Informazioni sulla legge sui condomini “Common Ground”

Fondato nel 2020, Common Ground Condo Law è uno studio legale specializzato in servizi legali per i condomini. Con sede a Toronto, è uno studio virtuale che assiste i condomini in tutta la provincia canadese dell’Ontario e si impegna a fornire ai propri clienti servizi legali efficaci, duraturi, economici e tempestivi.

Sfida: disporre delle tecnologie giuste a supporto del proprio lavoro

Il fondatore e avvocato titolare dello studio Common Ground Condo Law, Chris Jaglowitz, si occupa di diritto condominiale e risoluzione delle controversie dal 2003, rappresentando le amministrazioni condominiali dinanzi a corti e tribunali.

Da sempre appassionato di tecnologia, Chris si è sempre tenuto aggiornato sulle ultime novità e sulle migliori soluzioni tecnologiche, soprattutto per quanto riguarda la sua professione. “Dopo aver partecipato per molti anni all’ABA Techshow e aver visto alcuni degli strumenti più straordinari presenti sul mercato, tra cui NetDocuments”, afferma Chris, “ho capito che avviare uno studio legale virtuale sarebbe stato più facile che mai”.

Era convinto che, con il giusto stack tecnologico basato sul cloud a sua disposizione, il suo nuovo studio virtuale avrebbe potuto offrire un’esperienza davvero solida e incentrata sul cliente. Chris ha spiegato: «Abbiamo lanciato il nostro studio nel gennaio 2020 e, tra gli strumenti che avevamo a disposizione al momento del lancio, c’era NetDocuments. L’abbiamo scelto perché la piattaforma era davvero solida e sapevamo che avremmo trovato il modo di sfruttare le funzionalità di NetDocuments per aiutarci a crescere più rapidamente». Optiable ha fornito assistenza nell’implementazione dello studio.

“Potremmo trovare il modo di sfruttare le funzionalità di NetDocuments per accelerare la nostra crescita.”

Chris Jaglowitz, titolare e fondatore di Common Ground Condo Law

Un altro motivo fondamentale per la scelta di NetDocuments è stata la sua ottima integrazione con Clio, il software di gestione dello studio legale basato su cloud da loro scelto. Grazie all’utilizzo di Clio per l’acquisizione dei clienti, la gestione dei contatti e la pianificazione degli appuntamenti, unito alle potenti funzionalità di gestione dei documenti, controllo delle versioni, collaborazione e automazione di NetDocuments, lo studio ha creato una base tecnologica a prova di futuro che supporta i loro sforzi per sviluppare e far crescere la propria attività. Chris osserva: «Le due applicazioni funzionano meglio insieme. Riteniamo che questa integrazione continuerà a risolvere alcuni dei nostri punti critici più evidenti».

L'automazione all'interno del DMS garantisce un risparmio di tempo e un miglioramento dei servizi offerti ai clienti

Uno degli strumenti che ha avuto un impatto immediato sul team è stato PatternBuilder, lo strumento integrato di NetDocuments per l’automazione dei documenti e dei flussi di lavoro. Gli avvocati si affidano a PatternBuilder per gestire attività noiose e ripetitive, liberando così tempo e competenze da dedicare a attività più strategiche.

Chris spiega: «Ho frequentato la facoltà di giurisprudenza per diventare avvocato, per mettere in pratica il mio giudizio e fornire servizi di consulenza accurati. Non c’è dubbio che l’utilizzo di PatternBuilder per creare documenti mi permetta di recuperare tempo da dedicare al tipo di lavoro che amo. È persino più veloce del nostro precedente strumento di automazione dei documenti, che riusciva a produrre solo un documento alla volta».

Attualmente lo studio utilizza PatternBuilder per generare rapidamente insiemi di documenti che includono più file e per salvarli automaticamente nell’area di lavoro dedicata alla pratica all’interno del sistema di gestione documentale (DMS) — il tutto a partire da un semplice questionario che il personale può compilare, evitando così che siano gli avvocati a svolgere tale lavoro. Poiché le app di PatternBuilder possono essere condivise tramite semplici collegamenti ipertestuali e sfruttano i modelli di riferimento dello studio insieme alla logica di PatternBuilder, tra i loro obiettivi futuri figurano l’utilizzo delle automazioni di PatternBuilder su documenti sempre più sofisticati e la creazione di questionari rivolti ai clienti, in modo che questi ultimi possano generare autonomamente i propri materiali, aprendo così nuove linee di servizio alla clientela.

“Una delle caratteristiche distintive di PatternBuilder è che tutto avviene all’interno del nostro DMS. Non è necessario caricare i documenti su un altro strumento.”

Chris Jaglowitz, titolare e fondatore di Common Ground Condo Law

Chris osserva: «Un importante elemento di differenziazione di PatternBuilder è che tutto avviene all’interno del nostro DMS. Non c’è bisogno di caricare i nostri documenti su un altro strumento». Common Ground Condo Law sottolinea di aver già riscontrato un aumento della produttività e una riduzione dei tempi necessari per redigere, ad esempio, un nuovo contratto.

Introduzione all'IA e a PatternBuilder MAX

L'intelligenza artificiale (IA) sta trasformando il modo di lavorare dei professionisti del settore legale, ma la sua efficacia dipende dalla qualità dei dati che vi vengono inseriti. Alla domanda sulla loro strategia in materia di IA, Chris risponde: «Come studio, siamo entusiasti di utilizzare l’IA in vari modi, ed è logico sfruttarla proprio dove vengono archiviati i nostri documenti e le nostre conoscenze: il nostro sistema di gestione documentale (DMS). Abbiamo già avuto modo di vedere alcune delle potenzialità di PatternBuilder MAX e stiamo sperimentando attivamente per trovare modi per implementarlo ulteriormente».

Grazie all’utilizzo di PatternBuilder MAX per le automazioni basate sull’intelligenza artificiale, lo studio ha riscontrato una riduzione dei tempi necessari per portare a termine attività ripetitive. Chris cita un esempio: «Le richieste a cui altrimenti un avvocato impiegherebbe circa 15 minuti per rispondere possono ora essere gestite istantaneamente da qualsiasi membro del nostro staff utilizzando l’app PatternBuilder MAX. Questo ci permette di fornire i migliori risultati ai nostri clienti in modo più rapido ed economico». La combinazione di IA e automazione supporta flussi di lavoro documentali completi end-to-end rispetto all’utilizzo della sola IA.

Sebbene abbiano appena iniziato a scoprire le potenzialità di PatternBuilder MAX per la loro attività, Chris e il suo team non vedono l’ora di scoprire cosa potrà aiutare lo studio a realizzare. “Le funzionalità di intelligenza artificiale che abbiamo visto finora grazie a PatternBuilder MAX ci offrono il massimo rendimento in rapporto all’investimento. È stato stimolante scoprire nuovi modi per utilizzarlo al fine di risolvere problemi comuni.”

Uno stack tecnologico semplificato fa davvero la differenza

Common Ground Condo Law si impegna a ridefinire il modo in cui vengono forniti i servizi legali nel settore condominiale, e le sue scelte tecnologiche strategiche hanno gettato solide basi a sostegno della propria visione. Riguardo a NetDocuments, Chris afferma: «È stato fantastico poter sfruttare la potenza di un’unica piattaforma in grado di svolgere diverse funzioni fondamentali. Ciò ha eliminato la necessità di numerose piccole integrazioni puntuali tra più strumenti».

“È logico sfruttare l’intelligenza artificiale proprio dove vengono archiviati i nostri documenti e le nostre conoscenze: il nostro sistema di gestione documentale (DMS).”

Chris Jaglowitz, titolare e fondatore di Common Ground Condo Law

Lo studio si sta inoltre impegnando per ottimizzare ulteriormente l’integrazione tra NetDocuments e Clio, al fine di ottenere ulteriori efficienze operative. Chris afferma: «Stiamo lavorando per sfruttare al meglio gli strumenti di cui già disponiamo, perché ne stiamo già vedendo i vantaggi; questi strumenti ci consentono di servire meglio i condomini in tutta la provincia e di migliorare un po’ la vita dei loro amministratori, dei membri eletti del consiglio di amministrazione e dei proprietari di appartamenti».

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