NetDocuments, het toonaangevende cloudplatform voor contentbeheer voor juridische professionals, heeft vandaag bekendgemaakt dat het in de Am Law 200 gerangschikte advocatenkantoor Ice Miller met succes het native cloudplatform van NetDocuments heeft geïmplementeerd, ter vervanging van het bestaande, verouderde client-serversysteem. Met meer dan 340 juridische professionals in zeven kantoren die cliënten adviseren over alle aspecten van complexe juridische kwesties in meer dan 20 praktijkgebieden, was het van cruciaal belang voor de productiviteit van het kantoor en de gestroomlijnde levering van juridische diensten om te beschikken over een veilige, flexibele en toekomstbestendige technologie voor document- en e-mailbeheer.

Ice Miller, dat enkele maanden voor de pandemie op zoek ging naar een nieuwe technologie voor document- en e-mailbeheer, was vastbesloten om een verouderd, administratief belastend en onstabiel client-serversysteem te vervangen. "Als bedrijf omarmden we het idee om over te stappen naar de cloud. We weten dat de cloud veiliger is dan wat we intern kunnen bieden, en dat een bedrijfskritisch systeem als documentbeheer thuishoort in de cloud", aldus Steve Johnson, directeur IT-toepassingen bij Ice Miller.

Het beoordelings- en selectieproces voor het documentbeheersysteem (DMS) van het kantoor was uitgebreid en omvatte meer dan 65 mensen binnen het kantoor, variërend van advocaten tot ondersteunend personeel en partners. Johnson voegde hieraan toe: "Documentbeheer was echt de software die meer feedback en draagvlak van het kantoor vereiste dan al het andere wat we gingen doen. We begrepen hoe belangrijk het draagvlak van de gebruikers en de acceptatie van de technologie zijn, vooral bij een nieuw DMS."

Kritieke factoren die Ice Miller bij NetDocuments belangrijk vond bij de selectie, waren onder meer de native cloudarchitectuur, het gebruiksgemak van het platform en de manier waarop het is opgebouwd rond de dagelijkse routine van advocaten en gebruikers.

"Wat betreft selectie is NetDocuments vanaf de basis doelbewust ontwikkeld als een native cloudapplicatie. Het feit dat NetDocuments altijd in de cloud heeft gestaan, is een enorm onderscheidend kenmerk", voegde Johnson toe.

Toen eenmaal de beslissing was genomen om voor NetDocuments te kiezen, beseften IT-directeur Johnson en zijn team hoe belangrijk het was om de juiste implementatiepartner te kiezen voor een succesvolle uitrol. "Op basis van onze eerdere ervaringen met Kraft Kennedy en hun indrukwekkende staat van dienst bij het helpen van andere advocatenkantoren bij de uitrol van NetDocuments, was de beslissing om met hen samen te werken snel genomen."

De eerste ontwerpsessies voor het platform gingen in februari 2020 van start en werden vanwege de pandemie formeel opgeschort. Toen het bedrijf afgelopen augustus opnieuw in zee ging met Kraft Kennedy, bleven de oorspronkelijke verwachtingen ongewijzigd wat betreft de timing van het project, en stond een tweede ronde van ontwerpvergaderingen met specifieke praktijkgroepen op de agenda. Over het algemeen verliep de overgang naar werken op afstand en de implementatie van NetDocuments, ondanks de beperkingen als gevolg van de pandemie, naadloos en ging het in volle vaart door. Johnson voegde hieraan toe: "Achteraf gezien was het zeer nuttig om de ontwerpsessies vóór de pandemie persoonlijk te houden, omdat dit de overgang naar DMS vergemakkelijkte door de vertrouwdheid en overeenstemming over de reikwijdte en strategie."

Veranderingen beheren, resultaten maximaliseren

Volgens Steve Johnson was het algehele succes van het DMS-vervangingsproject te danken aan een combinatie van factoren: de interne teams van het bedrijf waren nauw betrokken bij de selectie en het testen van de technologie en hebben ook geïnvesteerd in het ontwerpproces. "Dit, in combinatie met de overstap naar een cloudplatform en een solide cloudarchitectuur en een gebruiksvriendelijke interface, samen met een ervaren implementatiepartner met een playbook met best practices, maakte onze overstap naar NetDocuments zeer beheersbaar en een overweldigend succes."

Kelly Kautsky, projectmanager bij Ice Miller en een belangrijk onderdeel van de implementatie van NetDocuments bij het bedrijf, merkte op dat Kraft Kennedy's voorspelling over onmiddellijke acceptatie door gebruikers klopte. "Voor mij werd het hoogtepunt van de uitrol van NetDocuments nauwkeurig voorspeld door Kraft Kennedy, die opmerkte ... 'bij de livegang zal het merendeel van het bedrijf NetDocuments gaan gebruiken (documenten toevoegen, documenten bewerken, enz.) met weinig tot geen hulp'.  Dat bleek helemaal waar te zijn – we hadden een geweldige livegang met veel tevreden gebruikers." 

De bezorgdheid over het veranderingsmanagement die vaak gepaard gaat met een overstap naar een DMS bleek inderdaad ongegrond: binnen enkele dagen na de livegang van NetDocuments had 90% van de gebruikers het systeem in gebruik genomen en het aantal gerelateerde service desk-oproepen daalde drastisch binnen de eerste week. 

Op de eerste dag met NetDocuments heeft het bedrijf 1.400 documenten opgeslagen en 12.000 e-mails gearchiveerd, vergeleken met een gemiddelde van 2.000 documenten en e-mails samen in hun oude DMS. Na vier dagen had het bedrijf meer dan 4.700 documenten opgeslagen en meer dan 37.000 e-mails gearchiveerd in NetDocuments.

Wat betreft de acceptatie door gebruikers 'vanaf het begin', was meer dan 90% van de meer dan 600 platformgebruikers binnen drie dagen na de eerste training en installatie aan de slag.

"We zijn erg verheugd om Ice Miller te verwelkomen bij NetDocuments en hen te helpen ons platform te omarmen als de fundamentele software voor juridische professionals en als de plek waar ze hun werk doen", aldus Josh Baxter, CEO van NetDocuments. "Momenteel maken meer dan 4.000 klanten gebruik van de NetDocuments-cloud als hun enige bron van waarheid en als centrale hub voor geïnspireerd werken."

Kraft Kennedy en NetDocuments organiseren op 8 september een ILTA-webinar over de selectie, implementatie en best practices van NetDocuments bij Ice Miller. Registreer u hier.

‍