NetDocuments, la plataforma líder de gestión de contenidos en la nube para profesionales del derecho, ha anunciado hoy que el bufete de abogados Ice Miller, clasificado en el Am Law 200, ha implantado con éxito la plataforma nativa en la nube de NetDocuments, sustituyendo así su antiguo sistema cliente-servidor. Con más de 340 profesionales del derecho en siete oficinas que asesoran a los clientes en todos los aspectos de cuestiones jurídicas complejas en más de 20 áreas de práctica, contar con una tecnología de gestión de documentos y correo electrónico segura, flexible y preparada para el futuro era primordial para la productividad del bufete y la prestación de servicios jurídicos racionalizados.

Ice Miller, que inició su búsqueda de una nueva tecnología de gestión de documentos y correo electrónico varios meses antes de la pandemia, estaba decidida a sustituir un sistema cliente-servidor anticuado, pesado desde el punto de vista administrativo e inestable. "Como empresa, abrazamos la idea de pasarnos a la nube. Sabemos que la nube es más segura, no menos segura, que lo que podemos ofrecer internamente, y que un sistema de misión crítica como la gestión de documentos pertenece a la nube", declaró Steve Johnson, director de aplicaciones informáticas de Ice Miller.

El proceso de revisión y selección del sistema de gestión documental (SGD) del bufete fue exhaustivo e incluyó a más de 65 personas del bufete, desde abogados hasta personal de apoyo y socios. Johnson añadió: "La gestión de documentos era realmente el software que requería más feedback y aceptación por parte del bufete que cualquier otra cosa que fuéramos a hacer. Comprendimos lo vitales que son la aceptación de los usuarios y la adopción de la tecnología, especialmente con un nuevo DMS."

Los factores críticos que Ice Miller valoró con NetDocuments como parte de la selección incluyeron la arquitectura nativa en la nube, la facilidad de uso de la plataforma y cómo está construida en torno a la rutina diaria de los abogados y usuarios.

"En términos de selección, NetDocuments se ha construido a propósito desde el principio como una aplicación nativa en la nube. El hecho de que NetDocuments haya estado siempre en la nube es un gran diferenciador", añadió Johnson.

Una vez tomada la decisión de seleccionar NetDocuments, el director de TI Johnson y su equipo reconocieron la importancia de elegir al socio de implementación adecuado como parte de una implantación satisfactoria. "Basándonos en nuestra experiencia anterior trabajando con Kraft Kennedy, y en su impresionante historial ayudando a otros bufetes a implantar NetDocuments, la decisión de asociarnos con ellos fue fácil".

Las sesiones iniciales de diseño de la plataforma se iniciaron en febrero de 2020 y se suspendieron formalmente debido a la pandemia. Cuando la empresa volvió a ponerse en contacto con Kraft Kennedy el pasado agosto, las expectativas iniciales seguían siendo las mismas, con un calendario para el proyecto y una segunda ronda de reuniones de diseño con grupos de práctica específicos pendientes. En general, la transición al trabajo a distancia y la implantación de NetDocuments, a pesar de operar dentro de las restricciones impuestas por la pandemia, se produjo sin contratiempos y continuó a toda máquina. Johnson añadió: "En retrospectiva, conseguir que las sesiones de diseño se hicieran en persona antes de la pandemia, fue extremadamente beneficioso y facilitó la transición del DMS basada en la familiaridad y el acuerdo sobre el alcance y la estrategia."

Gestionar el cambio, maximizar los resultados

Según Steve Johnson, el éxito general del proyecto de cambio a DMS fue una combinación de tener a los equipos internos de la empresa íntimamente involucrados en la selección de la tecnología y las pruebas, así como invertidos en el proceso de diseño. "Esto, combinado con el cambio a una plataforma en la nube y una arquitectura en la nube sólida y una interfaz amigable y fácil de usar, junto con un socio de implementación experimentado con un libro de jugadas de mejores prácticas, hizo que nuestro cambio a NetDocuments fuera muy manejable y un éxito abrumador."

Kelly Kautsky, gestora de proyectos en Ice Miller, y parte integrante de la implantación de NetDocuments en la empresa, destacó la predicción de Kraft Kennedy sobre la adopción inmediata por parte de los usuarios. "Para mí, el punto culminante de la implantación de NetDocuments fue la predicción acertada de Kraft Kennedy, al señalar ... 'en Go-Live, la mayoría de la empresa empezará a utilizar NetDocuments (añadir documentos, editar documentos, etc.) sin apenas ayuda'. Era totalmente cierto: tuvimos un Go-Live estupendo con muchos usuarios contentos". 

De hecho, las preocupaciones sobre la gestión del cambio que a menudo se asocian a un cambio de DMS resultaron infundadas: La empresa obtuvo un 90% de adopción por parte de los usuarios en los primeros días de puesta en marcha de NetDocuments, y el número de llamadas al servicio de asistencia técnica relacionadas se redujo drásticamente en la primera semana. 

El primer día con NetDocuments, la empresa guardó 1.400 documentos y archivó 12.000 correos electrónicos, frente a una media de 2.000 documentos y correos electrónicos combinados en su DMS heredado. Al cabo de cuatro días, la empresa había guardado más de 4.700 documentos y archivado más de 37.000 correos electrónicos en NetDocuments.

En términos de adopción por parte de los usuarios "desde el principio", más del 90% de los más de 600 usuarios de la plataforma se pusieron en marcha en los tres primeros días de formación inicial y configuración.

"Estamos muy contentos de dar la bienvenida a Ice Miller a NetDocuments y ayudarles a adoptar nuestra plataforma como el software fundacional para los profesionales del derecho y donde realizan su trabajo", declaró Josh Baxter, CEO de NetDocuments. "Actualmente, más de 4.000 clientes aprovechan la nube de NetDocuments como su única fuente de verdad y el eje central para trabajar de forma inspirada."

Kraft Kennedy y NetDocuments organizarán un seminario web de la ILTA el 8 de septiembre, en el que se presentará la selección, implementación y mejores prácticas de NetDocuments de Ice Miller. Regístrese aquí.

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