arquivou 12.000 e-mails, em comparação com uma média de 2.000 documentos e e-mails combinados no seu DMS antigo. Ao fim de quatro dias, a empresa tinha guardado mais de 4.700 documentos e arquivado mais de 37.000 mensagens de correio eletrónico no NetDocuments.

Em termos de adoção imediata pelos utilizadores, mais de 90% dos mais de 600 utilizadores da plataforma estavam a funcionar nos primeiros três dias de formação inicial e configuração.

"Estamos muito entusiasmados por dar as boas-vindas à Ice Miller à NetDocuments e ajudá-los a adotar a nossa plataforma como o software fundamental para os profissionais jurídicos e onde eles fazem o seu trabalho", afirmou Josh Baxter, CEO da NetDocuments. "Atualmente, mais de 4.000 clientes utilizam a nuvem NetDocuments como a sua única fonte de verdade e o centro de trabalho inspirado."

A Kraft Kennedy e a NetDocuments irão organizar um webinar da ILTA no dia 8 de setembro, apresentando a seleção, implementação e melhores práticas da NetDocuments de Ice Miller. Registe-se aqui.

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