NetDocuments, la principale plateforme de gestion de contenu cloud pour les professionnels du droit, a annoncé aujourd'hui que le cabinet d'avocats Ice Miller, classé dans le Am Law 200, a mis en œuvre avec succès la plateforme cloud native NetDocuments, remplaçant ainsi son système client-serveur existant et vieillissant. Avec plus de 340 professionnels du droit répartis dans sept bureaux et conseillant leurs clients sur tous les aspects de questions juridiques complexes dans plus de 20 domaines d'activité, il était primordial pour le cabinet de disposer d'une technologie de gestion des documents et des e-mails sécurisée, flexible et évolutive afin d'assurer sa productivité et de rationaliser la prestation de ses services juridiques.

Ice Miller, qui avait commencé à rechercher une nouvelle technologie de gestion des documents et des e-mails plusieurs mois avant la pandémie, était déterminé à remplacer un système client-serveur obsolète, fastidieux à gérer et instable. « En tant que cabinet, nous avons adhéré à l'idée de passer au cloud. Nous savons que le cloud est plus sûr, et non moins sûr, que ce que nous pouvons offrir en interne, et qu'un système essentiel comme la gestion des documents a sa place dans le cloud », a déclaré Steve Johnson, directeur des applications informatiques chez Ice Miller.

Le processus d'examen et de sélection du système de gestion documentaire (DMS) du cabinet a été très complet et a impliqué plus de 65 personnes au sein du cabinet, allant des avocats au personnel de soutien en passant par les associés. M. Johnson a ajouté : « La gestion documentaire était vraiment le logiciel qui nécessitait le plus de commentaires et d'adhésion de la part du cabinet par rapport à tout ce que nous allions faire. Nous avons compris à quel point l'adhésion des utilisateurs et l'adoption de la technologie étaient essentielles, en particulier avec un nouveau DMS. »

Les facteurs déterminants qui ont motivé le choix d'Ice Miller en faveur de NetDocuments comprenaient l'architecture cloud native, la facilité d'utilisation de la plateforme et la manière dont elle s'adapte aux routines quotidiennes des avocats et des utilisateurs.

« En termes de sélection, NetDocuments a été spécialement conçu dès le départ comme une application cloud native. Le fait que NetDocuments ait toujours été dans le cloud est un facteur de différenciation majeur », a ajouté M. Johnson.

Une fois la décision prise d'opter pour NetDocuments, le directeur informatique Johnson et son équipe ont compris l'importance de choisir le bon partenaire de mise en œuvre pour garantir le succès du déploiement. « Compte tenu de notre expérience passée avec Kraft Kennedy et de leurs antécédents impressionnants dans l'aide au déploiement de NetDocuments auprès d'autres cabinets d'avocats, la décision de nous associer à eux a été facile à prendre. »

Les premières sessions de conception de la plateforme ont débuté en février 2020 et ont été officiellement suspendues en raison de la pandémie. Lorsque le cabinet a repris contact avec Kraft Kennedy en août dernier, les attentes initiales restaient les mêmes en termes de calendrier du projet, et une deuxième série de réunions de conception avec des groupes de pratique spécifiques était en attente. Dans l'ensemble, la transition vers le travail à distance et la mise en œuvre de NetDocuments, malgré les restrictions imposées par la pandémie, se sont déroulées sans heurts et ont continué à plein régime. M. Johnson a ajouté : « Rétrospectivement, le fait d'avoir organisé les sessions de conception en personne avant la pandémie a été extrêmement bénéfique et a facilité la transition vers le DMS grâce à la familiarisation et à l'accord sur la portée et la stratégie. »

Gérer le changement, maximiser les résultats

Selon Steve Johnson, la réussite globale du projet de migration vers le système de gestion documentaire (DMS) est le fruit d'une implication étroite des équipes internes de l'entreprise dans le choix et les tests technologiques, ainsi que dans le processus de conception. « Ceci, combiné à la migration vers une plateforme cloud, à une architecture cloud solide et à une interface conviviale et facile à utiliser, ainsi qu'à un partenaire de mise en œuvre expérimenté disposant d'un guide des meilleures pratiques, a rendu notre migration vers NetDocuments très facile à gérer et couronnée d'un succès retentissant. »

Kelly Kautsky, chef de projet chez Ice Miller et membre essentiel de l'équipe chargée de la mise en œuvre de NetDocuments au sein du cabinet, a souligné la prédiction de Kraft Kennedy concernant l'adoption immédiate par les utilisateurs. « Pour moi, le point fort du déploiement de NetDocuments a été prédit avec justesse par Kraft Kennedy, qui avait noté que « dès la mise en service, la majorité des membres du cabinet commenceraient à utiliser NetDocuments (pour ajouter des documents, les modifier, etc.) sans ou presque sans assistance ».  Cela s'est avéré tout à fait vrai : le lancement s'est très bien passé et les utilisateurs étaient ravis. » 

En effet, les préoccupations liées à la gestion du changement souvent associées à un changement de système de gestion documentaire se sont avérées infondées : l'entreprise a enregistré un taux d'adoption de 90 % par les utilisateurs dès les premiers jours suivant la mise en service de NetDocuments, et le nombre d'appels au service d'assistance a considérablement diminué dès la première semaine. 

Dès le premier jour d'utilisation de NetDocuments, le cabinet a sauvegardé 1 400 documents et classé 12 000 e-mails, contre une moyenne de 2 000 documents et e-mails combinés dans son ancien système de gestion documentaire. Au bout de quatre jours, le cabinet avait sauvegardé plus de 4 700 documents et classé plus de 37 000 e-mails dans NetDocuments.

En termes d'adoption immédiate par les utilisateurs, plus de 90 % des quelque 600 utilisateurs de la plateforme étaient opérationnels dans les trois jours suivant la formation initiale et la configuration.

« Nous sommes très heureux d'accueillir Ice Miller chez NetDocuments et de les aider à adopter notre plateforme comme logiciel de base pour les professionnels du droit et leur lieu de travail », a déclaré Josh Baxter, PDG de NetDocuments. « Actuellement, plus de 4 000 clients utilisent le cloud NetDocuments comme source unique de vérité et centre névralgique pour un travail inspiré. »

Kraft Kennedy et NetDocuments organiseront un webinaire ILTA le 8 septembre, consacré à la sélection, à la mise en œuvre et aux meilleures pratiques de NetDocuments chez Ice Miller. Inscrivez-vous ici.

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