Kelley Drye & Warren LLP, um escritório de advocacia dos EUA com uma rica história que abrange mais de 180 anos, fez avanços significativos na integração de tecnologias de IA em suas operações jurídicas e administrativas usando uma única ferramenta. Sob a liderança de Judi Flournoy, ex-diretora de informações do escritório, a Kelley Drye tem explorado continuamente soluções inovadoras para aprimorar seus serviços jurídicos em várias áreas de prática, incluindo litígio, comércio internacional, direito corporativo e outros.

O Comitê de Inovação e Atendimento ao Cliente da empresa criou uma força-tarefa para se concentrar na IA generativa, e seu mandato era analisar todos os tipos de produtos e serviços que usariam a IA generativa para ajudar os advogados a atender seus clientes. Esta é a história de Kelley Drye sobre por que eles estão usando o NetDocuments AI App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX), seus primeiros casos de uso, benefícios e conclusões. ‍

Encontrar soluções de IA jurídica que ofereçam resultados tangíveis

Os critérios da empresa para selecionar uma solução de IA foram centrados na confiabilidade, na facilidade de uso, no custo e na capacidade da ferramenta de ajudar a melhorar os resultados do cliente. Depois de avaliar muitas tecnologias, a força-tarefa decidiu pegar alguns bons casos de uso e criar aplicativos de IA aproveitando as ferramentas integradas à plataforma NetDocuments.

"Escolhemos o NetDocuments como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial em 2016 porque é uma verdadeira plataforma que pode evoluir com os clientes e o futuro da tecnologia jurídica. O lançamento do [AI App Builder] PatternBuilder MAX despertou minha curiosidade porque poderíamos replicar os recursos de várias ferramentas de IA a partir do NetDocuments. Decidimos apostar tudo."

Judi Flournoy, ex-diretora de informações da Kelley Drye

O fato de ter o conjunto de ferramentas de IA, um App Builder que vem com aplicativos prontos para uso e as ferramentas para personalizá-los totalmente ou criar novas soluções de automação, bem como o conteúdo da empresa, todos residentes na plataforma NetDocuments, significava que havia menos preocupações com a governança de informações e a privacidade ao mover dados para fora do sistema seguro de gerenciamento de documentos da empresa. Isso é especialmente importante para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que lidam com dados confidenciais e têm requisitos éticos rigorosos para mantê-los seguros. ‍

Primeiros passos com dois casos de uso que economizam tempo e reduzem riscos

Com a ajuda da NetDocuments e de um parceiro de implementação líder, a 3545 Consulting, Kelley Drye começou a desenvolver dois aplicativos de IA que economizam tempo e reduzem riscos.

1. Aplicativo de extração de arrendamento: Esse aplicativo de IA automatiza a análise de contratos de locação com base em um manual do cliente. O aplicativo permitiu a extração rápida de pontos de dados relevantes de contratos de locação em todas as propriedades comerciais, que foram compilados em um formato estruturado para facilitar a análise e a tomada de decisões.

"O aplicativo de IA foi um divisor de águas: no exemplo de uma grande empresa com várias propriedades comerciais que declarou falência, todos esses contratos de locação precisariam ser analisados manualmente com base no manual da lista de verificação do cliente e as respostas traduzidas e adicionadas a uma planilha do Excel. Agora podemos alimentar o aplicativo de extração de contratos de locação com documentos e a equipe jurídica tem resultados instantaneamente utilizáveis - tudo dentro do NetDocuments."

Judi Flournoy, ex-diretora de informações da Kelley Drye

Essa abordagem reduziu a alguns cliques um processo manual que costumava consumir uma quantidade significativa de tempo por locação. Além disso, o manual pode ser modificado para que cada cliente se concentre em seus critérios específicos. Os dados extraídos dos contratos de locação podem ser salvos em uma tabela de dados no NetDocuments para reutilização na geração de emendas ou renovações de contratos de locação, ou podem ser armazenados como parte do perfil de metadados do documento para uso em pesquisa ou filtragem - ambos agregam valor e consistência adicionais além do projeto inicial de coleta de informações de cada contrato de locação.

2. Aplicativo de diretrizes de consultoria externa: Esse aplicativo de IA analisa automaticamente as diretrizes de consultoria externa (OCGs) dos clientes da Kelley Drye para identificar possíveis conflitos com as políticas da empresa e sinalizá-los para análise e/ou negociação adicional.  

"Revisar as diretrizes dos advogados externos pode consumir muito tempo porque elas se tornaram mais prescritivas sobre o que os clientes esperam de seus advogados externos e sobre o que eles concordam ou não", compartilhou Judi. "Aprendemos com o aplicativo de extração de leasing o poder dos manuais, então trabalhei com o conselho geral da empresa, o conselho de conflitos e os diretores de segurança cibernética, governança de informações e faturamento para definir nosso manual de OCG. Quais eram as coisas com as quais a empresa concordaria e não concordaria? A 3545 Consulting usou isso para criar um novo aplicativo de IA que nos permite sinalizar rapidamente qualquer coisa nas diretrizes do conselho externo que entre em conflito com nosso manual definido."

Além de melhorar a capacidade e a pontualidade da empresa em responder aos envios de OCG de novos clientes e iniciar o trabalho com mais rapidez, o aplicativo OCG no NetDocuments também ajudou a empresa a estabelecer um banco de dados de "exceções" que permite que o conselho geral e o conselho de conflitos da empresa vejam onde as coisas talvez precisem ser revisadas.

Judi observou: "Esse aplicativo de IA no NetDocuments está acelerando o processo, convidando mais precisão e diálogo para o processo, reduzindo o risco e, essencialmente, ajudando o advogado - o parceiro de relacionamento - a entender por que tomamos as decisões que tomamos em relação à mitigação de riscos."

Obtendo vários benefícios com uma única solução de IA

Começar com esses dois aplicativos de IA totalmente personalizados prepara a empresa para poder criar aplicativos adicionais no NetDocuments App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX). Esses casos de uso também podem ser aproveitados para demonstrar o potencial e impulsionar o uso de IA em toda a empresa. A Kelley Drye também planeja aproveitar mais os aplicativos de IA pré-construídos do NetDocuments, como o aplicativo de resumo, bem como o Legal AI Assistant, que permite que toda a sua base de usuários faça perguntas sobre um único documento ou sobre conjuntos inteiros de documentos sem nunca abri-los, tudo isso respeitando as barreiras éticas e outras seguranças já existentes no NetDocuments.

"A introdução do Assistente de IA jurídica 'ask AI' na plataforma NetDocuments oferece às pessoas a capacidade de navegar e entender o conteúdo em um nível diferente. Elas podem fazer uma pergunta sobre um ou vários documentos e obter respostas confiáveis. E para os departamentos administrativos responsáveis por revisões complexas de documentos ou faturamento, parte da carga administrativa foi eliminada e há um alto nível de confiança nos resultados de IA que criamos."

Judi Flournoy, ex-diretora de informações da Kelley Drye

O Legal AI Assistant oferece valor desde o primeiro dia em todas as áreas, enquanto os aplicativos são desenvolvidos para atender a casos de uso e fluxos de trabalho mais específicos.

Aqui estão alguns benefícios adicionais citados por Kelley Drye:

• Fluxos de trabalho reinventados: Os aplicativos alimentados por IA, combinados com a automação, permitem que os processos sejam iniciados automaticamente, que os dados sejam extraídos e armazenados, que os e-mails sejam enviados, que os cronômetros sejam sinalizados e muito mais. Os fluxos de trabalho estão se tornando mais rápidos, mais confiáveis, mais consistentes e mais eficientes.
• ‍Redução de riscos: Verificações e balanços automatizados no aplicativo de análise do OCG garantem que todas as expectativas do cliente sejam atendidas sem comprometer os padrões da empresa ou expô-la a riscos desnecessários.
• Transparênciae colaboração: Com um entendimento mais amplo e mais transparência em relação aos processos, a Kelley Drye está evitando o trabalho em silos, tem mais visibilidade do que está sendo feito e pode colaborar mais rapidamente.
• ‍Melhoriado atendimento ao cliente: Ao automatizar tarefas rotineiras e mundanas com a IA, os advogados e a equipe podem oferecer mais segurança de custos e se concentrar mais na prestação de serviços jurídicos de alta qualidade, melhorando a satisfação e os resultados do cliente.

Resultados significativos

A abordagem proativa da Kelley Drye para explorar e adotar a IA para ajudar a melhorar os resultados dos clientes levou à utilização de ferramentas como o NetDocuments AI App Builder (desenvolvido pelo PatternBuilder MAX) e o Legal AI Assistant para economizar tempo, garantir resultados consistentes e reduzir riscos. E, à medida que as eficiências aumentam, os advogados têm mais tempo para se dedicar à solução criativa de problemas e ao pensamento crítico, em vez de se dedicarem a tarefas chatas e entediantes.  

Ao tirar proveito da IA e da automação em um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, a empresa está se preparando para futuros aplicativos e recursos de IA para melhorar os fluxos de trabalho, ao mesmo tempo em que fornece aos usuários e aos clientes da empresa proteções e o nível de segurança que eles esperam.  

"Quando se trata de criar aplicativos de IA personalizados que forneçam as informações exatas de que o você precisa, pode ser um processo iterativo para chegar ao prompt e ao resultado certos. O você deve estar preparado para trabalhar duro, mas os resultados podem ser realmente significativos. Esses aplicativos têm sido ótimas ferramentas para adicionar ao nosso kit de ferramentas."

Judi Flournoy, ex-diretora de informações da Kelley Drye

Uma coisa que tem impedido algumas empresas de aproveitar a IA generativa é o medo do desconhecido e de não obter respostas consistentes. Como Judi (e muitos outros) apontou, aprender a solicitar a IA generativa para obter resultados consistentes pode ser um desafio no início. Ter um parceiro experiente ao lado pode ajudar a acelerar sua jornada e a obter ROI com a criação de aplicativos. A 3545, juntamente com vários outros parceiros da NetDocuments, foi certificada pela NetDocuments para alavancar nosso AI App Builder e criou soluções exclusivas e valiosas para nossos clientes conjuntos, portanto, não tenha medo de trazer construtores de aplicativos externos para obter um ROI ainda mais rápido e ajudar seus construtores internos a se atualizarem ainda mais rapidamente.

Para saber mais sobre as ferramentas que a Kelley Drye está usando, assista a esta demonstração do AI App Builder e do Legal AI Assistant em ação ou, para obter uma demonstração personalizada, preencha este formulário de solicitação.