A NetDocuments, a principal plataforma de gerenciamento de conteúdo em nuvem para profissionais da área jurídica, anunciou hoje que o escritório de advocacia Ice Miller, classificado na Am Law 200, implementou com sucesso a plataforma nativa em nuvem da NetDocuments, substituindo seu sistema cliente-servidor existente e antigo. Com mais de 340 profissionais da área jurídica em sete escritórios, assessorando clientes em todos os aspectos de questões jurídicas complexas em mais de 20 áreas de atuação, contar com uma tecnologia de gerenciamento de documentos e e-mails segura, flexível e preparada para o futuro foi fundamental para a produtividade do escritório e para a prestação simplificada de serviços jurídicos.

A Ice Miller, que iniciou sua busca por uma nova tecnologia de gerenciamento de documentos e e-mails vários meses antes da pandemia, estava determinada a substituir um sistema cliente-servidor desatualizado, administrativamente oneroso e instável. "Como empresa, adotamos a ideia de mudar para a nuvem. Sabemos que a nuvem é mais segura, e não menos segura, do que o que podemos oferecer internamente, e que um sistema de missão crítica como o gerenciamento de documentos deve estar na nuvem", afirmou Steve Johnson, Diretor de Aplicativos de TI da Ice Miller.

O processo de análise e seleção do sistema de gerenciamento de documentos (DMS) da empresa foi extenso e incluiu mais de 65 pessoas da empresa, desde advogados até a equipe de suporte e os sócios. Johnson acrescentou: "O gerenciamento de documentos foi realmente o software que exigiu mais feedback e adesão da empresa do que qualquer outra coisa que iríamos fazer. Entendemos como a adesão do usuário e a adoção da tecnologia são vitais, especialmente com um novo DMS."

Os fatores críticos que a Ice Miller valorizou com o NetDocuments como parte da seleção incluíram a arquitetura nativa da nuvem, a facilidade de uso da plataforma e como ela é construída em torno da rotina diária dos advogados e usuários.

"Em termos de seleção, o NetDocuments foi propositalmente desenvolvido desde o início como um aplicativo nativo de nuvem. O fato de o NetDocuments sempre ter estado na nuvem é um grande diferencial", acrescentou Johnson.

Uma vez tomada a decisão de selecionar o NetDocuments, o diretor de TI Johnson e sua equipe reconheceram a importância de escolher o parceiro de implementação certo como parte de uma implementação bem-sucedida. "Com base em nossa experiência anterior de trabalho com a Kraft Kennedy e em seu impressionante histórico de ajuda a outros escritórios de advocacia na implementação do NetDocuments, a decisão de fazer parceria com eles foi fácil."

As sessões iniciais de design da plataforma começaram em fevereiro de 2020 e foram formalmente suspensas devido à pandemia. Quando a empresa voltou a trabalhar com a Kraft Kennedy em agosto passado, as expectativas iniciais permaneceram as mesmas com o cronograma do projeto e uma segunda rodada de reuniões de design com grupos de prática específicos pendentes. De modo geral, a transição para o trabalho remoto e a implementação do NetDocuments, apesar de operar dentro das restrições impostas pela pandemia, foi perfeita e continuou a todo vapor. Johnson acrescentou: "Em retrospecto, realizar as sessões de design pessoalmente antes da pandemia foi extremamente benéfico e facilitou a transição do DMS com base na familiaridade e no acordo sobre o escopo e a estratégia."

Gerenciando mudanças, maximizando resultados

De acordo com Steve Johnson, o sucesso geral do projeto de mudança do DMS foi uma combinação de ter as equipes internas da empresa intimamente envolvidas na seleção e teste da tecnologia, bem como investidas no processo de design. "Isso, combinado com a mudança para uma plataforma de nuvem e uma arquitetura de nuvem sólida e uma interface amigável e fácil de usar, juntamente com um parceiro de implementação experiente com um manual de práticas recomendadas, tornou nossa mudança para o NetDocuments muito gerenciável e um sucesso esmagador."

Kelly Kautsky, gerente de projetos da Ice Miller e integrante da implementação do NetDocuments na empresa, observou a previsão da Kraft Kennedy de adoção imediata pelos usuários. "Para mim, o ponto alto da implementação do NetDocuments foi previsto com precisão pela Kraft Kennedy, que observou ... 'no Go-Live, a maioria da empresa começará a usar o NetDocuments (adicionando documentos, editando documentos, etc.) com pouca ou nenhuma assistência'. Isso era absolutamente verdadeiro - tivemos uma excelente Go-Live com muitos usuários satisfeitos." 

De fato, as preocupações com o gerenciamento de mudanças, muitas vezes associadas a uma mudança de DMS, mostraram-se infundadas: A empresa teve 90% de adesão dos usuários nos primeiros dias após a entrada em operação do NetDocuments, e o número de chamadas à central de serviços caiu drasticamente na primeira semana. 

No primeiro dia com o NetDocuments, a empresa salvou 1.400 documentos e arquivou 12.000 e-mails, em comparação com uma média de 2.000 documentos e e-mails combinados em seu DMS antigo. Após quatro dias, a empresa havia salvo mais de 4.700 documentos e arquivado mais de 37.000 e-mails no NetDocuments.

Em termos de adoção imediata pelo usuário, mais de 90% dos mais de 600 usuários da plataforma estavam prontos e funcionando nos primeiros três dias de treinamento inicial e configuração.

"Estamos muito entusiasmados em dar as boas-vindas à Ice Miller na NetDocuments e ajudá-los a adotar nossa plataforma como o software fundamental para profissionais jurídicos e onde eles fazem seu trabalho", afirmou Josh Baxter, CEO da NetDocuments. "Atualmente, mais de 4.000 clientes utilizam a nuvem da NetDocuments como sua única fonte de verdade e o hub central para o trabalho inspirado."

A Kraft Kennedy e a NetDocuments realizarão um webinar da ILTA em 8 de setembro, apresentando a seleção, a implementação e as práticas recomendadas da NetDocuments de Ice Miller. Registre-se aqui.

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