Om Common Ground Condo Law

Common Ground Condo Law ble grunnlagt i 2020 og er et advokatfirma som spesialiserer seg på juridiske tjenester for sameier. De har hovedkontor i Toronto, og er en virtuell praksis som betjener sameier over hele den kanadiske provinsen Ontario. De er dedikert til å gi klienter meningsfulle, varige, økonomiske og rettidige juridiske tjenester.

Utfordring: Å ha de riktige teknologiene for å støtte arbeidet deres

Grunnleggeren og hovedadvokaten til Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz, har praktisert sameierett og tvisteløsning siden 2003, og representert sameieselskaper for domstoler og tribunaler.

Som en livslang teknologientusiast har Chris alltid holdt fingeren på pulsen når det gjelder det nyeste og beste innen teknologi, spesielt når det gjelder yrket hans. «Etter å ha deltatt på ABA Techshow i mange år og sett noen av de bemerkelsesverdige verktøyene på markedet, inkludert NetDocuments», sier Chris, «følte jeg at det å lansere et virtuelt firma ville være enklere enn det noen gang hadde vært før.»

Han var trygg på at med den rette skybaserte teknologipakken til rådighet, kunne hans nye virtuelle firma tilby en svært robust og kundesentrert opplevelse. Chris forklarte: «Vi lanserte firmaet vårt i januar 2020, og blant verktøyene våre ved lanseringen var NetDocuments. Vi valgte det fordi plattformen var så robust, og vi kunne se for oss at vi ville finne måter å bruke NetDocuments' muligheter til å vokse raskere.» Optiable bistod med implementeringen av firmaet.

«Vi kan se for oss at vi finner måter å bruke NetDocuments’ muligheter til å vokse raskere.»

Chris Jaglowitz, rektor og grunnlegger, Common Ground Condo Law

En annen hovedgrunn til å velge NetDocuments var at det integreres godt med Clio, deres valgte skybaserte programvare for administrasjon av advokatpraksis. Ved å bruke Clio til klientinntak, kontakthåndtering og kalender, og NetDocuments' kraftige dokumenthåndterings-, versjonskontroll-, samarbeids- og automatiseringsfunksjoner, etablerte firmaet et fremtidssikkert fundament for teknologi som støtter deres innsats for å bygge og skalere virksomheten. Chris bemerker: «De to applikasjonene er bedre sammen. Vi tror at denne integrasjonen vil fortsette å løse noen av våre mest åpenbare smertepunkter.»

Automatisering i DMS gir tidsbesparelser og forbedret kundeservice

Et av verktøyene som gjorde en umiddelbar innvirkning på teamet var PatternBuilder, NetDocuments' innebygde verktøy for automatisering av dokumenter og arbeidsflyter. Advokater bruker PatternBuilder for å ta seg av kjedelige, repeterende oppgaver og frigjøre tid og ekspertise som kan brukes på mer strategisk arbeid.

Chris forklarer: «Jeg gikk på jusstudiet for å bli advokat, for å bruke dømmekraften min og tilby gjennomtenkte rådgivningstjenester. Det er ingen tvil om at det å bruke PatternBuilder til å lage dokumenter gir meg tid tilbake til å fokusere på den typen arbeid jeg elsker. Det er enda raskere enn vårt tidligere dokumentautomatiseringsverktøy, som bare kunne produsere ett dokument om gangen.»

Firmaet bruker for tiden PatternBuilder til raskt å generere dokumentsett som inkluderer flere dokumenter, og lagre dem automatisk i riktig saksområde i DMS – alt fra et enkelt spørreskjema som ansatte kan bruke, i motsetning til at advokater gjør den jobben. Fordi PatternBuilder-apper kan deles via enkle hyperlenker, og appene utnytter firmaets gullstandardmaler med PatternBuilders logikk, inkluderer deres fremtidige mål å utnytte PatternBuilder-automatiseringer på stadig mer sofistikerte dokumenter og ha klientrettede spørreskjemaer slik at klienter kan generere sitt eget materiale, noe som åpner for nye kundeservicelinjer.

«En stor fordel med PatternBuilder er at alt skjer inne i vårt DMS. Det er ikke nødvendig å laste opp dokumentene dine til et annet verktøy.»

Chris Jaglowitz, rektor og grunnlegger, Common Ground Condo Law

Chris bemerker: «En stor fordel med PatternBuilder er at alt skjer inne i vårt DMS. Det er ikke nødvendig å laste opp dokumentene våre til et annet verktøy.» Common Ground Condo Law bemerker at de allerede har sett en økning i produktiviteten og en reduksjon i tiden det tar å utarbeide noe som en ny kontrakt.

Komme i gang med AI og PatternBuilder MAX

Kunstig intelligens (KI) forandrer måten jurister jobber på, men den er bare så god som dataene du legger inn i den. Da Chris ble spurt om KI-strategien deres, sier han: «Som firma er vi ivrige etter å bruke KI på en rekke måter, og det er fornuftig å utnytte KI der dokumentene og kunnskapen vår lagres: i vårt DMS. Vi har allerede sett noe av hva PatternBuilder MAX kan gjøre, og vi eksperimenterer aktivt og finner måter å implementere det mer på.»

Ved å bruke PatternBuilder MAX for AI-drevne automatiseringer har firmaet lagt merke til en reduksjon i tiden det tar å fullføre repeterbare oppgaver. Chris nevner et eksempel: «Spørsmål som ellers ville tatt omtrent 15 minutter advokattid å svare på, kan nå håndteres umiddelbart av ethvert medlem av våre ansatte ved å kjøre PatternBuilder MAX-appen. Dette lar oss levere de beste resultatene til våre klienter både raskere og billigere.» Kombinasjonen av AI og automatisering støtter komplette dokumentarbeidsflyter sammenlignet med AI alene.

Selv om de bare så vidt har begynt å skrape i overflaten av hva PatternBuilder MAX kan gjøre for deres praksis, ser Chris og teamet hans frem til hva det kan hjelpe firmaet med å oppnå. «AI-funksjonene vi har sett så langt gjennom PatternBuilder MAX gir oss mest valuta for pengene med AI. Det har vært inspirerende å finne ut flere måter å bruke det på til å løse vanlige problemer.»

En forenklet teknologistabel utgjør en stor forskjell

Common Ground Condo Law er dedikert til å omforme hvordan juridiske tjenester innen sameierleiligheter leveres, og deres strategiske teknologivalg har lagt et sterkt grunnlag for å støtte visjonen deres. Med NetDocuments sier Chris: «Det har vært flott å kunne utnytte kraften til én plattform som gjør flere viktige ting. Det har eliminert behovet for mange små, engangsintegrasjoner mellom flere verktøy.»

«Det er fornuftig å utnytte kunstig intelligens der dokumentene og kunnskapen vår lagres: i vårt DMS.»

Chris Jaglowitz, rektor og grunnlegger, Common Ground Condo Law

Firmaet fokuserer også på å samkjøre NetDocuments- og Clio-tilkoblingen ytterligere for ytterligere driftseffektivitet. Chris deler: «Vi jobber med å utnytte verktøyene vi allerede har bedre, fordi vi allerede ser fordelene de kan gi, og de gjør det mulig for oss å bedre betjene sameiesamfunn over hele provinsen og gjøre livet litt bedre for deres ledere, valgte styremedlemmer og huseiere.»

Lær hvordan NetDocuments kan hjelpe teamene dine med å finne en bedre måte å jobbe på med en personlig demo .