NetDocuments, la piattaforma leader nella gestione dei contenuti su cloud per i professionisti del settore legale, ha annunciato oggi che lo studio legale Ice Miller, classificato nella lista Am Law 200, ha implementato con successo la piattaforma cloud nativa di NetDocuments, sostituendo il proprio sistema client-server esistente e ormai obsoleto. Con oltre 340 professionisti legali distribuiti in sette sedi, che forniscono consulenza ai clienti su tutti gli aspetti di complesse questioni giuridiche in più di 20 aree di attività, disporre di una tecnologia di gestione dei documenti e della posta elettronica sicura, flessibile e a prova di futuro era fondamentale per la produttività dello studio e per l’erogazione ottimizzata dei servizi legali.

Ice Miller, che aveva avviato la ricerca di una nuova tecnologia per la gestione dei documenti e delle e-mail diversi mesi prima della pandemia, era determinata a sostituire un sistema client-server obsoleto, oneroso dal punto di vista amministrativo e instabile. “Come studio, abbiamo abbracciato l’idea di passare al cloud. Sappiamo che il cloud è più sicuro, e non meno sicuro, di quanto possiamo garantire internamente, e che un sistema mission-critical come la gestione dei documenti deve risiedere nel cloud», ha dichiarato Steve Johnson, direttore delle applicazioni IT di Ice Miller.

Il processo di valutazione e selezione del sistema di gestione documentale (DMS) dello studio è stato approfondito e ha coinvolto oltre 65 persone all’interno dello studio, dagli avvocati al personale di supporto fino ai soci. Johnson ha aggiunto: “La gestione documentale era davvero il software che richiedeva più feedback e coinvolgimento da parte dello studio rispetto a qualsiasi altra iniziativa che avessimo in programma. Abbiamo compreso quanto siano fondamentali il coinvolgimento degli utenti e l’adozione della tecnologia, specialmente con un nuovo DMS”.

Tra i fattori chiave che Ice Miller ha valutato positivamente in NetDocuments nell’ambito del processo di selezione figuravano l’architettura cloud nativa, la facilità d’uso della piattaforma e il modo in cui questa è stata progettata per adattarsi alla routine quotidiana degli avvocati e degli utenti.

“Per quanto riguarda la scelta, NetDocuments è stato appositamente progettato fin dall’inizio come applicazione nativa per il cloud. Il fatto che NetDocuments sia sempre stato nel cloud rappresenta un enorme elemento di differenziazione”, ha aggiunto Johnson.

Una volta presa la decisione di optare per NetDocuments, il direttore IT Johnson e il suo team hanno compreso l’importanza di scegliere il partner giusto per l’implementazione, affinché il lancio dell’iniziativa avesse successo. “Alla luce della nostra precedente esperienza di collaborazione con Kraft Kennedy e dei loro risultati impressionanti nell’aiutare altri studi legali a implementare NetDocuments, la decisione di collaborare con loro è stata facile.”

Le prime sessioni di progettazione della piattaforma sono iniziate nel febbraio 2020 e sono state formalmente sospese a causa della pandemia. Quando lo studio ha ripreso la collaborazione con Kraft Kennedy lo scorso agosto, le aspettative iniziali erano rimaste invariate per quanto riguarda le tempistiche del progetto, mentre era in programma una seconda serie di incontri di progettazione con specifici gruppi di lavoro. Nel complesso, il passaggio al lavoro da remoto e l’implementazione di NetDocuments, nonostante le restrizioni imposte dalla pandemia, sono avvenuti senza intoppi e sono proseguiti a pieno ritmo. Johnson ha aggiunto: «Col senno di poi, aver svolto le sessioni di progettazione di persona prima della pandemia è stato estremamente vantaggioso e ha facilitato la transizione al sistema di gestione documentale (DMS), grazie alla familiarità acquisita e all’accordo raggiunto su ambito e strategia».

Gestire il cambiamento, ottimizzare i risultati

Secondo Steve Johnson, il successo complessivo del progetto di migrazione al sistema di gestione documentale (DMS) è stato il risultato del coinvolgimento diretto dei team interni dell’azienda nella selezione e nel collaudo della tecnologia, nonché della loro partecipazione attiva al processo di progettazione. “Questo, unito al passaggio a una piattaforma cloud, a una solida architettura cloud e a un’interfaccia intuitiva e di facile utilizzo, insieme alla collaborazione con un partner di implementazione esperto e dotato di un manuale delle migliori pratiche, ha reso il nostro passaggio a NetDocuments molto gestibile e un successo travolgente.”

Kelly Kautsky, project manager presso Ice Miller e figura fondamentale nell’implementazione di NetDocuments da parte dello studio, ha sottolineato la previsione di Kraft Kennedy riguardo all’adozione immediata da parte degli utenti. “Per me, il momento clou dell’implementazione di NetDocuments è stato previsto con precisione da Kraft Kennedy, che aveva osservato… ‘al momento del Go-Live, la maggior parte dello studio inizierà a utilizzare NetDocuments (aggiungendo documenti, modificandoli, ecc.) con poca o nessuna assistenza’.  È stato assolutamente vero: abbiamo avuto un ottimo avvio con molti utenti soddisfatti.» 

In effetti, i timori relativi alla gestione del cambiamento, spesso associati al passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS), si sono rivelati infondati: l’azienda ha registrato un tasso di adozione da parte degli utenti pari al 90% già nei primi giorni dall’entrata in funzione di NetDocuments, e il numero di richieste di assistenza correlate è diminuito drasticamente già nella prima settimana. 

Già dal primo giorno con NetDocuments, lo studio ha salvato 1.400 documenti e archiviato 12.000 e-mail, rispetto a una media di 2.000 documenti ed e-mail complessivi nel proprio sistema di gestione documentale (DMS) precedente. Dopo quattro giorni, lo studio aveva salvato oltre 4.700 documenti e archiviato più di 37.000 e-mail all’interno di NetDocuments.

Per quanto riguarda l’adozione da parte degli utenti “fin dall’inizio”, oltre il 90% degli oltre 600 utenti della piattaforma era già operativo entro i primi tre giorni dalla formazione iniziale e dalla configurazione.

“Siamo davvero entusiasti di dare il benvenuto a Ice Miller in NetDocuments e di aiutarli ad adottare la nostra piattaforma come strumento fondamentale per i professionisti del settore legale e come ambiente di lavoro”, ha dichiarato Josh Baxter, CEO di NetDocuments. “Attualmente, oltre 4.000 clienti utilizzano il cloud di NetDocuments come unica fonte di informazioni affidabili e come hub centrale per lavorare con ispirazione.”

Kraft Kennedy e NetDocuments terranno un webinar ILTA l'8 settembre, incentrato sulla scelta, l'implementazione e le migliori pratiche relative a NetDocuments da parte di Ice Miller. Registrati qui.

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