À propos de la loi sur les copropriétés Common Ground

Fondé en 2020, Common Ground Condo Law est un cabinet d'avocats spécialisé dans les services juridiques destinés aux syndicats de copropriétaires. Basé à Toronto, ce cabinet virtuel offre ses services à des syndicats de copropriétaires partout dans la province canadienne de l'Ontario. Il s'engage à fournir à ses clients des services juridiques pertinents, durables, économiques et rapides.

Défi : disposer des technologies adéquates pour soutenir leur travail

Fondateur et avocat principal de Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz exerce dans le domaine du droit des copropriétés et du règlement des litiges depuis 2003, représentant des sociétés de copropriété devant les cours et les tribunaux.

Passionné de technologie depuis toujours, Chris s'est toujours tenu au courant des dernières nouveautés et des avancées technologiques les plus importantes, en particulier dans le domaine de sa profession. « Après avoir assisté pendant de nombreuses années au salon ABA Techshow et découvert certains des outils remarquables disponibles sur le marché, notamment NetDocuments, j'ai eu le sentiment que le lancement d'un cabinet virtuel serait plus facile que jamais », explique Chris.

Il était convaincu qu'avec la bonne pile technologique basée sur le cloud à sa disposition, son nouveau cabinet virtuel pourrait offrir une expérience très solide et centrée sur le client. Chris explique : « Nous avons lancé notre cabinet en janvier 2020, et NetDocuments faisait partie des outils dont nous disposions au moment du lancement. Nous l'avons choisi parce que la plateforme était très robuste et que nous pouvions imaginer des façons d'utiliser les capacités de NetDocuments pour nous aider à croître plus rapidement. » Optiable a aidé le cabinet à mettre en œuvre cette solution.

« Nous pourrions envisager d'utiliser les fonctionnalités de NetDocuments pour nous aider à accélérer notre croissance. »

Chris Jaglowitz, directeur et fondateur, Common Ground Condo Law

Une autre raison majeure qui a motivé le choix de NetDocuments était sa bonne intégration avec Clio, le logiciel de gestion de cabinet d'avocats basé sur le cloud qu'ils avaient sélectionné. Grâce à l'utilisation de Clio pour la prise en charge des clients, la gestion des contacts et la planification, et aux puissantes fonctionnalités de gestion de documents, de contrôle des versions, de collaboration et d'automatisation de NetDocuments, le cabinet a établi une base technologique pérenne qui soutient ses efforts pour développer et faire évoluer son activité. Chris remarque : « Les deux applications fonctionnent mieux ensemble. Nous pensons que cette intégration va continuer à résoudre certains de nos problèmes les plus évidents. »

L'automatisation au sein du DMS permet de gagner du temps et d'améliorer les services à la clientèle

L'un des outils qui a immédiatement eu un impact sur l'équipe est PatternBuilder, l'outil intégré de NetDocuments pour l'automatisation des documents et des flux de travail. Les avocats s'appuient sur PatternBuilder pour prendre en charge les tâches fastidieuses et répétitives, ce qui leur permet de libérer du temps et de consacrer leur expertise à des tâches plus stratégiques.

Chris explique : « J'ai fait des études de droit pour devenir avocat, afin de mettre à profit mon jugement et fournir des services de conseil avisés. Il ne fait aucun doute que l'utilisation de PatternBuilder pour créer des documents me permet de gagner du temps et de me concentrer sur le type de travail que j'aime. Cet outil est encore plus rapide que notre ancien outil d'automatisation des documents, qui ne pouvait produire qu'un seul document à la fois. »

Le cabinet utilise actuellement PatternBuilder pour générer rapidement des ensembles de documents comprenant plusieurs documents et les enregistrer automatiquement dans l'espace de travail approprié au sein du système de gestion documentaire (DMS), le tout à partir d'un simple questionnaire que le personnel peut utiliser, plutôt que de confier cette tâche aux avocats. Comme les applications PatternBuilder peuvent être partagées via de simples hyperliens et qu'elles exploitent les modèles de référence du cabinet avec la logique de PatternBuilder, leurs objectifs futurs consistent notamment à tirer parti des automatisations de PatternBuilder sur des documents de plus en plus sophistiqués et à disposer de questionnaires destinés aux clients afin que ceux-ci puissent générer leurs propres documents, ouvrant ainsi de nouvelles perspectives en matière de service à la clientèle.

« L'un des principaux avantages de PatternBuilder est que tout se passe au sein même de notre système de gestion documentaire. Il n'est pas nécessaire de télécharger vos documents vers un autre outil. »

Chris Jaglowitz, directeur et fondateur, Common Ground Condo Law

Chris remarque : « L'un des principaux avantages de PatternBuilder est que tout se passe au sein de notre système de gestion documentaire. Il n'est pas nécessaire de télécharger nos documents vers un autre outil. » Common Ground Condo Law constate déjà une augmentation de la productivité et une réduction du temps nécessaire à la rédaction d'un nouveau contrat, par exemple.

Premiers pas avec l'IA et PatternBuilder MAX

L'intelligence artificielle (IA) transforme la façon dont les professionnels du droit travaillent, mais son efficacité dépend de la qualité des données qui y sont intégrées. Interrogé sur la stratégie de son cabinet en matière d'IA, Chris répond : « En tant que cabinet, nous sommes désireux d'utiliser l'IA de différentes manières, et il est logique de tirer parti de l'IA là où nos documents et nos connaissances sont stockés : notre système de gestion documentaire (DMS). Nous avons déjà pu constater certaines des capacités de PatternBuilder MAX, et nous expérimentons activement et cherchons des moyens de le mettre davantage en œuvre. »

Grâce à PatternBuilder MAX pour les automatisations basées sur l'IA, le cabinet a constaté une réduction du temps nécessaire pour accomplir les tâches répétitives. Chris cite un exemple : « Les questions qui auraient autrement nécessité environ 15 minutes de travail de la part d'un avocat peuvent désormais être traitées instantanément par n'importe quel membre de notre personnel grâce à l'application PatternBuilder MAX. Cela nous permet d'offrir les meilleurs résultats à nos clients, plus rapidement et à moindre coût. » La combinaison de l'IA et de l'automatisation permet de prendre en charge l'ensemble du flux de travail documentaire, contrairement à l'IA seule.

Bien qu'ils n'aient fait qu'effleurer la surface de ce que PatternBuilder MAX peut apporter à leur cabinet, Chris et son équipe sont impatients de découvrir tout ce que cet outil peut aider leur cabinet à accomplir. « Les capacités d'IA que nous avons observées jusqu'à présent avec PatternBuilder MAX nous offrent un excellent retour sur investissement. Il est très motivant de découvrir de nouvelles façons de l'utiliser pour résoudre des problèmes courants. »

Une pile technologique simplifiée fait toute la différence

Common Ground Condo Law s'engage à repenser la manière dont les services juridiques liés aux copropriétés sont fournis, et ses choix technologiques stratégiques ont jeté des bases solides pour soutenir sa vision. Avec NetDocuments, Chris déclare : « C'est formidable de pouvoir tirer parti de la puissance d'une plateforme unique qui accomplit plusieurs tâches importantes. Cela a éliminé le besoin de nombreuses petites intégrations ponctuelles entre plusieurs outils. »

« Il est logique d'exploiter l'IA là où nos documents et nos connaissances sont stockés : notre système de gestion documentaire (DMS). »

Chris Jaglowitz, directeur et fondateur, Common Ground Condo Law

Le cabinet s'efforce également d'harmoniser davantage la connexion entre NetDocuments et Clio afin d'améliorer encore l'efficacité opérationnelle. Chris explique : « Nous nous efforçons de mieux utiliser les outils dont nous disposons déjà, car nous constatons déjà les avantages qu'ils peuvent apporter. Ils nous permettent de mieux servir les communautés de copropriétaires de la province et d'améliorer un peu la vie de leurs gestionnaires, de leurs administrateurs élus et de leurs propriétaires. »

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