Om Common Ground Condo Law

Common Ground Condo Law grundades 2020 och är en advokatbyrå som specialiserar sig på juridiska tjänster för bostadsrättsföreningar. Med huvudkontor i Toronto är de en virtuell byrå som betjänar bostadsrättsföreningar i hela den kanadensiska provinsen Ontario, och de är dedikerade till att ge sina kunder meningsfulla, varaktiga, ekonomiska och snabba juridiska tjänster.

Utmaning: Att ha rätt teknik för att stödja deras arbete

Chris Jaglowitz, grundare och chefsadvokat på Common Ground Condo Law, har sedan 2003 arbetat med bostadsrättslagstiftning och tvistlösning och företrätt bostadsrättsföreningar i domstolar och tribunaler.

Som livslång teknikentusiast har Chris alltid hållit sig à jour med det senaste och bästa inom teknik, särskilt när det gäller hans yrke. ”Efter att ha deltagit i ABA Techshow i många år och sett några av de fantastiska verktygen på marknaden, däribland NetDocuments”, säger Chris, ”kände jag att det skulle vara enklare än någonsin att starta en virtuell byrå.”

Han var övertygad om att med rätt molnbaserad teknik till sitt förfogande skulle hans nya virtuella företag kunna erbjuda en mycket robust och kundcentrerad upplevelse. Chris förklarade: ”Vi startade vårt företag i januari 2020, och bland våra verktyg vid lanseringen fanns NetDocuments. Vi valde det eftersom plattformen var så robust och vi kunde se möjligheter att använda NetDocuments funktioner för att hjälpa oss att växa snabbare.” Optiable hjälpte till med implementeringen i företaget.

”Vi kunde se framför oss hur vi kunde använda NetDocuments funktioner för att hjälpa oss att växa snabbare.”

Chris Jaglowitz, rektor och grundare, Common Ground Condo Law

En annan viktig anledning till att NetDocuments valdes var att det integreras väl med Clio, deras valda molnbaserade programvara för hantering av advokatbyråer. Genom att använda Clio för kundregistrering, kontaktadministration och kalenderhantering i kombination med NetDocuments kraftfulla funktioner för dokumenthantering, versionskontroll, samarbete och automatisering har byrån skapat en framtidssäker teknisk grund som stöder deras arbete med att bygga upp och skala upp verksamheten. Chris konstaterar: ”De två applikationerna fungerar bättre tillsammans. Vi tror att denna integration kommer att fortsätta att lösa några av våra mest uppenbara problem.”

Automatisering inom DMS ger tidsbesparingar och förbättrad kundservice

Ett av de verktyg som fick omedelbar effekt på teamet var PatternBuilder, NetDocuments inbyggda verktyg för automatisering av dokument och arbetsflöden. Advokaterna förlitar sig på PatternBuilder för att ta hand om tråkiga, repetitiva uppgifter och frigöra tid och expertis som kan användas till mer strategiskt arbete.

Chris förklarar: ”Jag studerade juridik för att bli advokat, för att kunna använda mitt omdöme och ge genomtänkta rådgivningstjänster. Det råder ingen tvekan om att PatternBuilder ger mig mer tid att fokusera på det arbete jag älskar. Det är till och med snabbare än vårt tidigare verktyg för dokumentautomatisering, som bara kunde producera ett dokument åt gången.”

Företaget använder för närvarande PatternBuilder för att snabbt generera dokumentuppsättningar som innehåller flera dokument och automatiskt spara dem i rätt arbetsyta inom DMS – allt från ett enkelt frågeformulär som personalen kan använda, istället för att låta advokaterna göra det arbetet. Eftersom PatternBuilder-appar kan delas via enkla hyperlänkar och apparna utnyttjar företagets guldstandardmallar med PatternBuilders logik, är deras framtida mål att utnyttja PatternBuilders automatiseringar på allt mer sofistikerade dokument och ha kundinriktade frågeformulär så att kunderna kan generera sitt eget material, vilket öppnar upp nya möjligheter för kundservice.

”En stor skillnad med PatternBuilder är att allt sker inom vårt DMS. Du behöver inte ladda upp dina dokument till ett annat verktyg.”

Chris Jaglowitz, rektor och grundare, Common Ground Condo Law

Chris konstaterar: ”En stor skillnad med PatternBuilder är att allt sker inom vårt DMS. Vi behöver inte ladda upp våra dokument till ett annat verktyg.” Common Ground Condo Law konstaterar att de redan har sett en ökning i produktiviteten och en minskning i den tid det tar att utarbeta något som ett nytt kontrakt.

Kom igång med AI och PatternBuilder MAX

Artificiell intelligens (AI) förändrar hur jurister arbetar, men den är bara så bra som den data man matar in i den. På frågan om deras AI-strategi svarar Chris: ”Som företag är vi intresserade av att använda AI på olika sätt, och det är logiskt att utnyttja AI där våra dokument och vår kunskap lagras: vårt DMS. Vi har redan sett en del av vad PatternBuilder MAX kan göra, och vi experimenterar aktivt och letar efter sätt att implementera det i större utsträckning.”

Genom att använda PatternBuilder MAX för AI-driven automatisering har företaget märkt en minskning i den tid det tar att utföra repetitiva uppgifter. Chris nämner ett exempel: ”Frågor som annars skulle ta cirka 15 minuter för en jurist att besvara kan nu hanteras direkt av vilken som helst av våra medarbetare genom att köra PatternBuilder MAX-appen. Detta gör att vi kan leverera de bästa resultaten till våra kunder både snabbare och billigare.” Kombinationen av AI och automatisering stöder fullständiga dokumentflöden från början till slut, jämfört med enbart AI.

Även om de bara har börjat skrapa på ytan av vad PatternBuilder MAX kan göra för deras verksamhet, ser Chris och hans team fram emot vad det kan hjälpa företaget att uppnå. ”De AI-funktioner vi hittills har sett i PatternBuilder MAX ger oss mest valuta för pengarna när det gäller AI. Det har varit inspirerande att hitta fler sätt att använda det för att lösa vanliga problem.”

En förenklad teknikstack gör stor skillnad

Common Ground Condo Law har som mål att förändra hur juridiska tjänster för bostadsrättsföreningar tillhandahålls, och deras strategiska teknikval har lagt en stark grund för att stödja deras vision. Med NetDocuments, säger Chris, ”har det varit fantastiskt att kunna utnyttja kraften i en enda plattform som gör flera viktiga saker. Det har eliminerat behovet av många små, engångsintegrationer mellan flera verktyg.”

”Det är logiskt att utnyttja AI där våra dokument och vår kunskap lagras: vårt DMS.”

Chris Jaglowitz, rektor och grundare, Common Ground Condo Law

Företaget fokuserar också på att ytterligare anpassa kopplingen mellan NetDocuments och Clio för att uppnå ytterligare effektivitetsvinster. Chris berättar: ”Vi arbetar för att bättre utnyttja de verktyg vi redan har, eftersom vi redan ser fördelarna med dem. De gör det möjligt för oss att bättre betjäna bostadsrättsföreningar i hela provinsen och göra livet lite bättre för deras förvaltare, valda styrelseledamöter och bostadsägare.”

Lär dig hur NetDocuments kan hjälpa dina team att hitta ett bättre sätt att arbeta med en personlig demo.