Acerca de la Ley de Propiedad Horizontal

Fundado en 2020, Common Ground Condo Law es un bufete de abogados especializado en servicios jurídicos para sociedades de condominio. Con sede en Toronto, son una práctica virtual que sirve a las corporaciones de condominios en toda la provincia canadiense de Ontario, y se dedican a proporcionar a los clientes servicios legales significativos, duraderos, económicos y oportunos.

Reto: Disponer de las tecnologías adecuadas para apoyar su trabajo

El fundador y abogado principal de Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz, ha ejercido la abogacía de condominios y la resolución de disputas desde 2003, representando a corporaciones de condominios ante cortes y tribunales.

Como entusiasta de la tecnología de toda la vida, Chris siempre ha estado al tanto de lo último y lo mejor en tecnología, especialmente en lo que se refiere a su profesión. "Después de asistir al ABA Techshow durante muchos años y ver algunas de las herramientas más destacadas del mercado, como NetDocuments", dice Chris, "pensé que crear un despacho virtual sería más fácil que nunca".

Confiaba en que, con la pila tecnológica basada en la nube adecuada a su disposición, su nuevo bufete virtual podría ofrecer una experiencia muy sólida y centrada en el cliente. Chris explicó: "Lanzamos nuestro bufete en enero de 2020, y entre nuestras herramientas de lanzamiento estaba NetDocuments. La elegimos porque la plataforma era muy robusta, y podíamos vernos a nosotros mismos encontrando formas de utilizar las capacidades de NetDocuments para ayudarnos a crecer más rápido." Optiable colaboró en la implantación del despacho.

"Nos veíamos encontrando formas de utilizar las capacidades de NetDocuments para ayudarnos a crecer más rápido".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

Otra razón fundamental para elegir NetDocuments fue su buena integración con Clio, el software de gestión de despachos de abogados en la nube que habían elegido. Entre el uso de Clio para la admisión de clientes, la gestión de contactos y el calendario, y las potentes funciones de gestión de documentos, control de versiones, colaboración y automatización de NetDocuments, el bufete estableció una base tecnológica preparada para el futuro que respalda sus esfuerzos por desarrollar y ampliar su negocio. Chris señala: "Las dos aplicaciones son mejores juntas. Creemos que esta integración va a seguir resolviendo algunos de nuestros puntos débiles más evidentes."

La automatización del DMS ahorra tiempo y mejora los servicios al cliente

Una de las herramientas que tuvo un impacto inmediato en el equipo fue PatternBuilder, la herramienta integrada de automatización de documentos y flujos de trabajo de NetDocuments. Los abogados confían en PatternBuilder para ocuparse de tareas tediosas y repetitivas y liberar tiempo y conocimientos que pueden dedicarse a tareas más estratégicas.

Chris explica: "Estudié Derecho para ser abogado, para aplicar mi criterio y prestar servicios de asesoramiento bien pensados. No hay duda de que utilizar PatternBuilder para crear documentos me devuelve tiempo para centrarme en el tipo de trabajo que me gusta. Es incluso más rápido que nuestra anterior herramienta de automatización de documentos, que sólo podía producir un documento cada vez."

En la actualidad, el bufete utiliza PatternBuilder para generar rápidamente conjuntos de documentos que incluyen varios documentos y guardarlos automáticamente en el espacio de trabajo del asunto adecuado dentro del DMS, todo ello a partir de un sencillo cuestionario que el personal puede utilizar, en lugar de que sean los abogados quienes realicen ese trabajo. Dado que las aplicaciones de PatternBuilder se pueden compartir a través de simples hipervínculos y las aplicaciones aprovechan las plantillas estándar de oro de la empresa con la lógica de PatternBuilder, sus objetivos futuros incluyen aprovechar las automatizaciones de PatternBuilder en documentos cada vez más sofisticados y tener cuestionarios de cara al cliente para que los clientes puedan generar sus propios materiales, abriendo nuevas líneas de servicio al cliente.

"Una gran diferencia con PatternBuilder es que todo ocurre dentro de nuestro DMS. No es necesario cargar los documentos en otra herramienta".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

Chris señala: "Una gran diferencia con PatternBuilder es que todo ocurre dentro de nuestro DMS. No hay necesidad de cargar nuestros documentos en otra herramienta". Common Ground Condo Law señala que ya han visto un aumento en la productividad y una reducción en el tiempo que toma redactar algo como un nuevo contrato.

Primeros pasos con AI y PatternBuilder MAX

La inteligencia artificial (IA) está transformando la forma de trabajar de los profesionales del derecho, pero solo es tan buena como los datos que se introducen en ella. Cuando se le pregunta por su estrategia de IA, Chris afirma: "Como bufete, estamos muy interesados en utilizar la IA de diversas formas, y tiene sentido aprovecharla allí donde se almacenan nuestros documentos y conocimientos: nuestro DMS. Ya hemos visto lo que PatternBuilder MAX puede hacer, y estamos experimentando activamente y buscando formas de implementarlo más."

Gracias al uso de PatternBuilder MAX para automatizaciones basadas en IA, el bufete ha notado una reducción del tiempo necesario para completar tareas repetitivas. Chris señala un ejemplo: "Las preguntas que de otro modo llevarían unos 15 minutos de tiempo del abogado para responder ahora pueden ser manejadas al instante por cualquier miembro de nuestro personal mediante la ejecución de la aplicación PatternBuilder MAX. Esto nos permite ofrecer los mejores resultados a nuestros clientes de forma más rápida y económica." La combinación de IA y automatización permite flujos de trabajo documentales completos de principio a fin en comparación con la IA por sí sola.

Aunque sólo han empezado a rascar la superficie de lo que PatternBuilder MAX puede hacer por su práctica, Chris y su equipo están deseando ver lo que puede ayudar a la empresa a lograr. "Las capacidades de IA que hemos visto hasta ahora a través de PatternBuilder MAX ofrecen el mayor beneficio para nuestra inversión en IA. Ha sido inspirador descubrir más formas de utilizarla para resolver problemas comunes."

Una pila tecnológica simplificada marca la diferencia

Common Ground Condo Law se dedica a remodelar la forma en que se prestan los servicios jurídicos a los condominios, y sus opciones tecnológicas estratégicas han sentado una base sólida para respaldar su visión. Con NetDocuments, dice Chris, "ha sido estupendo poder aprovechar la potencia de una única plataforma que hace varias cosas importantes. Ha eliminado la necesidad de muchas pequeñas integraciones puntuales entre varias herramientas".

"Tiene sentido aprovechar la IA donde se almacenan nuestros documentos y conocimientos: nuestro DMS".

Chris Jaglowitz, Director y Fundador, Common Ground Condo Law

La empresa también está centrada en alinear aún más la conexión entre NetDocuments y Clio para lograr una mayor eficacia operativa. Chris afirma: "Estamos trabajando para hacer un mejor uso de las herramientas que ya tenemos, porque ya estamos viendo los beneficios que pueden aportar, y nos permiten servir mejor a las comunidades de condominios de toda la provincia y hacer la vida un poco mejor a sus administradores, directores electos y propietarios de viviendas."

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