Kelley Drye & Warren LLP, et amerikansk advokatfirma med en rik historie som strekker seg over 180 år, har gjort betydelige fremskritt når det gjelder å integrere AI-teknologier i både sin juridiske og administrative virksomhet ved hjelp av ett enkelt verktøy. Under ledelse av Judi Flournoy, firmaets tidligere IT-sjef, har Kelley Drye kontinuerlig utforsket innovative løsninger for å forbedre sine juridiske tjenester på tvers av ulike praksisområder, inkludert rettstvister, internasjonal handel, selskapsrett og annet.

Firmaets komité for kundeservice og innovasjon opprettet en arbeidsgruppe for å fokusere på generativ AI, og mandatet deres var å se på alle typer produkter og tjenester som ville bruke generativ AI for å hjelpe advokater med å betjene klientene sine. Dette er Kelley Dryes historie om hvorfor de bruker NetDocuments AI App Builder (drevet av PatternBuilder MAX), deres første brukstilfeller, fordeler og konklusjoner .

Finne juridiske AI-løsninger som gir konkrete resultater

Firmaets kriterier for å velge en AI-løsning var sentrert rundt pålitelighet, brukervennlighet, kostnad og verktøyets evne til å forbedre resultatene for klientene. Etter å ha evaluert mange teknologier bestemte arbeidsgruppen seg for å ta et par gode brukstilfeller og bygge ut AI-applikasjoner som utnytter verktøyene som er innebygd i NetDocuments-plattformen.

«Vi valgte NetDocuments som vårt system for innholdsstyring for bedrifter tilbake i 2016 fordi det er en ekte plattform som kan utvikle seg med kunder og fremtiden for juridisk teknologi. Lanseringen av [AI App Builder] PatternBuilder MAX pirret nysgjerrigheten min fordi vi ville kunne gjenskape funksjonene til flere AI-verktøy fra NetDocuments. Vi bestemte oss for å satse alt.»

Judi Flournoy, tidligere informasjonssjef, Kelley Drye

Det at AI-verktøysettet, en appbygger som følger med ferdige apper og verktøyene for å tilpasse dem fullt ut eller bygge nye automatiseringsløsninger, samt firmaets innhold, alt ligger i NetDocuments-plattformen, betydde at det var færre bekymringer knyttet til informasjonsstyring og personvern ved flytting av data utenfor firmaets sikre dokumenthåndteringssystem. Dette er spesielt viktig for advokatfirmaer og juridiske avdelinger som håndterer sensitive data og har strenge etiske krav til å holde dem sikre .

Komme i gang med to brukstilfeller som sparer tid og reduserer risiko

Med hjelp fra NetDocuments og en ledende implementeringspartner, 3545 Consulting, startet Kelley Drye med å bygge ut to AI-applikasjoner som både sparer tid og reduserer risiko.

1. App for uttrekk av leieavtaler : Denne AI-appen automatiserer analysen av leieavtaler basert på en klients strategi. Appen muliggjorde rask uttrekk av relevante datapunkter fra leieavtaler på tvers av alle næringseiendommer, som deretter ble samlet i et strukturert format for enkel gjennomgang og beslutningstaking.

« AI-appen har vært banebrytende: For eksempel med et stort selskap med flere næringseiendommer som erklærte seg konkurs, måtte alle disse leiekontraktene manuelt sett opp mot klientens sjekkliste, og svarene måtte oversettes og deretter legges til i et Excel-regneark. Nå kan vi mate dokumenter inn i appen for uttrekk av leiekontrakter, og det juridiske teamet har umiddelbart brukbare resultater – alt i NetDocuments.»

Judi Flournoy, tidligere informasjonssjef, Kelley Drye

Denne tilnærmingen har tatt en manuell prosess som tidligere tok betydelig tid per leieavtale, og redusert den til noen få klikk. I tillegg kan strategien endres for hver klient for å fokusere på deres spesifikke kriterier. Dataene som hentes fra leieavtalene kan enten lagres i en datatabell i NetDocuments for gjenbruk ved generering av endringer i leieavtaler eller fornyelser, eller de kan lagres som en del av dokumentets metadataprofil for bruk i søk eller filtrering – som begge gir ekstra verdi og konsistens utover det opprinnelige prosjektet med å samle inn informasjonen fra hver leieavtale.

2. App for retningslinjer for eksterne advokater : Denne AI-appen gjennomgår automatisk retningslinjer for eksterne advokater (OCG-er) fra Kelley Dryes klienter for å identifisere potensielle konflikter med firmaets retningslinjer og flagge dem for videre gjennomgang og/eller forhandling.  

«Det kan være tidkrevende å gjennomgå retningslinjer for eksterne advokater fordi de har blitt mer forskriftsmessige når det gjelder hva klienter forventer av sine eksterne advokater og ting de vil og ikke vil godta», delte Judi. «Vi lærte fra appen for uttrekk av leieavtaler kraften i strategier, så jeg jobbet med firmaets juridiske rådgiver, rådgiver for konfliktløsning og direktører for cybersikkerhet, informasjonsstyring og fakturering for å definere strategien vår for OCG-saker. Hva var det firmaet ville og ikke ville godta? 3545 Consulting brukte dette til å bygge en ny AI-app som lar oss raskt flagge alt i retningslinjene for eksterne advokater som er i konflikt med vår definerte strategi.»

I tillegg til å forbedre firmaets evne og punktlighet i å svare på OCG-innsendinger fra nye klienter og få arbeidet i gang raskere, har OCG-appen i NetDocuments også hjulpet firmaet med å etablere en «unntaksdatabase» som lar firmaets juridiske rådgivere og konfliktrådgivere se hvor ting kan trenge å bli revurdert.

Judi bemerket: «Denne AI-appen i NetDocuments fremskynder prosessen, inviterer til mer nøyaktighet og dialog i prosessen, reduserer risiko og hjelper i hovedsak advokaten – relasjonspartneren – å forstå hvorfor vi tar beslutningene vi tar om risikoredusering.»

Få flere fordeler med én enkelt AI-løsning

Ved å starte med disse to fullstendig tilpassede AI-appene, kan firmaet bygge flere apper i NetDocuments App Builder (drevet av PatternBuilder MAX). Disse brukstilfellene kan også utnyttes for å demonstrere potensialet og drive ytterligere AI-bruk på tvers av firmaet. Kelley Drye planlegger også å utnytte flere av NetDocuments' forhåndsbygde AI-apper, som sammendragsappen og Legal AI Assistant , som lar hele brukerbasen deres stille spørsmål om et enkelt dokument eller på tvers av hele sett med dokumenter uten å åpne dem, samtidig som etiske grenser og annen sikkerhet som allerede er på plass i NetDocuments respekteres.

«Innføringen av den juridiske AI-assistenten «spør AI» i NetDocuments-plattformen gir folk muligheten til å navigere og forstå innhold på et annet nivå. De kan stille et spørsmål om ett eller flere dokumenter og få pålitelige svar. Og for administrative avdelinger som er ansvarlige for komplekse dokumentgjennomganger eller fakturering, har noe av den administrative byrden blitt lettet, og det er høy tillit til AI-resultatene vi har bygget.»

Judi Flournoy, tidligere informasjonssjef, Kelley Drye

Den juridiske AI-assistenten leverer verdi fra dag én, mens apper utvikles for å møte mer spesifikke brukstilfeller og arbeidsflyter.

Her er noen ytterligere fordeler som Kelley Drye nevner:

• Gjenoppfunnede arbeidsflyter : AI-drevne apper kombinert med automatisering gjør at prosesser kan startes automatisk, data kan hentes ut og lagres, e-poster kan sendes, tidtakere kan flagges og mer. Arbeidsflyter blir raskere, mer pålitelige og konsistente, og mer effektive.
• Risikoreduksjon : Automatiserte kontroller og balanser i OCG-analyseappen sikrer at alle kundenes forventninger oppfylles uten at det går på bekostning av firmaets standarder eller utsetter det for unødvendige risikoer.
• Åpenhet og samarbeid : Med en bredere forståelse og mer åpenhet rundt prosesser unngår Kelley Drye isolert arbeid, har mer innsikt i hva som gjøres og kan samarbeide raskere.
• Forbedret kundeservice : Ved å automatisere rutinemessige, trivielle oppgaver med AI, kan advokater og ansatte gi større kostnadssikkerhet og fokusere mer på å tilby juridiske tjenester av høy kvalitet, forbedre kundetilfredshet og resultater.

Meningsfulle resultater

Kelley Dryes proaktive tilnærming til å utforske og ta i bruk kunstig intelligens for å forbedre klientresultatene har ført til at man har tatt i bruk verktøy som NetDocuments AI App Builder (drevet av PatternBuilder MAX) og Legal AI Assistant for å spare tid, sikre konsistente resultater og redusere risiko. Og etter hvert som effektiviteten forbedres, har advokater mer tid til å vie til kreativ problemløsning og kritisk tenkning i stedet for kjedelige, hjernerystende oppgaver.  

Ved å dra nytte av AI og automatisering i et intelligent dokumenthåndteringssystem, legger firmaet grunnlaget for fremtidige AI-apper og -muligheter for forbedrede arbeidsflyter, samtidig som de gir brukerne og firmaets kunder sikkerhetstiltak og det sikkerhetsnivået de forventer.  

«Når det gjelder å lage tilpassede AI-apper som leverer nøyaktig den informasjonen du trenger, kan det være en iterativ prosess å komme frem til riktig prompt og output. Vær forberedt på å legge ned hardt arbeid, men resultatene kan være veldig meningsfulle. Disse appene har vært fantastiske verktøy å legge til i verktøykassen vår.»

Judi Flournoy, tidligere informasjonssjef, Kelley Drye

En ting som har hindret noen firmaer i å utnytte generativ AI, er frykten for det ukjente og å ikke få konsistente svar. Som Judi (og mange andre) påpekte, kan det være en utfordring i starten å lære å bruke generativ AI for å få konsistente resultater. Å ha en kunnskapsrik partner ved siden av kan bidra til å fremskynde reisen og oppnå avkastning på appbyggingen. 3545, sammen med en rekke andre NetDocuments-partnere, har blitt sertifisert av NetDocuments i å utnytte vår AI App Builder og har laget unike og verdifulle løsninger for våre felles kunder, så ikke vær redd for å hente inn eksterne appbyggere for å se enda raskere avkastning og hjelpe dine interne utviklere med å komme raskere i gang.

For å lære mer om verktøyene Kelley Drye bruker, se denne demonstrasjonen av AI App Builder og Legal AI Assistant i aksjon , eller for en personlig demonstrasjon, fyll ut dette forespørselsskjemaet .