Kelley Drye & Warren LLP, un cabinet d'avocats américain riche d'une histoire de plus de 180 ans, a fait des progrès significatifs dans l'intégration des technologies d'IA à ses opérations juridiques et administratives à l'aide d'un outil unique. Sous la direction de Judi Flournoy, ancienne directrice des systèmes d'information du cabinet, Kelley Drye n'a cessé d'explorer des solutions innovantes pour améliorer ses services juridiques dans divers domaines, notamment les litiges, le commerce international, le droit des sociétés et autres.

Le comité Service à la clientèle et innovation du cabinet a créé un groupe de travail chargé de se concentrer sur l'IA générative, dont la mission était d'examiner tous les types de produits et services qui utiliseraient l'IA générative pour aider les avocats à servir leurs clients. Voici l'histoire de Kelley Drye, qui explique pourquoi ils utilisent l'application NetDocuments AI App Builder (optimisée par PatternBuilder MAX), leurs premiers cas d'utilisation, les avantages et les enseignements tirés. ‍

Trouver des solutions d'IA juridique qui donnent des résultats concrets

Les critères de sélection d'une solution d'IA par le cabinet étaient axés sur la fiabilité, la facilité d'utilisation, le coût et la capacité de l'outil à améliorer les résultats des clients. Après avoir évalué de nombreuses technologies, le groupe de travail a décidé de retenir quelques cas d'utilisation pertinents et de développer des applications d'IA en tirant parti des outils intégrés à la plateforme NetDocuments.

« Nous avons choisi NetDocuments comme système de gestion de contenu d'entreprise en 2016, car il s'agit d'une véritable plateforme capable d'évoluer avec les clients et l'avenir des technologies juridiques. La sortie de [AI App Builder] PatternBuilder MAX a éveillé ma curiosité, car nous allions pouvoir reproduire les capacités de plusieurs outils d'IA à partir de NetDocuments. Nous avons décidé de nous lancer à fond. »

Judi Flournoy, ancienne directrice des systèmes d'information, Kelley Drye

Le fait que l'ensemble d'outils d'IA, un générateur d'applications fourni avec des applications prêtes à l'emploi et les outils permettant de les personnaliser entièrement ou de créer de nouvelles solutions d'automatisation, ainsi que le contenu de l'entreprise, soient tous hébergés sur la plateforme NetDocuments a permis de réduire les préoccupations en matière de gouvernance de l'information et de confidentialité liées au transfert de données en dehors du système sécurisé de gestion des documents de l'entreprise. Cela est particulièrement important pour les cabinets d'avocats et les services juridiques qui traitent des données sensibles et sont soumis à des exigences éthiques strictes en matière de sécurité. ‍

Commencer avec deux cas d'utilisation qui permettent de gagner du temps et de réduire les risques

Avec l'aide de NetDocuments et d'un partenaire de mise en œuvre de premier plan, 3545 Consulting, Kelley Drye a commencé par développer deux applications d'IA qui permettent à la fois de gagner du temps et de réduire les risques.

1. Application d'extraction de baux: cette application d'IA automatise l'analyse des contrats de location en fonction du guide stratégique du client. Elle permet d'extraire rapidement les données pertinentes des baux de tous les biens commerciaux, qui sont ensuite compilées dans un format structuré pour faciliter leur examen et la prise de décision.

« L'application d'IA a changé la donne : dans le cas d'une grande entreprise possédant plusieurs biens immobiliers commerciaux et déclarant faillite, tous les baux auraient dû être examinés manuellement à l'aide du guide de référence du client, puis traduits et ajoutés à un tableau Excel. Désormais, nous pouvons entrer les documents dans l'application d'extraction des baux et l'équipe juridique dispose instantanément de résultats exploitables, le tout dans NetDocuments. »

Judi Flournoy, ancienne directrice des systèmes d'information, Kelley Drye

Cette approche a permis de réduire à quelques clics un processus manuel qui prenait auparavant beaucoup de temps pour chaque bail. De plus, le guide peut être modifié pour chaque client afin de se concentrer sur ses critères spécifiques. Les données extraites des baux peuvent être enregistrées dans un tableau de données dans NetDocuments pour être réutilisées dans la génération d'avenants ou de renouvellements de baux, ou elles peuvent être stockées dans le profil des métadonnées du document pour être utilisées dans la recherche ou le filtrage, ce qui ajoute une valeur et une cohérence supplémentaires au-delà du projet initial de collecte des informations contenues dans chaque bail.

2. Application de directives pour les conseillers juridiques externes: cette application d'IA examine automatiquement les directives pour les conseillers juridiques externes (OCG) des clients de Kelley Drye afin d'identifier les conflits potentiels avec les politiques du cabinet et de les signaler pour un examen plus approfondi et/ou une négociation.  

« L'examen des directives relatives aux conseillers juridiques externes peut prendre beaucoup de temps, car elles sont devenues plus prescriptives quant aux attentes des clients vis-à-vis de leurs conseillers juridiques externes et aux éléments qu'ils acceptent ou refusent », explique Judi. « L'application d'extraction des baux nous a permis de découvrir la puissance des guides stratégiques. J'ai donc travaillé avec le directeur juridique, le conseiller en conflits d'intérêts et les directeurs de la cybersécurité, de la gouvernance de l'information et de la facturation de l'entreprise pour définir notre guide stratégique OCG. Quels étaient les éléments que le cabinet accepterait ou refuserait ? 3545 Consulting s'est appuyé sur ces informations pour créer une nouvelle application d'IA qui nous permet de signaler rapidement tout élément des directives relatives aux conseillers juridiques externes qui entre en conflit avec notre guide stratégique. »

En plus d'améliorer la capacité et la rapidité de réponse du cabinet aux soumissions OCG des nouveaux clients et d'accélérer le démarrage des travaux, l'application OCG de NetDocuments a également aidé le cabinet à créer une base de données « exceptions » qui permet au directeur juridique et au conseiller en conflits du cabinet de voir les points qui pourraient nécessiter un réexamen.

Judi a fait remarquer : « Cette application d'IA dans NetDocuments accélère le processus, favorise une plus grande précision et un meilleur dialogue, réduit les risques et aide essentiellement l'avocat, le partenaire relationnel, à comprendre pourquoi nous prenons les décisions que nous prenons en matière d'atténuation des risques. »

Bénéficier de multiples avantages grâce à une seule solution d'IA

Le lancement de ces deux applications IA entièrement personnalisées permet au cabinet de créer d'autres applications dans NetDocuments App Builder (optimisé par PatternBuilder MAX). Ces cas d'utilisation peuvent également être mis à profit pour démontrer le potentiel et encourager une utilisation accrue de l'IA au sein du cabinet. Kelley Drye prévoit également d'exploiter davantage les applications IA pré-intégrées de NetDocuments, telles que l'application de synthèse, ainsi que l'assistant juridique IA, qui permet à l'ensemble de ses utilisateurs de poser des questions sur un seul document ou sur des ensembles de documents sans jamais les ouvrir, tout en respectant les barrières éthiques et autres mesures de sécurité déjà en place dans NetDocuments.

« L'introduction de l'assistant juridique IA « ask AI » dans la plateforme NetDocuments permet aux utilisateurs de naviguer et de comprendre le contenu à un autre niveau . Ils peuvent poser une question sur un ou plusieurs documents et obtenir des réponses fiables. Et pour les services administratifs chargés de l'examen de documents complexes ou de la facturation, une partie de la charge administrative a été allégée et les résultats fournis par l'IA que nous avons mise au point inspirent une grande confiance. »

Judi Flournoy, ancienne directrice des systèmes d'information, Kelley Drye

L'assistant juridique IA offre une valeur ajoutée immédiate à tous les niveaux, tandis que des applications sont développées pour répondre à des cas d'utilisation et des flux de travail plus spécifiques.

Voici quelques avantages supplémentaires soulignés par Kelley Drye :

• Des flux de travail réinventés: les applications basées sur l'IA, associées à l'automatisation, permettent de lancer automatiquement des processus, d'extraire et de stocker des données, d'envoyer des e-mails, de signaler les chronométreurs, et bien plus encore. Les flux de travail deviennent plus rapides, plus fiables, plus cohérents et plus efficaces.
• Réduction des risques: les contrôles et vérifications automatisés intégrés à l'application d'analyse OCG garantissent que toutes les attentes des clients sont satisfaites sans compromettre les normes de l'entreprise ni l'exposer à des risques inutiles.
• Transparence et collaboration: grâce à une meilleure compréhension et à une plus grande transparence des processus, Kelley Drye évite le cloisonnement du travail, bénéficie d'une meilleure visibilité sur les tâches effectuées et peut collaborer plus rapidement.
• Amélioration du service à la clientèle: grâce à l'automatisation des tâches routinières et banales à l'aide de l'IA, les avocats et le personnel peuvent offrir une plus grande certitude en matière de coûts et se concentrer davantage sur la prestation de services juridiques de haute qualité, améliorant ainsi la satisfaction des clients et les résultats.

Résultats significatifs

L'approche proactive de Kelley Drye en matière d'exploration et d'adoption de l'IA pour aider à améliorer les résultats de ses clients a conduit à l'utilisation d'outils tels que NetDocuments AI App Builder (alimenté par PatternBuilder MAX) et Legal AI Assistant afin de gagner du temps, de garantir des résultats cohérents et de réduire les risques. Et à mesure que l'efficacité s'améliore, les avocats ont plus de temps à consacrer à la résolution créative de problèmes et à la réflexion critique plutôt qu'à des tâches ennuyeuses et fastidieuses.  

En tirant parti de l'IA et de l'automatisation au sein d'un système intelligent de gestion des documents, l'entreprise se prépare à l'arrivée future d'applications et de fonctionnalités IA qui amélioreront les flux de travail, tout en offrant à ses utilisateurs et à ses clients les garde-fous et le niveau de sécurité qu'ils attendent.  

« Lorsqu'il s'agit de créer des applications d'IA personnalisées qui fournissent exactement les informations dont vous avez besoin, le processus pour obtenir la bonne invite et le bon résultat peut être itératif. Préparez-vous à fournir beaucoup d'efforts, mais les résultats peuvent être vraiment significatifs. Ces applications sont des outils formidables à ajouter à notre boîte à outils. »

Judi Flournoy, ancienne directrice des systèmes d'information, Kelley Drye

L'une des raisons qui ont freiné certaines entreprises dans leur utilisation de l'IA générative est la peur de l'inconnu et de ne pas obtenir des réponses cohérentes. Comme l'ont souligné Judi (et beaucoup d'autres), apprendre à utiliser l'IA générative afin d'obtenir des résultats cohérents peut s'avérer difficile au début. Le fait d'avoir à vos côtés un partenaire compétent peut vous aider à accélérer votre transition et à rentabiliser votre investissement dans la création d'applications. 3545, ainsi que de nombreux autres partenaires de NetDocuments, ont été certifiés par NetDocuments pour l'utilisation de notre AI App Builder et ont créé des solutions uniques et précieuses pour nos clients communs. N'hésitez donc pas à faire appel à des développeurs d'applications externes pour rentabiliser encore plus rapidement votre investissement et aider vos développeurs internes à se mettre à niveau encore plus rapidement.

Pour en savoir plus sur les outils utilisés par Kelley Drye, regardez cette démonstration de l'AI App Builder et du Legal AI Assistant en action, ou pour une démonstration personnalisée, remplissez ce formulaire de demande.