Fournir des services juridiques sécurisés aux clients, où et quand ils en ont besoin.

Comme la plupart des cabinets d'avocats traditionnels de Singapour, Lee & Lee dépendait fortement des processus papier, et tous les fichiers électroniques étaient stockés dans des systèmes sur site. Lorsque la pandémie a frappé, le cabinet a compris qu'il devait changer sa façon de travailler afin de permettre aux avocats d'accéder à distance aux documents importants, en particulier pendant les périodes de confinement imposées par le gouvernement.

À propos de Lee & Lee

Lee & Lee est un cabinet d'avocats offrant une gamme complète de services dans les domaines de la propriété intellectuelle, du contentieux et du règlement des litiges, du droit des sociétés, du droit bancaire et du droit immobilier.

L'un des plus anciens cabinets d'avocats de Singapour, Lee & Lee a été fondé en 1955 par Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew et Kwa Geok Choo. Alors que Lee Kuan Yew est devenu Premier ministre de Singapour, les autres associés ont développé le cabinet pour en faire l'un des plus importants de Singapour, avec plus de 90 avocats offrant une gamme complète de services juridiques.

Un voyage vers le cloud

Comme la plupart des cabinets d'avocats traditionnels de Singapour, Lee & Lee dépendait fortement des processus papier, et tous les fichiers électroniques étaient stockés dans des systèmes sur site. Cependant, lorsque la pandémie a frappé, le cabinet a compris qu'il devait changer sa façon de travailler, car ses avocats ne pouvaient plus accéder à distance à de nombreux documents importants. Cela signifiait que l'activité ne pouvait plus se poursuivre comme d'habitude, car Lee & Lee a dû fermer ses bureaux pendant les périodes de confinement imposées par le gouvernement.

Lee & Lee a compris qu'il lui fallait un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud qui permettrait à ses collaborateurs de travailler sur des fichiers en toute sécurité depuis n'importe quel endroit et aiderait le cabinet à limiter les perturbations futures. Parallèlement, le coût du stockage des documents électroniques sur ses propres serveurs augmentait, et le cabinet recherchait donc une solution plus rentable.

« Nous avions besoin d'une solution de gestion documentaire basée sur le cloud qui nous aiderait à devenir un cabinet d'avocats plus flexible et plus résilient, bien placé pour fournir des services sécurisés à nos clients, où et quand ils en ont besoin », a déclaré Toh Kok Seng, associé principal au sein du comité de direction de Lee & Lee, qui a dirigé l'initiative du cabinet visant à trouver des solutions technologiques pour atteindre ses objectifs. « Le passage au cloud était également important, car il nous aiderait à réduire les coûts de stockage et à gagner en efficacité à long terme. »

Après avoir exploré différentes technologies, Lee & Lee a choisi NetDocuments pour son interface utilisateur intuitive
et sa fiabilité en tant que système d'enregistrement unique et puissant pour la gestion, la recherche d'
s et la collaboration sur des fichiers.

Francis Lim, associé au sein du département Corporate, a déclaré : « Nous avons choisi NetDocuments car il s'agit d'une solution cloud très fiable. Nous avons également été impressionnés par les fonctionnalités uniques de la plateforme, telles que le classement prédictif, qui, nous le savions, apporteraient de nombreux avantages à notre cabinet et à nos avocats. » Il a ajouté : « Passer d'un processus principalement papier à un processus numérique nous semblait un peu intimidant au début, nous devions donc nous assurer que nous étions entre de bonnes mains. »

Travailler contre la montre

Lee & Lee s'appuyant sur NetDocuments pour permettre à ses avocats et à son personnel de travailler efficacement pendant les périodes de confinement, la plateforme devait être mise en œuvre le plus rapidement possible afin de minimiser les perturbations. En partenariat avec NetDocuments et Verlata, Lee & Lee a pu déployer son nouveau système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud en six mois.

« Comme vous pouvez l'imaginer, il n'a pas été facile de mettre en place une nouvelle plateforme DMS en pleine pandémie », explique M. Toh. « Cependant, nous avons bénéficié du soutien indéfectible de NetDocuments et Verlata, ce qui a rendu l'intégration de nos avocats beaucoup plus facile que prévu. Verlata a proposé plusieurs sessions de formation et des présentations détaillées afin que tout le monde puisse être rapidement opérationnel. »

« Nous avions besoin d'une solution de gestion documentaire basée sur le cloud qui nous aiderait à devenir un cabinet d'avocats plus flexible et plus résilient, bien placé pour fournir des services sécurisés à nos clients, où et quand ils en ont besoin. »

Toh Kok Seng, associé principal, Lee & Lee

Au septième ciel : coûts réduits, sécurité améliorée et flexibilité accrue

La plateforme DMS native cloud NetDocuments a changé la donne pour Lee & Lee. Le cabinet bénéficie désormais de coûts de stockage considérablement réduits, de fonctionnalités de sécurité avancées et d'une flexibilité accrue pour le stockage, l'accès et le traitement des documents.

En matière de sécurité, Toh sait que c'est une priorité pour les clients : « Les clients nous interrogent de plus en plus sur la sécurité de nos documents. Grâce à NetDocuments, nous pouvons leur offrir une tranquillité d'esprit totale, sachant que nos documents resteront toujours sécurisés tout en répondant à leurs besoins en matière de conformité. »

« Les clients nous interrogent de plus en plus souvent sur la sécurité de nos documents. Grâce à NetDocuments, nous pouvons leur garantir en toute confiance que leurs documents resteront toujours sécurisés, tout en répondant à leurs exigences en matière de conformité. »

Toh Kok Seng, associé principal, Lee & Lee

L'une des fonctionnalités de NetDocuments qui a permis aux avocats de Lee & Lee de travailler de manière plus productive est le classement prédictif et le contrôle des versions. Les avocats n'ont plus besoin de fouiller dans des piles de papiers pour trouver les documents dont ils ont besoin. Désormais, la recherche de documents est quasi instantanée, ce qui permet aux avocats de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Parallèlement, cela leur a permis de profiter des avantages du travail hybride.

« Grâce à NetDocuments, nos avocats peuvent travailler de manière plus flexible, où qu'ils se trouvent, ce qui était essentiel pendant la pandémie et permet désormais au cabinet de mettre en place un modèle de travail hybride offrant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée à ses employés », explique Lim. « Le plus grand avantage est que les clients ne peuvent pas savoir si quelqu'un travaille depuis le bureau ou depuis son domicile, car NetDocuments offre une expérience fluide, quel que soit le lieu de travail choisi par les employés. »

Les entreprises qui souhaitent bénéficier d'une réduction significative de leurs coûts de stockage, de fonctionnalités de sécurité avancées et d'une flexibilité accrue pour le stockage, l'accès et le traitement des documents
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