Kelley Drye & Warren LLP, een Amerikaans advocatenkantoor met een rijke geschiedenis van meer dan 180 jaar, heeft aanzienlijke vooruitgang geboekt bij de integratie van AI-technologieën in zowel zijn juridische als administratieve activiteiten met behulp van één enkele tool. Onder leiding van Judi Flournoy, de voormalige Chief Information Officer van het kantoor, heeft Kelley Drye voortdurend gezocht naar innovatieve oplossingen om zijn juridische dienstverlening op verschillende rechtsgebieden, waaronder procesvoering, internationale handel en ondernemingsrecht, te verbeteren.

De Client Service and Innovation Committee van het kantoor heeft een taskforce opgericht die zich richt op generatieve AI. Hun opdracht was om alle soorten producten en diensten te onderzoeken die generatieve AI zouden gebruiken om advocaten te helpen hun cliënten van dienst te zijn. Dit is het verhaal van Kelley Drye over waarom ze de NetDocuments AI App Builder (aangedreven door PatternBuilder MAX) gebruiken, hun eerste use cases, voordelen en conclusies. ‍

Juridische AI-oplossingen vinden die tastbare resultaten opleveren

De criteria van het bedrijf voor het selecteren van een AI-oplossing waren gericht op betrouwbaarheid, gebruiksgemak, kosten en het vermogen van de tool om de resultaten voor klanten te verbeteren. Na evaluatie van vele technologieën besloot de taskforce om een aantal goede use cases te nemen en AI-toepassingen te bouwen met behulp van de tools die in het NetDocuments-platform zijn ingebouwd.

"We hebben in 2016 voor NetDocuments gekozen als ons enterprise content management systeem, omdat het een echt platform is dat mee kan groeien met klanten en de toekomst van juridische technologie. De release van [AI App Builder] PatternBuilder MAX wekte mijn nieuwsgierigheid , omdat we daarmee de mogelijkheden van meerdere AI-tools vanuit NetDocuments zouden kunnen repliceren. We besloten om er helemaal voor te gaan . "

Judi Flournoy, voormalig Chief Information Officer, Kelley Drye

Met de AI-toolset, een App Builder met kant-en-klare apps en tools om deze volledig aan te passen of nieuwe automatiseringsoplossingen te bouwen, en de content van het bedrijf, allemaal ondergebracht in het NetDocuments-platform, waren er minder zorgen over informatiebeheer en privacy bij het verplaatsen van gegevens buiten het beveiligde documentbeheersysteem van het bedrijf. Dit is vooral belangrijk voor advocatenkantoren en juridische afdelingen die met gevoelige gegevens werken en strenge ethische eisen hebben om deze veilig te houden. ‍

Aan de slag met twee gebruiksscenario's die tijd besparen en risico's verminderen

Met de hulp van NetDocuments en een toonaangevende implementatiepartner, 3545 Consulting, begon Kelley Drye met het ontwikkelen van twee AI-toepassingen die zowel tijd besparen als risico's verminderen.

1. Lease Extraction App: Deze AI-app automatiseert de analyse van leaseovereenkomsten op basis van het draaiboek van een klant. De app maakte het mogelijk om snel relevante gegevens uit leaseovereenkomsten voor alle commerciële vastgoedobjecten te extraheren, die vervolgens werden samengevoegd in een gestructureerd formaat voor eenvoudige beoordeling en besluitvorming.

"De AI-app heeft voor een revolutie gezorgd: als een groot bedrijf met meerdere commerciële panden failliet zou gaan, zouden al die huurovereenkomsten handmatig moeten worden gecontroleerd aan de hand van de checklist van de klant, waarna de antwoorden zouden moeten worden vertaald en vervolgens toegevoegd aan een Excel-spreadsheet. Nu kunnen we documenten invoeren in de app voor het extraheren van huurovereenkomsten en heeft het juridische team direct bruikbare resultaten – allemaal binnen NetDocuments."

Judi Flournoy, voormalig Chief Information Officer, Kelley Drye

Deze aanpak heeft een handmatig proces dat vroeger veel tijd per huurovereenkomst in beslag nam, teruggebracht tot een paar muisklikken. Bovendien kan het draaiboek voor elke klant worden aangepast aan zijn specifieke criteria. De gegevens die uit de huurovereenkomsten worden gehaald, kunnen worden opgeslagen in een gegevenstabel in NetDocuments voor hergebruik bij het genereren van wijzigingen in huurovereenkomsten of verlengingen, of ze kunnen worden opgeslagen als onderdeel van het metadataprofiel van het document voor gebruik bij het zoeken of filteren. Beide opties voegen extra waarde en consistentie toe die verder gaan dan het oorspronkelijke project van het verzamelen van de informatie uit elke huurovereenkomst.

2. App voor richtlijnen voor externe adviseurs: deze AI-app controleert automatisch de richtlijnen voor externe adviseurs (OCG's) van klanten van Kelley Drye om mogelijke conflicten met het beleid van het kantoor te identificeren en deze te markeren voor verdere beoordeling en/of onderhandeling.  

"Het doorlezen van richtlijnen voor externe adviseurs kan tijdrovend zijn, omdat ze steeds prescriptiever zijn geworden over wat klanten van hun externe adviseurs verwachten en waar ze wel en niet mee akkoord gaan", aldus Judi. "We hebben van de lease-extractie-app geleerd hoe krachtig playbooks kunnen zijn, dus ik heb samen met de algemeen juridisch adviseur, de conflictadviseur en de directeuren van cyberbeveiliging, informatiebeheer en facturering van het bedrijf ons OCG-playbook opgesteld. Wat waren de zaken waarmee het kantoor wel en niet akkoord zou gaan? 3545 Consulting heeft dat gebruikt om een nieuwe AI-app te ontwikkelen waarmee we snel alles in de richtlijnen voor externe adviseurs kunnen markeren dat in strijd is met ons gedefinieerde playbook."

Naast het verbeteren van het vermogen en de snelheid waarmee het kantoor kan reageren op OCG-aanvragen van nieuwe klanten en sneller met het werk kan beginnen, heeft de OCG-app in NetDocuments het kantoor ook geholpen bij het opzetten van een database met 'uitzonderingen', waarmee de algemeen juridisch adviseur en de adviseur voor conflicten van het kantoor kunnen zien waar zaken mogelijk opnieuw moeten worden bekeken.

Judi merkte op: "Deze AI-app in NetDocuments versnelt het proces, zorgt voor meer nauwkeurigheid en dialoog in het proces, vermindert risico's en helpt in wezen de advocaat – de relatiepartner – te begrijpen waarom we de beslissingen nemen die we nemen op het gebied van risicobeperking."

Meerdere voordelen realiseren met één enkele AI-oplossing

Met deze twee volledig op maat gemaakte AI-apps kan het bedrijf nu extra apps bouwen in de NetDocuments App Builder (aangedreven door PatternBuilder MAX). Deze use cases kunnen ook worden gebruikt om het potentieel te laten zien en het gebruik van AI binnen het bedrijf verder te stimuleren. Kelley Drye is ook van plan om meer gebruik te maken van de vooraf gebouwde AI-apps van NetDocuments, zoals de samenvattingsapp en de Legal AI Assistant, waarmee alle gebruikers vragen kunnen stellen over een enkel document of over hele sets documenten zonder deze te openen, met inachtneming van de ethische grenzen en andere beveiligingsmaatregelen die al binnen NetDocuments zijn ingesteld.

"De introductie van de 'ask AI' Legal AI Assistant in het NetDocuments-platform geeft mensen de mogelijkheid om op een ander niveau door content te navigeren en deze te begrijpen. Ze kunnen een vraag stellen over één of meerdere documenten en krijgen betrouwbare antwoorden. En voor administratieve afdelingen die verantwoordelijk zijn voor complexe documentbeoordelingen of facturering, is een deel van de administratieve lasten weggenomen en is er een groot vertrouwen in de AI-output die we hebben ontwikkeld."

Judi Flournoy, voormalig Chief Information Officer, Kelley Drye

De Legal AI Assistant levert vanaf dag één waarde op alle vlakken, terwijl apps worden ontwikkeld om aan meer specifieke gebruikssituaties en workflows te voldoen.

Hier zijn enkele extra voordelen die door Kelley Drye worden genoemd:

• Vernieuwde workflows: dankzij de AI-gestuurde apps in combinatie met automatisering kunnen processen automatisch worden gestart, gegevens worden geëxtraheerd en opgeslagen, e-mails worden verzonden, tijdregistraties worden gemarkeerd en nog veel meer. Workflows worden sneller, betrouwbaarder, consistenter en efficiënter.
• Risicobeperking: Geautomatiseerde controles en balansen binnen de OCG-analyse-app zorgen ervoor dat aan alle verwachtingen van de klant wordt voldaan zonder afbreuk te doen aan de normen van het bedrijf of het bloot te stellen aan onnodige risico's.
• Transparantie en samenwerking: dankzij een breder begrip en meer transparantie rond processen vermijdt Kelley Drye gescheiden werk, heeft het meer inzicht in wat er wordt gedaan en kan het sneller samenwerken.
• Verbeterde klantenservice: Door routinematige, alledaagse taken te automatiseren met AI, kunnen advocaten en medewerkers meer kostenzekerheid bieden en zich meer richten op het leveren van hoogwaardige juridische diensten, waardoor de klanttevredenheid en de resultaten worden verbeterd.

Zinvolle resultaten

De proactieve aanpak van Kelley Drye om AI te onderzoeken en toe te passen om de resultaten voor klanten te verbeteren, heeft geleid tot het gebruik van tools zoals de NetDocuments AI App Builder (aangedreven door PatternBuilder MAX) en Legal AI Assistant om tijd te besparen, consistente resultaten te garanderen en risico's te verminderen. En naarmate de efficiëntie toeneemt, hebben advocaten meer tijd om zich te wijden aan creatieve probleemoplossing en kritisch denken in plaats van saaie, geestdodende taken.  

Door gebruik te maken van AI en automatisering binnen een intelligent documentbeheersysteem, bereidt het bedrijf zich voor op toekomstige AI-apps en -mogelijkheden voor verbeterde workflows, terwijl het zijn gebruikers en klanten de bescherming en het beveiligingsniveau biedt dat zij verwachten.  

"Als het gaat om het maken van aangepaste AI-apps die precies de informatie geven die je nodig hebt, kan het een iteratief proces zijn om tot de juiste prompt en output te komen. Wees bereid om er hard voor te werken, maar de resultaten kunnen echt de moeite waard zijn. Deze apps zijn geweldige tools om aan onze toolkit toe te voegen."

Judi Flournoy, voormalig Chief Information Officer, Kelley Drye

Een van de redenen waarom sommige bedrijven terughoudend zijn om generatieve AI te gebruiken, is de angst voor het onbekende en het niet krijgen van consistente resultaten. Zoals Judi (en vele anderen) hebben opgemerkt, kan het in het begin een uitdaging zijn om te leren hoe je generatieve AI moet aansturen om consistente resultaten te krijgen. Een deskundige partner aan uw zijde kan u helpen om uw traject te versnellen en een ROI te behalen met uw app-ontwikkeling. 3545 is, samen met tal van andere NetDocuments-partners, door NetDocuments gecertificeerd voor het gebruik van onze AI App Builder en heeft unieke en waardevolle oplossingen gecreëerd voor onze gezamenlijke klanten. Aarzel dus niet om externe app-ontwikkelaars in te schakelen om een nog snellere ROI te behalen en uw interne ontwikkelaars te helpen om nog sneller op gang te komen.

Voor meer informatie over de tools die Kelley Drye gebruikt, kunt u deze demonstratie van de AI App Builder en Legal AI Assistant in actie bekijken. Voor een gepersonaliseerde demonstratie kunt u dit aanvraagformulier invullen.