Fornecer serviços jurídicos seguros aos clientes onde e quando eles forem necessários.

Como a maioria dos escritórios de advocacia tradicionais de Cingapura, a Lee & Lee dependia muito de processos baseados em papel, e todos os arquivos eletrônicos eram armazenados em sistemas locais. Quando a pandemia chegou, o escritório sabia que tinha que mudar sua forma de trabalhar para permitir que os advogados acessassem remotamente documentos importantes, especialmente durante os períodos de interrupção de circuito exigidos pelo governo.

Sobre a Lee & Lee

Lee & Lee é um escritório de advocacia de serviço completo que oferece uma gama abrangente de serviços por meio de seus departamentos de Propriedade Intelectual, Contencioso e Resolução de Disputas, Corporativo, Bancário e Imobiliário.

Um dos escritórios de advocacia mais antigos de Cingapura, o Lee & Lee foi fundado por Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew e Kwa Geok Choo em 1955. Enquanto Lee Kuan Yew se tornou o primeiro-ministro de Cingapura, os sócios remanescentes desenvolveram o escritório para se tornar um dos principais escritórios de advocacia de Cingapura, com mais de 90 advogados oferecendo uma gama completa de serviços jurídicos.

Uma jornada para a nuvem

Como a maioria dos escritórios de advocacia tradicionais de Cingapura, a Lee & Lee dependia muito de processos baseados em papel, e todos os arquivos eletrônicos eram armazenados em sistemas locais. No entanto, quando a pandemia chegou, o escritório sabia que tinha que mudar sua forma de trabalhar, pois seus advogados não conseguiam acessar remotamente muitos documentos importantes. Isso significava que os negócios não poderiam continuar como de costume , pois a Lee & Lee teve que fechar as instalações do escritório durante os períodos de interrupção de circuito exigidos pelo governo.

A Lee & Lee reconheceu que precisava de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado na nuvem que permitisse que a equipe trabalhasse nos arquivos de forma segura em qualquer local e ajudasse a empresa a se proteger contra futuras interrupções. Ao mesmo tempo, o custo de armazenar documentos eletrônicos em seus próprios servidores estava aumentando e, por isso, eles queriam uma solução mais econômica.

"Precisávamos de uma solução de gerenciamento de documentos baseada na nuvem que apoiasse nossa jornada para nos tornarmos um escritório de advocacia mais flexível e resiliente, bem posicionado para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando eles forem necessários", disse Toh Kok Seng, sócio sênior do Comitê de Gestão da Lee & Lee, que liderou a iniciativa da empresa de buscar soluções tecnológicas para atingir seus objetivos. "A mudança para a nuvem também foi importante, pois nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e a nos tornarmos mais eficientes a longo prazo."

Depois de explorar diferentes tecnologias, a Lee & Lee escolheu o NetDocuments por sua interface de usuário intuitiva
e por sua confiabilidade como um poderoso sistema único de registro para gerenciar,
localizar e colaborar com arquivos.

Francis Lim, sócio do departamento corporativo, observou: "Escolhemos a NetDocuments por ser uma solução em nuvem altamente confiável. Também ficamos impressionados com os recursos exclusivos da plataforma, como o arquivamento preditivo, que sabíamos que traria muitos benefícios para nossa empresa e nossos advogados." Ele continuou: "Passar de processos baseados principalmente em papel para o digital pareceu um pouco assustador no início, por isso precisávamos garantir que estávamos em boas mãos."

Trabalhando contra o relógio

Como a Lee & Lee depende da NetDocuments para permitir que seus advogados e equipe trabalhem de forma eficaz durante os períodos de confinamento, a plataforma precisava ser implementada o mais rápido possível para minimizar as interrupções. Em parceria com a NetDocuments e a Verlata, a Lee & Lee conseguiu implantar seu novo DMS baseado em nuvem em seis meses.

"Como o você pode imaginar, não foi fácil implementar uma nova plataforma DMS no meio de uma pandemia", diz Toh. "No entanto, recebemos um forte suporte da NetDocuments e da Verlata, o que tornou a integração de nossos advogados muito mais fácil do que o esperado. A Verlata ofereceu várias sessões de treinamento e orientações para garantir que todos pudessem começar a trabalhar rapidamente."

"Precisávamos de uma solução de gerenciamento de documentos baseada na nuvem que apoiasse nossa jornada para nos tornarmos um escritório de advocacia mais flexível e resiliente, bem posicionado para fornecer serviços seguros aos clientes onde e quando eles forem necessários."

Toh Kok Seng, sócio sênior da Lee & Lee

Na nuvem nove: Custos reduzidos, segurança aprimorada e maior flexibilidade

Ter a plataforma DMS nativa da nuvem da NetDocuments foi um divisor de águas para a Lee & Lee. Eles estão experimentando uma redução significativa nos custos de armazenamento, recursos avançados de segurança e maior flexibilidade para armazenar, acessar e trabalhar com documentos.

Quando se trata de segurança, Toh sabe que essa é a principal preocupação dos clientes: "Os clientes estão cada vez mais perguntando sobre a segurança de nossos documentos. Com o NetDocuments instalado, podemos lhes dar tranquilidade, sabendo que nossos documentos permanecerão sempre seguros e, ao mesmo tempo, atenderão às suas necessidades de conformidade."

"Os clientes estão cada vez mais perguntando sobre a segurança de nossos documentos. Com o NetDocuments, podemos dar a eles tranquilidade, sabendo que nossos documentos permanecerão sempre seguros e, ao mesmo tempo, atendendo às suas necessidades de conformidade."

Toh Kok Seng, sócio sênior da Lee & Lee

Um recurso do NetDocuments que permitiu que os advogados da Lee & Lee trabalhassem de forma mais produtiva foi o arquivamento preditivo e o controle de versões. Os advogados não precisam mais procurar em pilhas de papéis para encontrar os documentos de que precisam. Agora, a localização de documentos é quase instantânea, economizando o tempo dos advogados para que eles possam se concentrar em um trabalho mais estratégico. Ao mesmo tempo, isso permitiu que eles colhessem os benefícios do trabalho híbrido.

"Usar o NetDocuments significa que nossos advogados podem trabalhar com mais flexibilidade de qualquer lugar, o que foi essencial durante a pandemia e agora permitiu que a empresa implementasse um modelo de trabalho híbrido, proporcionando um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional para os funcionários", explicou Lim. "A melhor parte disso é que os clientes não conseguem saber se alguém está trabalhando no escritório ou em casa, pois o NetDocuments oferece uma experiência perfeita, independentemente de onde os funcionários escolham trabalhar."

As empresas que desejam reduzir significativamente os custos de armazenamento, contar com recursos avançados de segurança e aumentar a flexibilidade para armazenar, acessar e trabalhar com documentos
estão recorrendo ao NetDocuments. Obtenha uma demonstração personalizada para ver como o NetDocuments pode ajudar sua equipe jurídica a fazer o melhor trabalho possível.