Kelley Drye & Warren LLP, en amerikansk advokatbyrå med en rik historia som sträcker sig över 180 år, har gjort betydande framsteg när det gäller att integrera AI-teknik i både sin juridiska och administrativa verksamhet med hjälp av ett enda verktyg. Under ledning av Judi Flournoy, byråns tidigare IT-chef, har Kelley Drye kontinuerligt utforskat innovativa lösningar för att förbättra sina juridiska tjänster inom olika verksamhetsområden, inklusive rättstvister, internationell handel, bolagsrätt och andra.

Företagets kundservice- och innovationskommitté skapade en arbetsgrupp med fokus på generativ AI, och deras uppdrag var att undersöka alla typer av produkter och tjänster som skulle kunna använda generativ AI för att hjälpa advokater att betjäna sina kunder. Detta är Kelley Dryes berättelse om varför de använder NetDocuments AI App Builder (drivet av PatternBuilder MAX), deras första användningsfall, fördelar och slutsatser. ‍

Hitta juridiska AI-lösningar som ger konkreta resultat

Företagets kriterier för val av AI-lösning var inriktade på tillförlitlighet, användarvänlighet, kostnad och verktygets förmåga att bidra till förbättrade resultat för kunderna. Efter att ha utvärderat många olika tekniker beslutade arbetsgruppen att välja ut ett par bra användningsfall och utveckla AI-applikationer med hjälp av de verktyg som finns inbyggda i NetDocuments-plattformen.

”Vi valde NetDocuments som vårt innehållshanteringssystem för företag redan 2016 eftersom det är en äkta plattform som kan utvecklas i takt med kunderna och framtiden inom juridisk teknik. Lanseringen av [AI App Builder] PatternBuilder MAX väckte min nyfikenhet eftersom vi skulle kunna replikera funktionerna hos flera AI-verktyg inifrån NetDocuments. Vi bestämde oss för att satsa helhjärtat.”

Judi Flournoy, tidigare IT-chef, Kelley Drye

Med AI-verktygssatsen, en App Builder som levereras med färdiga appar och verktyg för att helt anpassa dem eller bygga nya automatiseringslösningar, samt företagets innehåll, finns allt inom NetDocuments-plattformen, vilket innebar att det fanns färre problem med informationsstyrning och integritet när data flyttades utanför företagets säkra dokumenthanteringssystem. Detta är särskilt viktigt för advokatbyråer och juridiska avdelningar som hanterar känslig data och har strikta etiska krav på att hålla den säker. ‍

Kom igång med två användningsfall som sparar tid och minskar riskerna

Med hjälp av NetDocuments och en ledande implementeringspartner, 3545 Consulting, började Kelley Drye med att utveckla två AI-applikationer som både sparar tid och minskar riskerna.

1. App för utdrag ur hyresavtal: Denna AI-app automatiserar analysen av hyresavtal baserat på kundens strategidokument. Appen möjliggjorde snabb extrahering av relevanta datapunkter från hyresavtal för alla kommersiella fastigheter, som sedan sammanställdes i ett strukturerat format för enkel granskning och beslutsfattande.

”AI-appen har varit en game changer: om ett stort företag med flera kommersiella fastigheter skulle gå i konkurs skulle alla hyresavtal ha behövt granskas manuellt mot kundens checklista och svaren översättas och sedan läggas in i ett Excel-kalkylblad. Nu kan vi mata in dokument i appen för extrahering av hyresavtal och juridikteamet får omedelbart användbara resultat – allt inom NetDocuments.”

Judi Flournoy, tidigare IT-chef, Kelley Drye

Denna metod har förvandlat en manuell process som tidigare tog mycket tid per hyresavtal till något som kan utföras med några få klick. Dessutom kan handboken anpassas för varje kund så att den fokuserar på deras specifika kriterier. De data som extraheras från hyresavtalen kan antingen sparas i en datatabell i NetDocuments för återanvändning vid generering av ändringar i hyresavtal eller förnyelser, eller så kan de lagras som en del av dokumentets metadataprofil för användning vid sökning eller filtrering – båda dessa alternativ tillför ytterligare värde och konsistens utöver det initiala projektet att samla in information från varje hyresavtal.

2. App för riktlinjer för externa rådgivare: Denna AI-app granskar automatiskt riktlinjer för externa rådgivare (OCG) från Kelley Dryes kunder för att identifiera potentiella konflikter med företagets policyer och markera dem för vidare granskning och/eller förhandling.  

”Att granska riktlinjerna för externa rådgivare kan vara tidskrävande eftersom de har blivit mer normativa när det gäller vad kunderna förväntar sig av sina externa rådgivare och vad de kommer att gå med på och inte gå med på”, berättar Judi. ”Vi lärde oss av appen för utdrag ur hyresavtal hur kraftfulla spelböcker kan vara, så jag arbetade tillsammans med företagets chefsjurist, konfliktrådgivare och chefer för cybersäkerhet, informationsstyrning och fakturering för att definiera vår OCG-spelbok. Vad var det som byrån skulle gå med på och inte gå med på? 3545 Consulting använde det för att utveckla en ny AI-app som gör att vi snabbt kan flagga allt i riktlinjerna för externa rådgivare som strider mot vår definierade handbok."

Förutom att förbättra företagets förmåga och snabbhet att svara på OCG-inlämningar från nya kunder och komma igång med arbetet snabbare, har OCG-appen i NetDocuments också hjälpt företaget att skapa en databas med undantag som gör det möjligt för företagets chefsjurist och konfliktrådgivare att se var saker och ting kan behöva ses över igen.

Judi konstaterade: ”Denna AI-app i NetDocuments påskyndar processen, bidrar till ökad noggrannhet och dialog i processen, minskar riskerna och hjälper i grunden advokaten – relationspartnern – att förstå varför vi fattar de beslut vi fattar när det gäller riskminimering.”

Flera fördelar med en enda AI-lösning

Genom att börja med dessa två helt anpassade AI-appar kan företaget bygga ytterligare appar i NetDocuments App Builder (drivs av PatternBuilder MAX). Dessa användningsfall kan också utnyttjas för att visa potentialen och driva på ytterligare AI-användning inom företaget. Kelley Drye planerar också att utnyttja fler av NetDocuments förkonfigurerade AI-appar, såsom sammanfattningsappen och Legal AI Assistant, som gör det möjligt för hela deras användarbas att ställa frågor om ett enskilt dokument eller hela dokumentuppsättningar utan att behöva öppna dem, samtidigt som de etiska gränserna och andra säkerhetsåtgärder som redan finns i NetDocuments respekteras.

”Införandet av den juridiska AI-assistenten ”ask AI” i NetDocuments-plattformen ger användarna möjlighet att navigera och förstå innehåll på en helt ny nivå. De kan ställa frågor om ett eller flera dokument och få tillförlitliga svar. För administrativa avdelningar som ansvarar för komplexa dokumentgranskningar eller fakturering har en del av den administrativa bördan lättats, och det finns ett stort förtroende för de AI-resultat vi har skapat.”

Judi Flournoy, tidigare IT-chef, Kelley Drye

Legal AI Assistant levererar värde från dag ett över hela linjen, medan appar utvecklas för att möta mer specifika användningsfall och arbetsflöden.

Här är några ytterligare fördelar som Kelley Drye lyfter fram:

• Förnyade arbetsflöden: AI-drivna appar i kombination med automatisering gör det möjligt att starta processer automatiskt, extrahera och lagra data, skicka e-postmeddelanden, flagga tidtagare och mycket mer. Arbetsflödena blir snabbare, mer tillförlitliga, konsekventa och effektiva.
• Riskminskning: Automatiserade kontroller och balanseringar inom OCG-analysappen säkerställer att alla kundförväntningar uppfylls utan att företagets standarder äventyras eller att det utsätts för onödiga risker.
• Transparens och samarbete: Med en bredare förståelse och större transparens kring processerna undviker Kelley Drye isolerat arbete, får bättre överblick över vad som görs och kan samarbeta snabbare.
• Förbättrad kundservice: Genom att automatisera rutinmässiga, vardagliga uppgifter med AI kan advokater och personal erbjuda större kostnadssäkerhet och fokusera mer på att tillhandahålla högkvalitativa juridiska tjänster, vilket förbättrar kundnöjdheten och resultaten.

Meningsfulla resultat

Kelley Dryes proaktiva strategi att utforska och använda AI för att förbättra resultaten för sina kunder har lett till att man utnyttjar verktyg som NetDocuments AI App Builder (drivs av PatternBuilder MAX) och Legal AI Assistant för att spara tid, säkerställa konsekventa resultat och minska riskerna. Och i takt med att effektiviteten förbättras får advokaterna mer tid att ägna sig åt kreativ problemlösning och kritiskt tänkande istället för tråkiga, hjärndödande uppgifter.  

Genom att utnyttja AI och automatisering inom ett intelligent dokumenthanteringssystem förbereder företaget sig för framtida AI-appar och funktioner för förbättrade arbetsflöden, samtidigt som det ger sina användare och företagets kunder de skyddsåtgärder och den säkerhetsnivå de förväntar sig.  

”När det gäller att skapa anpassade AI-appar som levererar exakt den information du behöver kan det vara en iterativ process att komma fram till rätt prompt och utdata. Var beredd på att lägga ner mycket arbete, men resultaten kan bli riktigt meningsfulla. Dessa appar har varit fantastiska verktyg att lägga till i vår verktygslåda.”

Judi Flournoy, tidigare IT-chef, Kelley Drye

En sak som har hindrat vissa företag från att utnyttja generativ AI är rädslan för det okända och att inte få konsekventa svar. Som Judi (och många andra) påpekade kan det i början vara en utmaning att lära sig att använda generativ AI för att få konsekventa resultat. Att ha en kunnig partner vid din sida kan hjälpa dig att påskynda din resa och nå ROI med din apputveckling. 3545, tillsammans med många andra NetDocuments-partner, har certifierats av NetDocuments för att utnyttja vår AI App Builder och har skapat unika och värdefulla lösningar för våra gemensamma kunder, så var inte rädd för att ta in externa apputvecklare för att se ännu snabbare ROI och hjälpa dina interna utvecklare att komma igång ännu snabbare.

För att lära dig mer om de verktyg som Kelley Drye använder, titta på denna demonstration av AI App Builder och Legal AI Assistant i praktiken, eller fyll i detta formulär för att få en personlig demonstration.