NetDocuments, den ledande molnbaserade plattformen för innehållshantering för jurister, meddelade idag att advokatbyrån Ice Miller, rankad på Am Law 200-listan, framgångsrikt har implementerat NetDocuments molnbaserade plattform och ersatt sitt befintliga, föråldrade klient-serversystem. Med över 340 jurister på sju kontor som ger råd till kunder om alla aspekter av komplexa juridiska frågor inom mer än 20 verksamhetsområden var det avgörande för byråns produktivitet och effektiva leverans av juridiska tjänster att ha en säker, flexibel och framtidssäker teknik för dokument- och e-posthantering.

Ice Miller, som började söka efter en ny teknik för dokument- och e-posthantering flera månader före pandemin, var fast beslutna att ersätta ett föråldrat, administrativt betungande och instabilt klient-serversystem. ”Som företag omfamnade vi idén att flytta till molnet. Vi vet att molnet är säkrare, inte mindre säkert, än vad vi kan leverera internt, och att ett affärskritiskt system som dokumenthantering hör hemma i molnet”, säger Steve Johnson, IT-applikationschef på Ice Miller.

Företagets gransknings- och urvalsprocess för dokumenthanteringssystem (DMS) var omfattande och involverade mer än 65 personer inom företaget, från advokater till supportpersonal och partners. Johnson tillade: ”Dokumenthantering var verkligen den programvara som krävde mer feedback och acceptans från företaget än något annat vi skulle göra. Vi förstod hur viktigt det är med användarnas acceptans och teknikanvändning, särskilt med ett nytt DMS.”

Kritiska faktorer som Ice Miller värdesatte hos NetDocuments som en del av urvalet var den inbyggda molnarkitekturen, plattformens användarvänlighet och hur den är uppbyggd kring advokaternas och användarnas dagliga rutiner.

”När det gäller urvalet har NetDocuments från grunden byggts upp som en inbyggd molnapplikation. Det faktum att NetDocuments alltid har funnits i molnet är en stor skillnad”, tillade Johnson.

När beslutet att välja NetDocuments väl var fattat insåg IT-chefen Johnson och hans team vikten av att välja rätt implementeringspartner för att lanseringen skulle bli lyckad. ”Baserat på våra tidigare erfarenheter av att arbeta med Kraft Kennedy och deras imponerande meritlista när det gäller att hjälpa andra advokatbyråer att lansera NetDocuments var beslutet att samarbeta med dem enkelt.”

De inledande mötena om plattformens utformning inleddes i februari 2020 och sköts formellt upp på grund av pandemin. När företaget återupptog samarbetet med Kraft Kennedy i augusti förra året var de initiala förväntningarna oförändrade vad gäller projektets tidsplan, och en andra omgång möten om utformningen med specifika arbetsgrupper väntade. Sammantaget gick övergången till distansarbete och implementeringen av NetDocuments, trots de pandemirelaterade restriktionerna, smidigt och fortsatte i full fart. Johnson tillade: ”I efterhand var det mycket fördelaktigt att ha genomfört designmötena personligen före pandemin, vilket underlättade övergången till DMS tack vare att man redan var bekant med varandra och eniga om omfattning och strategi.”

Hantera förändringar, maximera resultat

Enligt Steve Johnson var den övergripande framgången för DMS-övergångsprojektet en kombination av att företagets interna team var intimt involverade i valet av teknik och testning, samt investerade i designprocessen. ”Detta, i kombination med övergången till en molnplattform och en solid molnarkitektur och ett användarvänligt, lättanvänt gränssnitt, tillsammans med en erfaren implementeringspartner med en handbok för bästa praxis, gjorde vår övergång till NetDocuments mycket hanterbar och en överväldigande framgång.”

Kelly Kautsky, projektledare på Ice Miller och en viktig del av företagets implementering av NetDocuments, noterade Kraft Kennedys förutsägelse om omedelbar användaracceptans. ”För mig förutsåg Kraft Kennedy helt korrekt höjdpunkten i lanseringen av NetDocuments när de konstaterade att ... ’vid driftsättningen kommer majoriteten av företaget att börja använda NetDocuments (lägga till dokument, redigera dokument osv.) med liten eller ingen hjälp’.  Det stämde helt – vi hade en fantastisk lansering med många nöjda användare.” 

De förändringshanteringsproblem som ofta förknippas med en DMS-övergång visade sig vara ogrundade: Företaget hade 90 % användaracceptans inom de första dagarna efter driftsättningen av NetDocuments, och antalet relaterade serviceärenden minskade dramatiskt inom den första veckan. 

Under den första dagen med NetDocuments sparade företaget 1 400 dokument och arkiverade 12 000 e-postmeddelanden, jämfört med i genomsnitt 2 000 dokument och e-postmeddelanden sammanlagt i deras gamla DMS. Efter fyra dagar hade företaget sparat mer än 4 700 dokument och arkiverat över 37 000 e-postmeddelanden i NetDocuments.

När det gäller användarnas acceptans direkt efter lanseringen var mer än 90 % av de över 600 plattformsanvändarna igång inom de första tre dagarna efter den inledande utbildningen och installationen.

"Vi är mycket glada över att välkomna Ice Miller till NetDocuments och hjälpa dem att anamma vår plattform som den grundläggande mjukvaran för jurister och deras arbete", säger Josh Baxter, VD för NetDocuments. "För närvarande använder mer än 4 000 kunder NetDocuments moln som sin enda källa till information och som central knutpunkt för inspirerat arbete."

Kraft Kennedy och NetDocuments kommer att hålla ett ILTA-webbseminarium den 8 september, där Ice Millers val av NetDocuments, implementering och bästa praxis kommer att presenteras. Registrera dig här.

‍