Lever sikre juridiske tjenester til klienter uansett hvor og når de trengs.

Som de fleste tradisjonelle singaporske advokatfirmaer var Lee & Lee sterkt avhengige av papirbaserte prosesser, og alle elektroniske filer ble lagret i lokale systemer. Da pandemien slo til, visste firmaet at de måtte endre arbeidsmåten sin for å la advokater få ekstern tilgang til viktige dokumenter, spesielt i perioder med midlertidige avbrudd fra myndighetene.

Om Lee & Lee

Lee & Lee er et fullservice advokatfirma som tilbyr et omfattende spekter av tjenester gjennom sine avdelinger for immaterielle rettigheter, tvisteløsning og rettstvister, bedriftsrett, bankvirksomhet og eiendom.

Lee & Lee, et av Singapores eldste advokatfirmaer, ble grunnlagt av Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew og Kwa Geok Choo i 1955. Lee Kuan Yew ble senere statsminister i Singapore, men de gjenværende partnerne utviklet firmaet til å bli et av de ledende advokatfirmaene i Singapore, med mer enn 90 advokater som tilbyr et komplett spekter av juridiske tjenester.

En reise til skyen

Som de fleste tradisjonelle singaporske advokatfirmaer var Lee & Lee sterkt avhengige av papirbaserte prosesser, og alle elektroniske filer ble lagret i lokale systemer. Da pandemien slo til, visste imidlertid firmaet at de måtte endre arbeidsmåten sin, ettersom advokatene deres ikke hadde tilgang til mange viktige dokumenter eksternt. Dette betydde at virksomheten ikke kunne fortsette som vanlig, ettersom Lee & Lee måtte stenge kontorlokalene sine i perioder med midlertidige avbrudd pålagt av myndighetene.

Lee & Lee innså at de trengte et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) som ville gjøre det mulig for ansatte å jobbe med filer sikkert fra hvor som helst, og hjelpe firmaet med å redusere fremtidige avbrudd. Samtidig økte kostnadene ved å lagre elektroniske dokumenter på deres egne servere, så de ønsket en mer kostnadseffektiv løsning.

«Vi trengte en skybasert dokumenthåndteringsløsning som ville støtte vår reise mot å bli et mer fleksibelt og robust advokatfirma som er godt posisjonert til å tilby sikre klienttjenester uansett hvor og når de trengs», sa Toh Kok Seng, seniorpartner i Lee & Lees ledelseskomité, som ledet firmaets initiativ til å finne teknologiske løsninger for å nå sine mål. «Overgangen til skyen var også viktig, da det ville hjelpe oss med å redusere lagringskostnader og bli mer effektive på lang sikt.»

Etter å ha utforsket forskjellige teknologier, valgte Lee & Lee NetDocuments på grunn av dets intuitive
brukergrensesnitt og pålitelighet som et kraftig enkelt system for administrasjon av registreringer,
å finne og samarbeide om filer.

Francis Lim, partner i Corporate Department, bemerket: «Vi valgte NetDocuments fordi det er en svært troverdig skyløsning. Vi ble også imponert over plattformens unike funksjoner, som prediktiv arkivering, som vi visste ville gi mange fordeler for firmaet og advokatene våre.» Han fortsatte: «Å gå fra primært papirbaserte prosesser til digitale prosesser føltes litt skremmende i starten, så vi måtte sørge for at vi var i trygge hender.»

Arbeider mot klokken

Siden Lee & Lee var avhengige av NetDocuments for å gjøre det mulig for advokater og ansatte å jobbe effektivt under nedstengninger, måtte plattformen implementeres så raskt som mulig for å minimere forstyrrelser. I samarbeid med NetDocuments og Verlata kunne Lee & Lee rulle ut sitt nye skybaserte DMS innen seks måneder.

«Som du kan tenke deg, var det ikke lett å implementere en ny DMS-plattform midt i en pandemi», sier Toh. «Vi fikk imidlertid sterk støtte fra NetDocuments og Verlata, noe som gjorde onboarding av advokatene våre mye enklere enn forventet. Verlata tilbød flere opplæringsøkter og gjennomganger for å sikre at alle raskt kunne komme i gang.»

«Vi trengte en skybasert dokumenthåndteringsløsning som ville støtte vår reise mot å bli et mer fleksibelt og robust advokatfirma som er godt posisjonert til å tilby sikre klienttjenester uansett hvor og når de trengs.»

Toh Kok Seng, seniorpartner, Lee & Lee

I skyen: Reduserte kostnader, forbedret sikkerhet og større fleksibilitet

Å ha NetDocuments skybaserte DMS-plattform har vært banebrytende for Lee & Lee. De opplever betydelig reduserte lagringskostnader, avanserte sikkerhetsfunksjoner og økt fleksibilitet for lagring, tilgang til og arbeid med dokumenter.

Når det gjelder sikkerhet, vet Toh at det er det kundene prioriterer: «Kunder spør i økende grad om sikkerheten til dokumentene våre. Med NetDocuments på plass kan vi trygt gi dem trygghet, vel vitende om at dokumentene våre alltid vil forbli sikre, samtidig som de oppfyller deres samsvarskrav.»

«Kunder spør i økende grad om sikkerheten til dokumentene våre. Med NetDocuments på plass kan vi trygt gi dem trygghet, vel vitende om at dokumentene våre alltid vil forbli sikre, samtidig som de oppfyller deres samsvarskrav.»

Toh Kok Seng, seniorpartner, Lee & Lee

En funksjon ved NetDocuments som har gjort det mulig for Lee & Lees advokater å jobbe mer produktivt, er prediktiv arkivering og versjonskontroll. Advokater trenger ikke lenger å søke gjennom bunker med papirer for å finne dokumentene de trenger. Nå er det nesten umiddelbart å finne dokumenter , noe som sparer advokater tid slik at de kan fokusere på mer strategisk arbeid. Samtidig har det gjort det mulig for dem å høste fordelene med hybridarbeid.

«Ved å bruke NetDocuments kan advokatene våre jobbe mer fleksibelt hvor som helst, noe som var viktig under pandemien, og som nå har gjort det mulig for firmaet å implementere en hybrid arbeidsmodell som gir en bedre balanse mellom arbeid og fritid for ansatte», forklarte Lim. «Det beste med det er at klientene ikke kan se om noen jobbet fra kontoret eller hjemmefra, ettersom NetDocuments gir en sømløs opplevelse, uansett hvor ansatte velger å jobbe.»

Bedrifter klare til å oppleve betydelig reduserte lagringskostnader, avanserte sikkerhetsfunksjoner og økt fleksibilitet for lagring, tilgang til og arbeid med dokumenter
vender seg til NetDocuments. Få en personlig demonstrasjon for å se hvordan NetDocuments kan hjelpe ditt juridiske team med å gjøre sitt beste arbeid.