Over Common Ground Condo Law

Common Ground Condo Law, opgericht in 2020, is een advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in juridische dienstverlening voor condominiumverenigingen. Het kantoor heeft zijn hoofdkantoor in Toronto en is een virtueel kantoor dat condominiumverenigingen in de hele Canadese provincie Ontario bedient. Het kantoor zet zich in om cliënten zinvolle, duurzame, economische en tijdige juridische diensten te bieden.

Uitdaging: beschikken over de juiste technologieën om hun werk te ondersteunen

Chris Jaglowitz, oprichter en hoofdadvocaat van Common Ground Condo Law, houdt zich sinds 2003 bezig met condominiumrecht en geschillenbeslechting en vertegenwoordigt condominiumverenigingen voor rechtbanken en tribunalen.

Als levenslange techliefhebber heeft Chris altijd de vinger aan de pols gehouden van de nieuwste en beste technologieën, vooral als het om zijn beroep gaat. "Na jarenlang de ABA Techshow te hebben bezocht en een aantal opmerkelijke tools op de markt te hebben gezien, waaronder NetDocuments," zegt Chris, "had ik het gevoel dat het opzetten van een virtueel kantoor gemakkelijker zou zijn dan ooit tevoren."

Hij was ervan overtuigd dat zijn nieuwe virtuele bedrijf met de juiste cloudgebaseerde technologie een zeer robuuste en klantgerichte ervaring kon bieden. Chris legt uit: "We zijn ons bedrijf in januari 2020 gestart en een van de tools die we bij de start gebruikten, was NetDocuments. We hebben hiervoor gekozen omdat het platform zo robuust was en we mogelijkheden zagen om de functies van NetDocuments te gebruiken om ons te helpen sneller te groeien." Optiable heeft het bedrijf geholpen bij de implementatie.

"We zien mogelijkheden om de functies van NetDocuments te gebruiken om ons te helpen sneller te groeien."

Chris Jaglowitz, directeur en oprichter, Common Ground Condo Law

Een andere belangrijke reden om voor NetDocuments te kiezen, was dat het goed integreert met Clio, de cloudgebaseerde software voor het beheer van hun advocatenpraktijk. Door Clio te gebruiken voor het registreren van cliënten, contactbeheer en agendabeheer, en NetDocuments voor krachtig documentbeheer, versiebeheer, samenwerking en automatisering, heeft het kantoor een toekomstbestendige technologische basis gelegd die hen ondersteunt bij het opbouwen en uitbreiden van hun bedrijf. Chris merkt op: "De twee applicaties werken beter samen. We denken dat deze integratie een aantal van onze meest voor de hand liggende pijnpunten zal blijven oplossen."

Automatisering binnen het DMS zorgt voor tijdwinst en betere klantenservice

Een van de tools die direct indruk maakte op het team was PatternBuilder, de ingebouwde tool voor document- en workflowautomatisering van NetDocuments. Advocaten vertrouwen op PatternBuilder om vervelende, repetitieve taken uit te voeren, waardoor ze tijd en expertise vrijmaken die ze kunnen besteden aan meer strategisch werk.

Chris legt uit: "Ik heb rechten gestudeerd om advocaat te worden, zodat ik mijn oordeel kon gebruiken en doordachte adviesdiensten kon verlenen. Het lijdt geen twijfel dat ik door PatternBuilder te gebruiken voor het opstellen van documenten tijd overhoud om me te concentreren op het soort werk dat ik leuk vind. Het is zelfs sneller dan onze vorige tool voor documentautomatisering, die slechts één document per keer kon produceren."

Het kantoor gebruikt momenteel PatternBuilder om snel documentensets te genereren die meerdere documenten bevatten en deze automatisch op te slaan in de juiste werkruimte binnen het DMS — allemaal op basis van een eenvoudige vragenlijst die medewerkers kunnen gebruiken, in plaats van dat advocaten dat werk moeten doen. Omdat PatternBuilder-apps via eenvoudige hyperlinks kunnen worden gedeeld en de apps gebruikmaken van de gouden standaard sjablonen van het kantoor met de logica van PatternBuilder, zijn hun toekomstige doelstellingen onder meer het gebruik van PatternBuilder-automatisering voor steeds geavanceerdere documenten en het gebruik van klantgerichte vragenlijsten, zodat klanten hun eigen materiaal kunnen genereren, wat nieuwe mogelijkheden voor klantenservice biedt.

"Een groot verschil met PatternBuilder is dat alles binnen ons DMS gebeurt. Je hoeft je documenten niet naar een andere tool te uploaden."

Chris Jaglowitz, directeur en oprichter, Common Ground Condo Law

Chris merkt op: "Een groot verschil met PatternBuilder is dat alles binnen ons DMS gebeurt. We hoeven onze documenten niet naar een andere tool te uploaden." Common Ground Condo Law merkt op dat ze al een toename in productiviteit zien en dat het minder tijd kost om bijvoorbeeld een nieuw contract op te stellen.

Aan de slag met AI en PatternBuilder MAX

Kunstmatige intelligentie (AI) verandert de manier waarop juristen werken, maar het is slechts zo goed als de gegevens die je erin stopt. Gevraagd naar hun AI-strategie zegt Chris: "Als kantoor willen we AI op verschillende manieren inzetten, en het is logisch om AI te gebruiken waar onze documenten en kennis worden opgeslagen: ons DMS. We hebben al gezien wat PatternBuilder MAX kan doen, en we zijn actief aan het experimenteren en zoeken naar manieren om het nog meer te implementeren."

Door PatternBuilder MAX te gebruiken voor AI-aangedreven automatiseringen, heeft het bedrijf gemerkt dat het minder tijd kost om herhaalbare taken uit te voeren. Chris noemt een voorbeeld: "Vragen die anders ongeveer 15 minuten van de tijd van een advocaat in beslag zouden nemen, kunnen nu direct door elk van onze medewerkers worden beantwoord met behulp van de PatternBuilder MAX-app. Hierdoor kunnen we onze klanten sneller en goedkoper de beste resultaten leveren." De combinatie van AI en automatisering ondersteunt volledige end-to-end documentworkflows in vergelijking met alleen AI.

Hoewel ze nog maar net begonnen zijn met het ontdekken van wat PatternBuilder MAX voor hun praktijk kan betekenen, kijken Chris en zijn team uit naar wat het bedrijf hiermee kan bereiken. "De AI-mogelijkheden die we tot nu toe hebben gezien met PatternBuilder MAX leveren het meeste rendement op voor onze AI-investering. Het is inspirerend om meer manieren te bedenken om het te gebruiken voor het oplossen van veelvoorkomende problemen."

Een vereenvoudigde tech stack maakt een groot verschil

Common Ground Condo Law zet zich in om de manier waarop juridische diensten voor flatgebouwen worden geleverd te hervormen, en hun strategische technologische keuzes hebben een sterke basis gelegd voor het ondersteunen van hun visie. Over NetDocuments zegt Chris: "Het is geweldig om gebruik te kunnen maken van de kracht van één platform dat verschillende belangrijke taken uitvoert. Hierdoor zijn veel kleine, eenmalige integraties tussen meerdere tools overbodig geworden."

"Het is logisch om AI in te zetten waar onze documenten en kennis worden opgeslagen: ons DMS."

Chris Jaglowitz, directeur en oprichter, Common Ground Condo Law

Het kantoor richt zich ook op het verder afstemmen van de koppeling tussen NetDocuments en Clio voor extra operationele efficiëntie. Chris vertelt: "We werken eraan om beter gebruik te maken van de tools die we al hebben, omdat we nu al de voordelen ervan zien. Ze stellen ons in staat om condominiumgemeenschappen in de hele provincie beter van dienst te zijn en het leven van hun beheerders, gekozen bestuurders en huiseigenaren een beetje te verbeteren."

Ontdek hoe NetDocuments uw teams kan helpen een betere manier van werken te vinden met een gepersonaliseerde demo.